社内ミーティングで共有しやすい議事録を伝授!簡単な作り方とは

2021/11/30

面談や会議など、1時間、あるいは長時間に渡るミーティングなどでは、必ず議事録を作成し、議事録を作成する担当者は社内に効率よく情報共有できる議事録とは何かを意識する必要があります。

いきなり議事録担当になり、初めての経験をする社員にとってはどうしたら上手に書けるか不安になりますよね。急な議事録担当になっても、慌てずにしっかり重要な事項を社内に共有できるように、本記事ではかんたんな議事録の作り方を徹底的に解説いたします。

議事録とは?決定事項を共有する

そもそも議事録はなぜ作成するのでしょうか。それは以下のポイントで重要になります。

1、決定事項を素早く関係者に伝達する
2、会議の参加者の共通認識にブレがないようにする

議事録とは、参加者の発言を文字に表していくため、後でどんな発言をしたかを確認することができます。さらに、会議で決まった戦略について参加者以外も個別で質問や相談もできるのです。関係者が同じ認識で正しい目標に走るために、いつでもどこでも議事録で確認できるようにすることが重要であります。

では具体的にどのように作成していけば良いのでしょうか。

議事録でアクションプランを明確にする

議事録のない会議は、ただの密室での会話でしか過ぎません。これではその会議で決まったことを正しく共有することはできないのです。そこで、同じチーム内において話し合われた事項を、他チームや他部署に共有するために議事録は必要不可欠になっていきます。

他部署や他チームは常に、その会議で何を話して、何が決まったのか、情報アンテナを張っています。会社の組織すべてに、素早い情報共有を行なっていくことで、会社も正しい経営戦略を立てられます。

また、議事録によって組織や個人のアクションプランを明確に立てていくことができるのです。今後何をしていくべきなのか、その議事録から読み取ることができます。

スキルアップにつながる議事録作成

煩雑化する業務を円滑に進めていくには、議事録の作成が重要です。しかし慣れていない文章を書いていくのはストレスになり、前向きに取り組むことは難しいはず。

そもそも議事録を作成するにあたって、どんなメリットがあるのでしょうか。以下の点において、作成のメリットを感じることができます。
1、文章作成能力
2、報告書の作成
3、業界知識

以上は、議事録を作成した担当者だけに得られるメリットなのです。必ず今後の業務において活かされるスキルですので、積極的に名乗りでましょう。

社内で共有しやすい議事録の「3つの条件」とは

良い議事録は必ず多くの社員や役員に読まれます。議事録を担当したからには多くの人に読んでほしい。そんな読まれる議事録を作るには以下の「3つの条件があります」

1、結論を最初に書く
2、意思決定のプロセスが明解
3、どんな社員が読んでも理解できる

それぞれの条件について、以下に解説していきます。

1、結論を最初に書く

最初に書き始めることは結論です。多くの社員や役員が知りたいのは、その会議で決定した事柄、つまり結論部分にあたります。まずは結論から読んでいくのが、そもそもの社会人の心理なのです。よって、書き初めは、その会議の決定事項について記載していきましょう。

2、意思決定のプロセスが明解

会議には話し合われた目的などが必ずあります。もしただの雑談であれば、会議の意味はありません。よって、どんなことを話し合われてその決定事項に至ったのかを、その流れについて記載していきましょう。流れを記載する際には主観は除きます。あくまでも客観的に書き、簡潔に記していくことでより理解しやすい議事録になっていきます。

3、どんな社員が読んでも理解できる

議事録は他チームや他部署、さらに経営陣にも情報共有されます。したがってメモ書きではなくある程度まとまった文章で書いていきましょう。また、できる限り専門用語は使わずに、社外の一般の人が読んでも理解ができるレベルまで落とし込みましょう。

以上が3つの条件でありました。ご理解できましたでしょうか。議事録ができたら、一旦上司などに確認を取ってみましょう。伝わる文章になっているのか、抜け漏れがないかなどを、しっかり参加者に確認を取ることが特に大事です。

思わず共有したくなる議事録の作り方

議事録を作成するからには、わかりやすく要点がまとまっている良い議事録を作りたいと考えます。実は良い議事録には、ある共通のポイントが存在します。ただし、何も準備をせずに、いきなり良い議事録を書くことはできません。特に最初は発言者の発言をメモすること自体、苦労してしまいます。そこで、まずは議事録を作成する前に以下のポイントを確認しましょう。

1、会議目的や進行スケジュールを把握する
2、過去の議事録や資料を確認
3、「報告型」と「議論型」で分類
4、テンプレートを作成
5、短時間でできるメモ書きツールの使用
6、読み手ファーストで書く
7、文章構成を意識する
8、とにかく素早く共有する

では早速、それぞれのポイントについて徹底的に解説していきます。

作り方その1 会議目的を把握しや進行スケジュールを作成

まずは、会議の目的について、把握していきましょう。その上で、会議によっては進行スケジュールがあるかもしれません。当日、どんなスケジュールになるかを確認し、予め書き方などを予習しておきましょう。

作り方その2 過去の議事録や資料を確認

過去にも同様の会議があれば、参考にしていきましょう。議題の内容や資料などの目に通しておくと、当日スムーズな議事録作成ができます。

作り方その3 「報告型」と「議論型」で分類

会議には2種類あることはご存知でしょうか。「報告型」と「議論型」があります。前者はすでに発言内容や進行スケジュールが決まっているので、どのように書くかはテンプレート化しています。過去の議事録を確認することで、上書きする形になります。

後者は自由な討論や議論が交わされることが想定されます。したがってまずはアジェンダを確認して、考えられる議論をあらかじめ予想しておきましょう。難しい場合には上司などに相談することも良いかもしれません。

作り方その4 テンプレート作成

「報告型」の会議であれば、共通の議事録テンプレートがあります。それを活用することで、簡単に議事録を作成できます。また、新規の会議であっても、あらかじめ議事録表を作成しておくことで、項目に当てはめる形で記載できます。分かりやすく簡単に作成ができます。

作り方その5 短時間でメモ書きできるツールを事前に用意

一からメモをしていくと、発言内容を追いかけるだけになって、聞きそびれるなどの事態に陥ることもあり得ます。したがって、音声で自動的に文字化、音声の録画機能があるツールなどを用いると、後で確認がしやすくなりストレスなく議事録作成ができます。

作り方その6 読み手ファーストで書く

文章を書く上で最も大事なのは、読み手ファーストを意識することです。誰が読むのか、そしてこれを読んでどう情報が伝わるのか、それを十分に意識した上で議事録を作成していきます。

例えば、新入社員も読み手の対象に設定します。新入社員は専門用語を理解できていないかもしれません。したがって、社外の人間と同様なので、専門用語は必ず補足説明を加えていくなど分かりやすい書き方を心がけていきましょう。

作り方その7 文章構成を意識する

議事録も文章作成の一環です。文章を素早く正確に伝えるには、5W2Hの構成が大切になってきます。

5W2Hとは一体何でしょう。以下の通りです。
What=何を
Why=なぜ
Who=誰が
When=いつ
Where=どこで
How=どうやって
How much=いくら

以上は多くの人が素早く内容を把握するにあたって大切なポイントになります。作成する際にはどうしても忘れがちになることが多いので、作成が終わった後に確認できるチェックシートなどを作成して、チェックしていきましょう。

作り方その8 とにかく素早く共有する

議事録はテレビやニュースで言う「速報」と同じ価値があります。会議終了後に一通り作成したら、関係者に確認後すぐに情報共有していきましょう。正確に素早く情報伝達が行われることで、個人やチーム、部署、さらには会社全体の戦略決定において、正しい目標設定などができます。

不安になってしまう議事録作成も、決して一人で悩むことはありません。迷ったらすぐに議事録作成の経験がある社員や上司に相談して、解決策を見出し完成させていきましょう。
スムーズな議事録作成には事前の準備も怠らずに進めていくことが大事です。必要であればテンプレートも用意して、大きなストレスを感じることなく会議に臨みましょう。

いつでもどこでもアクセスできる場所へ保管

社内ミーティングで共有しやすい議事録の作り方について理解は深められたでしょうか。
最初からいきなり完璧にできることは難しいはずなので、最初は簡単な会議からチャレンジして、そして部署の会議などを担当していくような、ステップアップを意識して取り組むことが大切です。

議事録を作成する際には、まずは「3つの条件」を頭に入れて作成してみてください。
問題なく作成できましたら、自分がやりやすい作成方法を見つけてそれに沿って長時間の会議にも活かしていくことで、良い議事録に磨き上がっていきます。

また、できた議事録は、いつでもどこでも閲覧できる共有フォルダー等に格納していきましょう。今後、同じく担当する後輩が確認するはずです。後に継ぐ担当者にぜひ参考になるような議事録を作成して、保存して管理していきましょう。

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