会議の無駄を減らすには?時間を有効活用できる解決策をご紹介

2021/09/09

ビジネスでは職種によらず、日々さまざまな会議が行われているでしょう。ビジネスにおける会議は、戦略や方針を決める上で重要な役割を持ちます。その一方で、会議に多くの無駄を感じている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では会議に無駄が多い理由や、無駄な会議を減らすための解決策をご紹介します。会議に無駄を感じているビジネスパーソンは、ぜひご覧ください。

会議に無駄が多い3つの理由

ビジネスの会議は多くの場合、戦略や方針を決める上で重要な役割を担います。しかし実際のところ、会議に潜んだ無駄が他の業務時間を圧迫してしまうことも少なくありません。ここでは、ビジネスの会議に無駄が多い3つの理由について解説します。

理由1:慣例的に開催される会議が多いため

ビジネスでは月次定例など、慣例的に開催される会議も多いのではないでしょうか。このような会議は、開催自体が目的となってしまいがちです。参加だけしてほとんど発言しないメンバーも発生しやすく、業務時間を圧迫する大きな要因となります。

会議の必要性について改めて検討し、慣例的に開催される会議の頻度や所要時間を極力減らすべきです。管理者やリーダーだけでなく、参加メンバーにも意見を聞くと良いでしょう。

理由2:脱線して余計なやり取りが増えやすいため

口頭でさまざまなメンバーが議論し合う会議では、脱線して余計なやり取りが増えてしまうことも。特にメンバー間の距離が近いチームだと、会議の途中で雑談が始まることもあるでしょう。会議中の脱線はテンポを悪くするだけでなく、必要な議論が漏れてしまう要因にもなり得ます。

対策としては、会議前に議論すべきトピックや順序を明確にして、関係者に情報共有しておきましょう。そして、その内容にしたがって議論を進めていきます。会議の進行役が議論の状況を把握して、必要に応じて軌道修正することも重要です。

理由3:オンライン会議の環境が整っていないため

重要な議論でなければ、オンライン会議でも十分なケースも多いでしょう。しかし、オンライン会議の環境が整っていないために、対面で会議せざるを得ないチームもありますよね。対面での会議は移動時間に加えて、議事録作成など余計な手間が発生しやすいのです。

無駄が多い対面での会議を減らすために、オンライン会議が可能なITツールの導入をおすすめします。多くのオンライン会議ツールは、月額料金を支払うことで利用できるサブスクリプション方式です。少ない手間で導入可能なため、こうしたツールの活用を考えると良いでしょう。

無駄な会議を減らすなら「ビジネスチャット」がおすすめ

無駄な会議を減らすためには、「ビジネスチャット」の導入を最もおすすめします。ビジネスチャットは、オンラインで離れた相手とメッセージによる会話が行えるツールです。ここでは、ビジネスチャットを活用する4つのメリットをご紹介します。

なお、ビジネスチャットのメリットやデメリットを詳しく知りたい方は、こちらの記事をご一読ください。

導入企業増加中のビジネスチャットの機能とメリット・デメリットとは?

メリット1:その場で関係者と議論できる

ビジネスチャットでは、1対1のやり取りはもちろん複数人でのグループ会話も可能です。会議用のルームを作成し、参加者を集めればオンライン会議が行えます。パソコンを使ってその場で会議が行えるため、移動時間の無駄が発生しません。

発言する際には、メッセージ本文を入力して送信ボタンを押すだけでOKです。メールのように題名や宛先を都度入力する必要がなく、迅速に関係者との議論が行えます。対面での会議のように脱線しにくく、必要な議論だけを効率的に進めやすいでしょう。

メリット2:データとして残せる

ビジネスチャットで議論した内容は、オンラインのデータとして記録されます。そのため口頭でのやり取りに比べて確実で、認識違いを防止して無駄な手戻りを減らせるのもメリットです。後から「言った、言わない」のトラブルに発展することも防げます。

また、対面での会議だと議事録の作成担当者に大きな負担がかかります。常に注意しながら、議論の内容を書き起こさなければなりません。一方ビジネスチャットによる会議であれば、後からやり取りのデータを整理するだけで、簡単に議事録が作成できます。

メリット3:テレワークにも容易に対応できる

テレワークの場合、対面での会議は当然ながら行えません。とはいえ、テレワークでオンライン会議が行えるネットワーク環境を独自に構築するには、多くの手間やコストがかかります。ビジネスチャットを導入することで、テレワークに対応しやすくなるのも大きなメリットです。

多くのビジネスチャットはWebブラウザから利用でき、クラウド上でデータ管理します。そのため独自のネットワークを構築することなく、オフィスにいなくてもオンライン会議が可能です。自宅でもパソコンやスマートフォンから簡単に使えるため、テレワークに対応しやすいでしょう。

メリット4:一般的なオンライン会議ツールよりも低コスト

一般的なオンライン会議ツールは高機能なものが多い反面、コストの高さが難点です。1ユーザー・1か月あたり1,000円を超えるツールも珍しくありません。使いこなせないとかえって無駄なコストとなってしまい、会議のオンライン化による費用対効果を高めることは難しいでしょう。

その点ビジネスチャットであれば、こうしたオンライン会議ツールよりも低コストで導入できるのが魅力です。たとえば、グループウェア「アイポ」のビジネスチャットは、1ユーザー・1か月あたりたったの100円から利用できます。他機能とのセットプランや年間契約であれば、さらにお得です。

ビジネスチャットを活用して、業務時間を有効活用しましょう!

今回は会議に無駄が多い理由や、無駄な会議を減らすおすすめツールとしてビジネスチャットをご紹介しました。

対面での会議には無駄が多いため、オンライン会議へのシフトが鍵となります。対面での会議自体を減らすことで他の業務に使える時間が増え、ビジネスの生産性向上が期待できます。

オンライン会議を実現して生産性向上するなら、ビジネスチャットが最もおすすめです。会議の無駄を減らして業務時間を有効活用したい方は、ぜひビジネスチャットの導入をご検討ください。

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