会議の生産性を上げるためには?おすすめITツールやポイントを紹介!

2021/10/01

多くのビジネスでは、多種多様な会議が行われていますよね。会社の方針や戦略を決めるために、会議の存在は欠かせません。しかしながら、参加者が直接顔を合わせる会議には、無駄も多くあります。こうした無駄は生産性の低下につながり、企業にとって不利益となるのです。

会議の生産性を高めるためのポイントやITツールを把握することが、どのビジネスでも求められます。そこで本記事では、会議の生産性をアップさせるポイントや、おすすめのITツールをご紹介します。日々多くの会議があるビジネスパーソンは、ぜひご覧ください。

会議の生産性をアップさせる5つのポイント

まずは、会議の生産性をアップさせるための5ポイントについて解説します。なお、会議に無駄が多い理由を知りたい方は、こちらの記事もあわせてお読みください。

会議の無駄を減らすには?時間を有効活用できる解決策をご紹介

ポイント1:会議の目的を明確にする

会議の目的が不明確では、進むべき方向性が分かりません。結果として、参加者から価値のある意見が出づらく、会議に時間がかかりやすいでしょう。会議の目的を明確にして、参加者全員に周知することが大切です。

月次定例などは、慣例的に行われているケースも少なくありません。はっきりした目的がない会議があれば、廃止してしまうのも1つの手です。参加者の拘束時間が減り、組織全体として生産性の向上が期待できます。

ポイント2:必須出席者の選定を正確に行う

会議に不要な参加者がいると、その社員が本来使える時間を奪うこととなってしまいます。反対に、会議のトピックに詳しい社員がいないために、話が進まないケースもあるでしょう。会議の開催通知を出す際には、必須出席者の選定を正確に行うことが大切です。

具体的には、「会議にいないと困るのは誰か」「会議の情報を共有したいのは誰か」を検討します。前者の社員は必須出席者、後者の社員は任意出席者に設定すればOKです。複数の部署をまたいで開催される会議などでは特に、宛先の過不足・設定ミスがないか注意しましょう。

ポイント3:関係者へ事前に情報共有しておく

会議が始まってから、目的やトピックについて説明するのでは非効率的です。会議を進める上で重要なこうした情報は、事前にメールなどで共有しておきましょう。そうすることで参加者への説明が最小限で済み、本題へ進行しやすくなります。

とはいえ、メールだと他の業務連絡などで流れてしまい、チェックしてもらえないことも。場合によっては、会議資料を作成して事前に配布することも考えましょう。

ポイント4:会議資料は最小限にとどめる

会議資料を事前に作成して配布することで、参加者の理解が深まり会議が進行しやすくなるメリットはあります。しかし、会議資料の作成に力を入れすぎるのは考えものです。会議資料の作成には印刷の手間だけでなく、紙やインクのコストもかかります。

しかも多くの場合は会議終了後には使われなくなり、資料をシュレッダーにかける手間も生じます。せっかく紙の会議資料を用意しても、費用対効果はそれほど高まらないケースが多いのです。ITツールで情報共有するなどして、紙の会議資料は最小限にとどめましょう。

ポイント5:オンライン会議にできないか検討する

生産性を高める一番の方法は、会議のオンライン化です。対面での会議だと、移動時間はもちろん、議論の脱線・発散による余計な時間がかかりやすいでしょう。しかも、議事録を作成するために口頭での議論内容を細かく書き起こす必要があり、議事録作成者の負担も大きくなります。

対面での会議を開催する前に、オンライン会議にできないか検討しましょう。会社の方針を決める重要な会議などでなければ、オンライン会議でも問題ないケースがほとんどです。次章でご紹介するITツールを活用して、オンライン会議を取り入れることをおすすめします。

生産性アップの近道は、ITツールによる会議のオンライン化

会議の生産性をアップさせるなら、ITツールで会議をオンライン化するのが一番です。多くのITツールはクラウドサーバーを利用するので、社内サーバーやネットワーク環境を用意せずオンライン会議を実現できます。

ここでは、オンライン会議を実現するためにおすすめのITツールを2つご紹介します。

オンライン会議を手軽に行える「ビジネスチャット」

「ビジネスチャット」は、オンラインでメッセージによる会話が簡単に行えるツールです。1対1はもちろん、複数人でのグループ会話も行えます。本文を入力して送信ボタンを押すだけで発言できるので、オンラインでもスムーズに会議のやり取りが可能です。

またデータとして残せるため、口頭のやり取りに比べて高い正確性があります。議論内容に食い違いが生じて、後からトラブルになることも防止可能です。対面での会議のように逐一発言を書き起こす必要もなく、容易に議事録を作成できます。

アイポの「ビジネスチャット」

日程調整もできる「スケジュール管理ツール」

会議の開催日程を調整する際には、日程調整機能のある「スケジュール管理ツール」を活用するのがおすすめです。候補日程や開催場所などを設定して参加者に日程調整依頼メールを送信し、相手が日程を選択するだけで日程調整が完了します。

電話やメールでのやり取りを繰り返す必要がなくなり、会議前の無駄を大幅に削減できます。確定した会議の日程はスケジュール表に自動で反映されるため、手動での更新作業が不要です。また、メール送信時に会議の目的やトピックを記載すれば、事前の情報共有も簡単に行えます。

アイポの「スケジュール管理ツール」

ITツールで会議の生産性をアップさせましょう!

今回は、会議の生産性をアップさせるポイントや、おすすめのITツールをご紹介しました。

生産性の低い会議が頻繁に行われると、他の業務に使える時間が少なくなり、企業にとってはマイナス面が大きいのです。しかし裏を返せば、会議の頻度が高いビジネスほど、生産性の伸びしろが多く存在するともいえます。今回の内容を参考に、会議の生産性向上に取り組んではいかがでしょうか。

また最近ではテレワークも広まっており、対面での会議ができないシーンも増えつつあります。こうした状況では、ITツールの活用によるオンライン会議の実現がより重要です。オンライン会議で生産性向上をスピーディーに実現したい方は、ぜひITツールの導入をご検討ください。

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