会議の業務を効率化するには

2021/01/05

近年「働き方改革」により生産性を重視する効率的な働き方が求められていることもあり、長時間化したり、目的がなく成果の見えない会議を減らしていこうという傾向があります。

ある大手企業の調査アンケートによると、会議内容の50%ほどが無駄だと感じている人が最も多いそうです。

この記事を目にしているみなさんも、会議中に会議全体の雰囲気がだらけていたり、なんだかやる気のない会議になってしまっていると感じたことはありませんか?

「全く話していない参加メンバーがいる」「会議の目的がなく、意思決定が一回の会議で終わらない」「会議が長引く」などの会議は近年では「無駄な会議」として会議の効率化が早急に必要とされています。

今回は、会議が非効率化してしまう原因と、会議を効率化するためのポイントについてお伝えしていきます。

会議が非効率化してしまう原因

目的がない

目的を決めて結論を出すことが本来の「会議」といえます。ですので定例会や報告会など、ただの話し合いであったり報告のためだけに会議を招集することは、コストという点から考えたときに効率的ではなくなってしまいます。

会議時間が長い

会議の目的やテーマがしっかり決まっていないと、メンバーの意見に統一性がなくなってしまい、会議が長引く原因となります。また会議が長引き集中力が低下することで、目的からそれてしまったり、内容のない会議になってしまいます。

資料が多い

資料が多すぎることも、会議の効率化を妨げる原因といえます。資料が多すぎることで、資料の説明だけで会議の時間を大幅に使ってしまうことになります。

また、資料が多すぎると資料制作側にとっても読む側にとっても負担になります。

メンバーが多い

「今まで会議で呼んでいたから」などの理由でメンバーを多く招集すると、それだけ意見が多くなり、結論がまとまらなくなることで会議の効率化を妨げることにつながります。

結論が出ない

会議の最初に「次の会議に活かせるような結論を出そう」など、たたき台となるような意見がないと、一回の会議で結論がでないことがあります。そうなると同じ議題で何度も会議をすることになってしまい、効率的ではありません。

上記のような非効率的な会議をなるべく減らすためにも、会議そのものをコストととらえ、生産的なものにしていく必要があります。

それでは次に、会議を効率的に行っていくためのポイントをおさえていきましょう。

会議を効率化するためのポイント

会議の目的を決める

会議をすると決まった場合には「会議の目的は何なのか」を事前に設定しておくと良いでしょう。会議の目的がないと、ただ時間を無駄に浪費するだけになってしまいます。具体的な数値などを出したりすることで、目的の明確化をはかりましょう。

また、日ごろから社員同士で「報告・連絡・相談」のホウレンソウがこまめにできていれば、会議の目的を事前に共有しやすくなり、会議を効率的にすすめることができます。

会議時間を90分以内に設定する

会議の時間は、人間の集中力の限界といわれる90分以内で設定しましょう。これ以上の時間になってしまうと集中力を必要とする意思決定などにつながらず、長引いてしまいます。また、設定された会議の時間は守りましょう。

会議を円滑に時間内に終わらせる方法として、ファシリテーターなどの進行役を加えるとよいでしょう。ファシリテーターは会議で司会進行役のような役割を果たしますが、メンバー間で意見が対立したときの調整や、また意見交換が活発に行われるよう促すなど、会議にとって有意義な役割も同時に果たしてくれます。

ほかにも会議を設定された時間内で終わらせるために、会議の時間を細かくわけることも一つの手段です。

また会議の内容は毎回議事録をつけ、次回の会議に向けて、無駄な部分や省けるような部分はなかったかなどを確認するとよいでしょう。

資料を増やさない

会議をする際は様々な資料を準備する必要がありますが、あまりにも多いと作成者側も資料を読む側にも負担になってしまいます。ですので、資料は必要最低限を心がけましょう。 意見交換が会議の目的な場合などは、たくさんの資料を用意する必要はありません。

また会議の目的を明確にした資料やアジェンダを、会議の参加者に事前に共有して、把握しておいてもらうとよいでしょう。資料やアジェンダは、会議当日よりも前に共有しておくとよいでしょう。そうすることで会議当日の資料を減らすことができます。

また近年では紙の資料をなくし、電子媒体による資料のみで会議をすすめていくこともできるでしょう。紙を印刷する必要がなくなり、資料製作者側の負担を減らすことが可能です。

参加メンバーを絞る

会議を開く際には、まず「呼ばない」ことを検討しましょう。会議をする際、メンバーが多いとその分工数を消費しなければなりません。無駄な工数を浪費しないためにも、参加メンバーは絞ることを意識し、工数の節約と会議の効率化をはかりましょう。会議の中には、より少人数で開催可能なものもあります。

また、会議の目的が決まれば、その目的に沿って参加メンバーを決めるようにしましょう。例えば「責任に関する会議」であれば、責任を有する者の参加は必須でしょう。責任を追わない実働部隊の出席が必要かどうかなどは、事前に出席依頼を検討するとよいでしょう。

メンバーを決める際は、事前に「リーダー」「責任者」などの役割を決めておきましょう。

事前に結論を用意する

せっかくのコストを割いて開催された会議では、結論がでなければ意味がないのと同じです。会議の目的や、目的が明確にされた資料やアジェンダを事前にメンバーに把握してもらったうえで、「この目的に対しての意見を5つ用意しておいてもらう」など、より目的と結論に焦点をあてることで「結論が出ない」ということを防ぐことにつながるでしょう。

グループウェアなどのITツールを活用する

グループウェアとは、業務における情報共有や業務効率化を目指すためのITツールです。ビジネスチャット、スケジュール管理、タスク管理、掲示板、決済、タイムカードなどが一つになっています。

アイポもそのグループウェアのひとつです。円滑なコミュニケーションのやりとりや、会議資料ファイルの事前共有などがインターネット上で効率的におこなえるようになれば、メンバーたちが明確な目的意識を共有して会議に参加できるでしょう。

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