議事録管理をシンプルにするには

会議には議事録がセットで存在します。出席者間で認識合わせをしたり、会議に参加できなかったメンバーに情報共有したりする役割があるため、議事録は欠かせません。

会議の多いチームだと、その分議事録も増えることになります。議事録は時間が経ってから確認する場合もあるため、会議のテーマや日時が把握しやすいよう、適切な文書管理が求められます。

しかし、議事録管理は会議の事後処理であるため、管理が甘くなりがちです。
今回は、会議が多く議事録管理に苦労している企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

議事録の管理が複雑で、目的の議事録が見つからない

今回インタビューした企業は育児用品・服飾メーカーで、育児用品や服飾品の製造、販売を行っています。

本社では主に、企画やデザイン、撮影などをしています。また、本社オフィスとは別に、全国各地に販売店舗や製造工場があります。

企画やデザイン業務では頻繁に会議が行われるため、1日に多くの議事録が作成されます。イベント企画や新商品などの会議は、部署をまたがって開催されることも多いそうです。

また、本社と各拠点間ではZoomによるオンライン会議が行われます。この場合、本社側の出席社員が議事録を作成、管理しているそうです。

しかし、議事録の管理が複雑になっており、後からチェックしたいときに目的の議事録が見つからないことも多いそうです。

同じ日付フォルダに多数の議事録が混在し、後から確認困難

こちらの企業では、議事録はWordファイルで作成し、社内共有フォルダで管理している、とのことでした。

会議後、議事録担当者がWordで議事録を完成させます。議事録ファイル名には、会議内容や取引先などを記載します。
その後、共有フォルダに会議開催日の日付フォルダを作成し、そこに議事録を格納します。日付フォルダがすでに作成されている場合は、既存の日付フォルダに議事録を格納します。

会議は1日の中でも複数回開催されます。そのため、同じ日付フォルダに多くの議事録ファイルが混在することになります。

これでは、時間が経ってから確認する際に必要なファイルを見つけるのが大変です。それに、会議に参加できなかったメンバーが議事録を探すのにも手間がかかります。

グループウェアの報告書機能で議事録を正確に管理・共有

議事録の管理には、グループウェアの報告書機能を使うことをオススメします。

作成した議事録をアップロードして、クラウド上で管理できます。共有フォルダでの管理のように、議事録がかさばることもありません。それに、誤ってファイルが削除されたり、ファイル名が変えられたりすることも防げます。

また、検索機能が充実しており、日付や作成者ごとに並び替えることもできるため、目的の議事録が見つけやすくなります。

さらに、議事録を共有したいメンバーにメール通知する機能もあります。通知を受けたメンバーは、メールから目的の報告書に容易にアクセスできます。そのため、必要なメンバーに確実に情報共有ができるのです。

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