議事録もデジタル化の時代?その理由と活用できる方法の導入

2021/03/26

会議の記録をとるのは、さまざまな意味を持ちます。この議事録もデジタル化の波とともに、変化が生まれてきました。記録の方法だけではなく、活用の方法にも違いが出てきたからです。どんな理由においてこのような変化が生まれてきているか、理解して利用を進めていかなければいけません。この波に乗り遅れると、せっかくの会議もうまく役立てられないかもしれないのです。

議事録の存在と必要性

なぜ議事録が必要なのか、そこから考え直してみなければいけません。議事録が必要ないという議論にまで広がりつつありますが、デジタル社会だからこそ必要性が高いことを忘れてはいけません。特に日本人は、ディスカッションが苦手です。その中で、高い価値を示してくるため、存在と必要性を捉えなおす必要があります。

不参加でも進められる情報共有

会議で重要なのは、その場で出てきた情報を共有し、有効に活用することです。
この情報をまとめるのが議事録の役割になります。

議事録と混同されやすく勘違いされるのがアジェンダです、こちらはスケジュールや議事項目を指すもので、会議の内容とは異なります。議事録と対の関係ですが、案内状を兼ねる準備記録として考えると重要性がわかるでしょう。どちらもなければ、うまく機能しません。

会議は参加していることが大切な条件です。その場でさまざまな議論が広げられ、リアルタイムで進みます。しかし、誰でもいつでも参加できるわけではありません。そこで、議事録を残しておけば、不参加だった人でも、どのような内容が議論されたのか情報共有できるのです。なにも残していなければ、参加者だけのものになり、そこでの情報許攸ができません。

もちろん、そうした会議もあるのは確かですが、これは情報の扱い方で変わってきます。いかに外部に漏らさないセキュリティを組むかが重要なのであって、議事録を残さないことが重要ではないのです。

のちの確認のため

決定事項を知れば、その内容を業務に生かせます。しかし、その場にいなければ生かせないなら、情報共有としての価値がないといってもいいでしょう。これでは会議をした意味を失います。議事録を残せれば、のちに読み確認も可能です。
改善を含め変更点も理解しやすなり、情報の活用に寄与します。

議事録は、取締役議事録のように、会社法で定められている場合もあります。単純に会議をすればいいという時代ではありません。この情報を残し、公正なものとして活用するのです。会議に使った時間も有効に活用できますし、あとからでも確認が取れます。会議の重要性が高まれば、それだけ議事録の有効性も高まるのです。この取締役議事録は、さまざまな意見や発言を記録しますが、電磁記録でも問題ありません。

電磁記録ということで、グループウエアの活用も進められてきました。会議との親和性が高い部分があり、電磁記録という意味でも、うまく活用する時代なのです。

ベンチマークとしての存在

議事録を作るだけでは、その存在に意味がありません。ベンチマークとしても役立てられるからです。今後の業務に対するベンチマークとして、業務改善に役立てる基礎情報になります。

つまり、ベンチマークとして役立てるためには、必要な人が必要な時に閲覧できなければいけません。存在価値につながるポイントですが、この可用性を高めるために、デジタル化は必須条件になりつつあるのです。

議事録のデジタル化の理由

議事録もさまざまな形でデジタル化が進んでいます。電磁記録が認められる時代となり、テレワークが加速する世の中で、議事録の在り方にも変化が生まれたからです。デジタル化にも大きな理由がありますが、その利用価値を考えれば、さらに活用が進むのは間違いありません。

議事録の録音との違い

議事録をデジタル化していく過程で生まれてきたのが録音です。議事録といえば、紙媒体に記録するものでしたが、声を録音してしまえば、紙に書き記さないでも残せます。大変便利に見えますが、ここで大きな問題が生じました。記録として残せても、閲覧するのに手間がかかったのです。

録音したデータは、そのままでは検索ができません。目で追って、なにがあったのか、なにの議論で記録なのかがわからないのです。つまり、録音した議事録は、紙に起こすか、デジタル化しなければいけません。

最近では自動でデジタル化できるソフトも出てきていますが、そうなると録音する理由がなくなっていきます。デジタル化がメインなのか、録音がメインなのか、理由が変わるからです。議事録のデジタル化のサブとして、証明として残しておくのは、大きな価値がありますが、ポイントがあやふやにならないようにしなければいけません。

デジタル化でもメールは相性が悪い

デジタル化の最先鋒だったのがメールであったのは、今では忘れられてしまっている部分もあります。メールでは複数相手に送信もできますし、実際に会議のように使われていた時代もありました。これはIT化の黎明期の出来事であり、現在ではほとんど使われません。その理由は相性の悪さです。

リアルタイムでのやり取りがしにくいメールでは、議事録を残せても、会議自体が進みにくくなります。データとしてメールは単体の連絡の繰り返しであり、情報の蓄積がしにくい難点もあるのです。つまり、メールで議事録を残そうとしても、あとで再編集しなければいけなくなります。

それも、すべてのメールをチェックし、構築しなおそうと思えば、非常に時間がかかりデジタル化するための理由も薄くなるのです。これでは効率化も進められず、足を引っ張りかねません。

メールで議事録をデジタル化する発想に間違いはありません。理由も効率化という部分で正しい方向性でしょう。しかし、時代は大きく変化してきており、さらにもう一歩進めると、価値に大きな変化が生まれます。ここに見えてくるのが、コミュニケーションツールです。

コミュニケーションツールとともに活用の幅を広げる

会議は大事なコミュニケーションの場でもあります。さまざまな人と議論を重ねていくと、新たな道も見えてくるからです。

テレワークの時代となり、コミュニケーションの形も変わってきました。直接会って話をするだけがコミュニケーションではなく、デジタル化したツールも活用が進んでいます。会議も同様で、今までのような形だけではありません。ツールの活用が欠かせなくなっており、どのような形で統一するかも考慮する必要が出てきます。

議事録のデジタル化の理由を後押しできるグループウエアの存在

グループウエアを活用する時代となり、さまざまな場面で生かされてきています。会議に関しても、グループウエアが利用される時代です。テレワークが加速し、会議でチャットを使うように変化してきました。

メンバーがその場にいなくても、チャットソフトを活用すれば、遠隔地の人とも会議ができます。この情報を残しておけば、そのまま議事録に変化するのです。
つまり、特別な形を作らなくても、そのまま議事録に転用できます。

グループウエアを活用し、おなじプラットフォームの中で議事録を残せるのも大きなポイントです。リアルタイムで会議をしている情報をすべて残せるため、議事録の有効性をさらに高められます。

この情報をメールで転送できますし、データを検索も可能です。さらにこれらを蓄積し、分析材料にもなるのですから、その価値は大きく変化していくでしょう。

グループウエアなら、音声通話を使って会議をした記録も残せます。それほどグループウエアを使った方法は、会議自体を変えるため、デジタル化したプラットフォームの中で会議をするメリットが見えてくるはずです。

グループウェアの議事録のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

テレワークはモチベーション・やる気が低下する?対策と改善方法を解説
現場に効率化ツール導入をしても浸透しない? 原因と理由を詳しく解説!
税理士事務所が情報共有ツールの導入で期待できる14のメリット

1分で登録完了。無料お試し終了後、自動的に課金されることはありません。