業務の高率化に繋がるマイルストーンとは?設定方法を詳しく解説

2021/03/10

昨今のビジネス用語としてよく耳にする「マイルストーン」。この単語は、プロジェクト進捗状況の中間地点・中間目標をという意味で利用されるビジネス単語です。

業務の進捗状況を管理する責任者の立場になると中長期のプロジェクトを任せられることも多くなります。本記事では、そういった管理者の立場になる方に向けて、「マイルストーン」の正しい使い方を以下の流れで徹底解説。

・マイルストーンとは?
・マイルストーンとスケジュールの違い
・マイルストーンの導入で得られる4つの効果
・マイルストーンの設定の仕方

業務改善や業務の効率化にも繋がる「マイルストーン」の正しい使い方を学んで自身のプロジェクトにぜひ役立ててみてください。

マイルストーンとは?

冒頭でも申し上げたとおり、マイルストーンはプロジェクト進捗状況の中間地点・中間目標を意味するビジネス用語です。

マイルストーンの語源は、出発地点から1マイルごとに石を設置する標石から名づけられました。ビジネス用語として使用されるマイルストーンは、中間地点や中間目標といった節目ごとのポイントを指す言葉として使用されます。

例えば、製造物を納品して評価を得るというプロジェクトがあるとします。評価を得るまでには「計画」「設計」「製造」といったゴールまでの節目をあらかじめ設定してあげることで、1プロジェクトの進捗状況が一目でわかります。このような評価を得るまでの節目ポイントをマイルストーンと呼びます。

マイルストーンを設定する箇所は、プロジェクトの工程の中でも中核を担う重要な工程に設定されます。

また、近年のマイルストーンの使用方法は多様化しており、設定したマイルストーンごとに作業賃金が支払われるマイルストーン払いがクラウドソーシングサイト等で導入されています。

マイルストーンとスケジュールの違い

この章では、似ているようで異なるマイルストーン管理とスケジュール管理の違いについて解説していきます。マイルストーンは上述でご紹介したように、作業の節目や区切りを表すのに対して、スケジュール管理は、作業予定や作業日程を表す管理方法です。

IT業界や建築業界では、プロジェクトの工程表を作成する際に、スケジュール表という大枠を決めた後に、作業の進捗状況を表すマイルストーンを設定していきます。こうした工程表の作成が、遅延リスクを抑える効果に繋がり、中長期的なプロジェクトの成功をサポートします。

マイルストーンの導入で得られる4つの効果

多くの責任者がマイルストーンを導入する理由は、さまざまな導入効果が期待できるからです。この章ではマイルストーンの導入で得られる4つの効果をご紹介致します。

進歩状況が把握できる

プロジェクトにおいて納期限を守ることは最も重要なポイントといっても過言ではありません。期限の遅れは、取引先に迷惑がかかるだけではなく、大きな機会損失を生じさせてしまう恐れもあるのです。

その点、マイルストーンを活用しているプロジェクトは、進歩状況が一目で把握できることに加えて、作業遅延のサポートにもいち早く対応することができます。

長期になればなるほど進捗状況の把握は難しくなります。マイルストーンを設定していない中長期プロジェクトを進行している管理者は、ぜひ活用してみてください。

モチベーションの維持・向上

マイルストーンの設定は、現場スタッフのモチベーション維持・向上に期待できます。マイルストーンの導入は、各工程の中間目標を設定することにも繋がるため、達成感や充実感を感じながら仕事を進められます。

ひとつひとつの工程にゴールを設定してあげるなどの工夫で作業効率はガラッと変わります。スタッフのモチベーションを維持または上げる効果としてもマイルストーンは有効です。

軌道修正ができる

マイルストーンを設定するメリットは、軌道修正や振り返りを可能とすることです。当初の予定どおり中間地点に到達できているかが一目でわかるため、到達していなかった場合にすぐに軌道修正することができます。

作業の振り返りと修正を何度も繰り返しながら納品日を迎える中長期プロジェクトには、とても役に立つ管理方法です。

また、期間が定められているプロジェクトにおいて、最終目標だけを達成するのはナンセンスです。中長期のプロジェクトで重要なのは、製品完成までのプロセス。そのプロセスをマイルストーンにより設定することで、試行錯誤しながら良質な製品を定められた期間までに納品できるようになります。

タスク漏れの防止

プロジェクト進行中の作業ミスや作業漏れが全くなくなることはほぼ不可能です。とはいえ、業務の効率化を目指すうえでは、チャック作業に時間と労力をかけたくありません。

その点、マイルストーンを導入しているプロジェクトは、作業が完了しているか否かを確認しながら進捗状況を把握できます。タスク漏れがあった場合もすぐに対応できるため、手が付けられないような大きなミスに発展しづらいという予防策としても有効です。

マイルストーンに加えて、タスク管理で個々の管理をしているプロジェクトは、より詳細な進捗状況を把握でき、生産性向上を目的とした業務改善に繋がります。

マイルストーンの設定の仕方

マイルストーンの設定は以下の手順により行います。

開始日・完成日・納期日等を設定

どのようなプロジェクトにも作業の「開始日」「完成日」「納品日」があります。その他にも節目となる期日(例:計画・設計・製造など)をマルストーンとして設定します。

中間報告をマイルストーンとして設定することで、作業工程の半分が一目で分かるため、プロジェクトの中間期日をマイルストーンとして設定する管理者も少なくありません。

グループ長・チーム担当者を決める

マイルストーンの決定後は、だれが責任者・管理者を務めるかを選定します。各担当者はスタッフ個々に指示・伝達をする役割を担うため、コミュニケーション能力があり、スタッフからの評価の高い人が選ばれやすいです。

担当者の力量で作業の進捗状況も大きく左右されるため、人員の選定には慎重になる必要があります。

マイルストーンの設定と担当者が完了した後は、作業内容を管理するタスク管理に移ります。

タスクを振り分ける

マイルストーンの期日ごとに「タスク」を設定することでより具体的な仕事内容の管理が行えるようになります。

タスクとは、個々に割り振られた作業や課題などを指す言葉です。設定したマイルストーン期日までに日々のタスクを達成していくことが管理者の責任でもあります。

プロジェクトの進行で発生した課題はタスクとして振り分けることで、作業完了までを遅延なくやりとげることができます。タスクごとに納期が設定できるため、従業員ひとりひとりの作業管理にも使用されます。

業務効率化に繋がるマイルストーンの導入

「マイルストーン」について理解は深められたでしょうか。

マイルストーンとはなにかを理解することで、さまざまな用途で利用できることがお分かりいただけたと思います。マイルストーンが設定できるようになると、プロジェクトスタッフのタスク管理やスケジュール管理が上手になります。

責任ある立場になればなるほど、大きなプロジェクトに携わる機会も多くなっていきます。本記事で得た情報を活かして、明日からマイルストーンを活かして業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

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