頻繁に社内会議をセッティングする際の問題点と解決策

企業で仕事をする上で、切ってもきれないのが、社内会議です。

ですが、社内会議参加者の空いている時間をメールなどで確認して、スケジュールを調整するのは、とても面倒だと感じている方も多いのではないでしょうか。

もし、この面倒なスケジュール調整を、簡単にすることができるのであれば、ストレスなく毎回社内会議をセッティングすることができることでしょう。

そこで、企業ごとに社内会議の調整方法は様々ですが、今回はインタビューを行なった企業から見えてきた社内会議セッティングの手間と、それを簡潔化するための解決策について解説していきます。

社内会議の回数が多い上に会議参加者のスケジュールを調整することが困難となってしまう

今回インタビューをさせて頂いた企業は、育児用品・服飾の製造や包装、販売を行なっている育児用品・服飾メーカーです。

この企業では頻繁に社内会議が行われており、毎回会議参加者の空いている時間をメールなどで確認して日程を調整するという、大変手間のかかる作業を行なっています。

また社内会議参加者には、複数の候補日を記載したメールを送り予定を調整する必要があるため、社内で共有しているエクセルカレンダーからあらかじめ、ある程度参加者の予定を確認することができます。

しかしながら、社内でしか共有できないエクセルカレンダーのため、そもそも予定を入力していない方も多く、それだけではスケジュールを確定することができません。

このことにより、スケジュール調整のために何度もメールのやり取りを行う結果となってしまい、社内会議参加者が本社にいる場合は口頭で聞くこともありますが、それを差し引いてもスケジュール調整を行うことが非常に困難ということが悩みといえるでしょう。

どのように企業内で会議参加予定者のスケジュール管理を行っているのか

先ほども触れたようにこの企業では、社内会議参加者のスケジュール管理を、個別にメールなどで確認して日程を調整するという、大変手間のかかる手法を取っています。

合わせて会議の内容は、商品企画・イベント企画が議題の会議がほとんどですので、必ず複数部署の担当者が、4名以上参加することになっています。
確かに毎回、社内会議をするには人数が多くなってしまうような気がしますが、スケジュール管理者からするとこれでもコロナ情勢もあり、少なくなった方だということです。

さらに地方店舗の責任者はzoomを使用して会議に参加してもらい、お客様の反応などを社内に反映するために店舗責任者にも参加してもらう場合は、店舗スタッフの急なシフト変更により、会議参加可能時間が変更してしまうなどのイレギュラーが起こることもあります。

そのため社内会議参加者のスケジュール管理がとても難しく、スケジュール管理者が毎回、社内会議参加者の予定を管理することが、非常に困難だというのが現状です。

グループウェアのカレンダー機能を使用して、全員の空いている時間がすぐに把握できるようにスケジュール共有しよう

ここまで解説してきたように毎回、社内会議出席者のスケジュール調整を行うことは非常に困難であり、さらには急なイレギュラーが起こることもありえます。

そういった問題点の対策として、社内会議参加者のスケジュールを、一括共有することができるグループウェアのカレンダー機能を、有効活用するようにしましょう。

社内外でも使用できるグループウェアなら、社内会議出席者に対し、社内でしかスケジュール入力ができないエクセルカレンダーのため、予定を入れ忘れたといったことも未然に防いでくれます。

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