社内会議は多くの企業で行われます。作業上の問題を共有したり、企業の戦略を検討したりするため、こうした社内会議は大切です。
しかし、客先企業に出向して作業する社員(以下、出向社員)がいることも珍しくありません。この場合、社内で直接やり取りができないため、社内会議のスケジュール共有には工夫が必要です。
ところが、社内会議のスケジュール共有が上手くできない企業も多いようです。
今回は、出向社員が多い企業にインタビューしました。そこで判明した、課題点と解決策をご紹介します。
出向している社員に会議情報が共有できない
今回インタビューした企業は経営コンサルタント会社で、経営コンサルティングや人材マネジメントコンサルティングを行っています。
本社勤務の社員以外にも、出向社員が多数です。出向社員は用事がある場合、自社に戻ります。常に帰社できるわけではないため、このタイミングで社内会議が開催されることが多くあります。
社内会議では、業務報告や今後の戦略についての議論を複数人で行います。他の出向社員も出席が必要な場合は、帰社することになります。
しかし、会議の開催スケジュールや議題が各社員に上手く共有できていない、とのことです。その結果、必要な社員が会議に集まらないことも多いそうです。
スプレッドシートだと複数社員の空き時間を把握しにくい
こちらの企業では、メールやスプレッドシートでスケジュールを共有している、とのことでした。社員は毎日、スプレッドシートで各自の予定を管理しています。
出向社員で帰社予定がある場合、スプレッドシートに帰社予定を入力し、本社のリーダーにメールで連絡します。連絡を受けたリーダーはスプレッドシートで各社員の予定を確認し、参加可能かつ必要な社員に会議出席依頼メールを出します。
また、急遽帰社が必要になった場合は電話でリーダーに連絡します。この場合も同様に、スプレッドシートで各社員の空き時間を探して、会議の開催を検討します。
仕事の内容上、メールでのやり取りがとても多いのです。そのため、会議出席依頼をメールで出しても、埋もれてしまい社員が見落とす恐れがあります。たとえ会議の存在を把握していたとしても、参加依頼を把握できなければ、社員は会議に集まらないでしょう。
また、スプレッドシートはExcelに近い視認性で、スケジュール共有にはあまり適していません。複数社員の空き時間を探すのは、見づらさもあり手間がかかります。
グループウェアのカレンダー機能で、会議の準備をスムーズに
社内でのスケジュール共有には、グループウェアのカレンダー機能を使うのがベストな選択です。
カレンダー機能によって、帰社予定も含めた各自のスケジュールをクラウド上で管理、共有できます。スケジュール共有を想定したインターフェースのため確認・更新がしやすく、各社員の空き時間も簡単に見つけられます。
また、カレンダーに会議予定を追加する際に参加者を設定することで、必要なメンバーにメール通知する機能もあります。しかも、参加者のカレンダー上にも会議出席依頼が表示されるため、メールのみでの連絡よりも確実に情報共有できます。
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