会議を開催する際は会議の概要を記した議事録を作成する必要があります。会議で話し合われたプロジェクトの進捗状況や共有された情報などを記録しておかなければ会議の意味がありません。
また事情により会議不参加となった社員や会議の内容に直接関係する部門においては議事録が無いと会議の内容を把握できません。そうなると社員や部門としてはわざわざ業務を中断して確認する必要があり、正確ではない情報を受け取ってしまう場合もあります。
そのためにも議事録を会議毎につける必要性がありますが、この記事では議事録を作成する際の目的や重要性とともに、上手な議事録のつけかたとグループウェアによる議事録の導入についても説明していきます。
目次
議事録の目的
議事録とは会議の内容を簡潔にまとめたものですが、会議の出席者としては内容を把握していると思っていても人の記憶は想像以上に曖昧なものなのです。会議から日がたつにつれて内容も曖昧になっていき、話した内容なども少しずつ忘れていくものです。
会議で話した内容をいざ実践となった時に誰も内容を覚えていなかったり意見が食い違ってしまうと会議の意味が全く無くなってしまうので、議事録で記録しておきます。簡潔であることは前提ですが「誰が何を言った」とったように内容を明白に記しておくことは後に意見の食い違いなどを防ぐために有効です。
会議を欠席した社員や関係のある部門にとっても議事録の存在は重要です。つまるところ議事録は会議に関連するすべての社員に内容を簡潔に知らせるためのものなのです。議事録の目的についておさらいしたら次に議事録の重要性について見ていきましょう。
議事録の重要性
経営戦略会議など重要な会議においては議事録をつけない企業はないでしょう。とはいえ日常的におこなわれる初歩的な会議などについては議事録の重要性はそこまで意識しないかも知れません。
しかしどのような会議であろうと社内でおこなわれていることに変わりはありません。一つ一つの会議が少なからず企業の業績に影響することは確かで、工数を割いて会議をしていることについても同じですから、可能な限りどのような規模の会議でも議事録はつけることをおすすめします。
それでは会議において議事録が重要な理由を詳しく見ていきましょう。
業務効率化
会議で決定した事項や内容などは口頭や適当なメモだけでは正確に伝わらない可能性が高いです。議事録で余すこと無く正確に内容を伝達しなければいけません。正しく情報が行き渡らなければ業務に支障をきたし生産性が低下してしまう原因となりますが、逆に議事録で全ての内容が正確に伝われば業務の効率化にも繋がります。
責任が誰にあるか明確にする
大きな課題に対する決定事項などでは通常責任者が割り当てられますが、付随業務においての担当者がいなければ責任が誰にあるかが曖昧になってしまうケースがあります。そのため議事録で責任者の所在を明確にしておくことは重要です。
基本的な「何が決まったか」という内容に加え「いつまでに誰がやらなければいけない」といったことについても明確に記しておく必要があるのです。責任を持って業務を担当する者が不在だと責任の押し付けあいや期日までに業務が完了しないといった問題に直結します。責任者においても信頼のおける人を選ぶようにしましょう。
業務の優先順位を決める
業務を可視化し優先順位を決めることは普段においても重要なことですが議事録にしても同じです。会議においてはメインタスクの優先順位だけでなく、それらに影響する細かな作業についても優先順位を明確にしておくとよいでしょう。これらは重要事項の進捗にも大きく影響する点なので抑えておきましょう。
このように議事録の重要性というのは非常に大きなものです。会議の出席者はもちろんのこと、不在だった社員や関連する他部署の人たちにも正確に伝わる必要があります。議事録の重要性を再認識した上で、次に議事録の上手な書き方について見ていきましょう。
上手な議事録の書き方とは？
5W1H
議事録を上手に書くためには「いつ(When)どこで(Where)だれが(Who)なにを(What)なぜ(Why)どのように(How)」の5W1Hをしっかり抑えておくことが重要です。これらを意識していれば必要最低限の内容をまとめることは難しくはありません。とはいえ会議の内容が何となく分かる程度では十分とは言えません。5W1Hは抑えておくべき大事なポイントですが議事録においては土台のようなものだと思ってください。
決定事項は最初に
会議には通常目的やテーマといったものが事前に決められています。また会議の終わりには目的に沿った決定事項も設けられます。議事録ではこの決定事項を文章の初めに書くようにしましょう。会議においては決定事項が最も重要なので議事録に書く際は間違わないようにしましょう。自信が無い時は迷わず信頼できる他の参加者に確認してもらいましょう。
24時間以内に提出
議事録は会議があった２４時間以内には提出するようにしましょう。議事録を書く側としても２４時間以上経ってしまうと記憶が曖昧になって正確な内容が書けなくなってしまうこともあります。また内容を忘れてしまい他の出席者に確認したところでその人も覚えていないかも知れないので、トラブルを防ぐためにも議事録は２４時間以内に完成させて提出するようにしましょう。
ビジュアル的に見やすく
内容が良くても見にくい議事録だと微妙ですよね。やはり見る側にとっては「見やすさ」も重要視されます。テキスト作成する場合は可能な限りシンプルを心がけましょう。箇条書きくらいの長さの文章を意識し記号なども適度に交えることで見やすい議事録となるでしょう。会議中のメモを画像にして添付するなど一工夫があってもよいでしょう。
懸案事項もしっかり明記
会議の中で解決できなかったものや新たな問題などは次回に持ち越しとなるでしょうが、それも議事録として最後に明記しておくことで次回の会議ですぐに確認することができます。
このように議事録を上手に作成することで様々なメリットがあることが分かりました。とはいえ「議事録って何で書けば良いの？」と疑問に思う方もいることでしょう。次にグループウェアを使った議事録の作成について見ていきましょう。
グループウェア導入で議事録を作成
グループウェアとは
グループウェアは業務改善を目指すインターネット上のツールです。人間の手でおこなわれていた業務を電子化することで様々な業務効率化がおこなわれていますが、議事録の機能も備えています。
グループウェアの議事録機能はシンプルで書きやすいのがポイントで、テンプレートがすでに出来上がっている場合もほとんどです。どのように書けば良いかというテンプレートがあれば議事録作成の助けとなるでしょう。
議事録の目的を理解し業務効率化
会議において内容を確認するための議事録は非常に重要です。また関連する全ての社員にひと目で理解してもらうためにも上手な議事録の書き方は抑えておきましょう。書き方に自信がない場合、グループウェアの議事録を利用してみてもよいでしょう。
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