医療機関の情報共有にはITツール!メリットや導入前にすべきことを解説

2022/06/15

高齢化などにより医療需要が拡大する中で、多くの医療機関が人手不足に頭を抱えています。限られた人員だけで多くの患者を支えていくためには、医療スタッフ間の情報共有が重要です。しかし実際には、情報共有に課題を抱えている医療機関も多いのではないでしょうか。

医療機関の情報共有における課題を解決するうえで、ITツールの活用が鍵となります。とはいえ、必要な準備をせずにITツールを導入しても、期待ほどの効果は得られません。そこで本記事では、医療機関の情報共有にITツールを活用するメリットや、導入前にすべきことを解説します。情報共有にお悩みの医療スタッフの方は、ぜひご覧ください。

医療機関の情報共有にITツールを活用する3つのメリット

まずは、医療機関が情報共有のためにITツールを活用する3つのメリットについて、順番に解説します。

メリット1:医療スタッフの負担を軽減できる

アナログ文化が根付いている医療機関もまだまだ多いようです。こうした医療機関で採用されているアナログな情報共有手段では、医療スタッフの負担が大きくなります。たとえば、ホワイトボードでスケジュール共有する場合、必ず定位置まで移動しなければなりません。

その点、ITツールを活用すれば情報共有が手軽になり、医療スタッフの負担を軽減できます。多くのITツールは、Webブラウザさえあれば情報の更新・確認が可能です。パソコンはもちろんスマートフォンでも利用できるため、どこにいても移動することなく情報共有が行えます。

メリット2:ペーパーレス化によりコスト削減できる

カルテなど、紙の文書で情報共有している医療機関も少なくありません。紙の文書に書かれた情報を確認するためには手に取らなければならず、大人数の医療スタッフに情報共有するうえで非常に不便です。また、印刷するために用紙やインクのコストも発生します。

その点、ITツールを活用すれば紙の情報を電子データ化することが可能です。文書を印刷する必要がなくなり、用紙やインクのコストを削減できます。また、文書を棚で管理する必要もないため、管理コストの削減にもつながるでしょう。

メリット3:患者の満足度向上につながる

ITツールを活用して情報共有を効率化すれば、患者の満足度向上にもつながります。たとえば、「患者情報共有システム(EHR)」を導入することで、異なる医療機関と患者情報の共有が可能です。それによって、セカンドオピニオンなどの際に患者の負担が少なくなります。

また、スケジュール共有を効率化できる「ビジネスカレンダー」などを導入すれば、事務作業の時間を短縮できます。その結果、患者にコミットできる時間が増え、サービスの品質向上につながるでしょう。

医療機関がITツール導入前に実施すべき4ステップ

何も考えずにITツールを導入しても、期待ほどの効果が得られず失敗に終わってしまいます。ITツールを導入する場合、事前準備を欠かさないことが大切です。ここでは、医療機関がITツールを導入する前に実施すべき4ステップについて解説します。

ステップ1:導入目的を明確にする

まずは、なぜITツールを導入するのか、その目的を明確にする必要があります。目的が明確になると、どんなITツールを導入すべきかが見えてきます。たとえば「別医療機関との連携強化」を目的とした場合、患者情報共有システムなどが有力な候補となるでしょう。

ITツール導入の目的がはっきりしたら、医療スタッフに周知することも大切です。そうすることで現場の理解を得やすくなり、導入がスムーズになります。

ステップ2:導入対象・導入順序を明確にする

目的が明確になったら、ITツールの導入対象を明確にしましょう。具体的には、どのチームのどんな業務にどんなITツールを導入するか、といったことを決めるべきです。さらに、どの順序でITツールを導入するかも決めておく必要があります。

ITツールを導入したい業務シーンは数多くあるでしょう。しかし、いきなり全ての情報共有をITツールに移行しようとすれば、現場の混乱は避けられません。そのため、ITツールの導入を成功させるためには、段階を踏んで徐々に導入していくことが大切です。

ステップ3:導入する製品を選定する

ITツールの種類はとても多く、1つの目的を達成するうえでも複数の製品が候補に挙がります。そのため、数あるITツールの中から最適な製品を選定しましょう。医療機関がITツール製品を選定する際のポイントは、主に次の2つです。

  • クラウド型の製品を選ぶ
  • 誰でも使いやすい製品を選ぶ

ITツールには自社サーバーを用いる「オンプレミス型」もありますが、多額の初期費用がかかります。一方、クラウド上で情報を管理できる「クラウド型」なら、初期費用がほぼ不要な上に場所を問わず情報共有できます。クラウド型を選びましょう。

また操作手順が複雑など、使いづらいITツールは日々の情報共有でストレスになるだけでなく、業務効率も低下します。公式サイトを参照して、使いやすいITツールかどうか確かめましょう。無料トライアルで操作感を確かめるのもおすすめです。

ステップ4:導入後の業務フローを定めて周知する

ITツールの選定まで完了したら、導入後の業務フローを定めましょう。情報共有をITツールに移行すれば、当然ながら従来の業務フローに変更が生じます。そのため、導入後の業務フローを明確に定めておかないと、誤解や不手際が多発して業務効率が低下してしまいます。

導入する製品や対象業務に合わせて、新しい業務フローを検討する必要があります。業務フローが明確になったら、事前に医療スタッフへ周知しましょう。そうすることで、ITツールをいざ導入してからのトラブル発生を抑制することが可能です。

ITツールを正しく導入して、医療機関の情報共有を効率化しましょう!

今回は、医療機関の情報共有にITツールを活用するメリットや、導入前にすべきことを解説しました。

ITツールを有効活用することで医療機関の情報共有における課題の解決につながるでしょう。しかし、導入前の準備を怠ると業務効率の低下どころか、ITツールが浸透しないことも考えられます。今回の内容を参考にして、正しい手順でITツールを導入しましょう。

これからITツールを導入する医療機関には、グループウェア「アイポ」がおすすめです。シンプルで使いやすいITツールで、ビジネスカレンダーをはじめとした情報共有に役立つ機能を数多く搭載しています。初期費用がかからないクラウド型で、安価な月額料金だけでスピーディーに導入が可能です。

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