医療機関におけるシフト管理の現状は?ITツールがオススメの理由

2021/11/30

医療機関でのシフト管理は大変です。しかし、シフト管理をITツール上でおこなうことで、大幅な業務の改善が期待できます。

医療機関におけるシフト管理の現状や課題

医療機関ならではのシフト管理の大変さや、紙媒体でおこなう課題について紹介します。

シフト作成が複雑

病院など、医療機関におけるシフト作成が大変なのは、夜勤や当直があるからです。もちろん、日勤の従業員も多数在籍しており、勤務形態が様々なのです。日本の法律には、医療機関における応召義務というものがあり、患者が診察を希望した場合、特別な理由なしに断ることはできません。そのため、入院施設のある病院では、24時間体制での稼働が必要になってくるのです。

紙ベースでのシフト管理

紙媒体でのシフト管理をおこなっている医療機関は未だに多いことでしょう。しかし、シフトの作成や管理を紙でおこなうことは、効率的ではありません。まず何より、紙にペンで記入するため、時間がかかります。さらに、紙だと紛失や盗難のおそれもあり、セキュリティ面での懸念も存在しています。

複数拠点でのシフト管理

複数拠点を持つ医療機関の場合は、単純な規模の問題としてシフト管理がさらに大変になります。さらに、紙によるシフト管理や勤怠打刻をおこなっていれば、従業員の勤務状況を確認するのは尚更難しいです。記入漏れがあった際も、気づくのに時間がかかったり、そもそも見落としてしまうこともあるでしょう。

従業員の希望を反映したシフト作成

従業員が快適に働くためにも、彼らの希望するシフトは可能な限り反映したシフト作成をおこなっていくべきです。しかし、日勤、夜勤、宿直などの勤務形態に加え、人材不足でもある医療業界では、全ての従業員の希望通り、シフト作成をおこなうことは簡単なことではありません。

特定の従業員の希望だけが反映しすぎることが無いように、バランスを取っていく必要があります。しかし、紙媒体といったアナログな手法でシフト作成をおこなっていれば、従業員にいちいち連絡を取る必要もでてくるでしょうし、それだけで多大な時間を要することになってしまいます。

シフト管理の効率化が急がれる現代社会

日本政府による働き方改革が、本格化してきています。医療機関については、医師の長時間労働が懸念される場合、労働時間の短縮計画を提出する必要があるようです。2024年4月までの段階的な施行とされていますが、日本政府の立場としては、なるべく早い段階での導入を望んでいることでしょう。

このことからも、働き方改革の一環として、シフト管理の効率化は非常に有効な手段と言えます。

ITツール導入が医療機関に合っている理由

ITツールの導入で、医療機関におけるシフト管理業務は、劇的に改善するかもしれません。

従業員がスマホやパソコン上から希望シフトを提出できる

これからのシフト管理は、シフト管理システムなどのITツールを利用することを推奨します。従業員たちがアプリやシステム上で希望シフトを提出し、それをAIが見やすいように、シフト表にしてくれるのです。シフト提出を「早いもの順」という設定にしておけば、すでに埋まっているシフトに入れることは出来ず、公平性という観点から見ても十分です。

急なシフト変更にも、システムが通知してくれる

ITツールを使えば、欠勤やシフトの変更なども、AIが柔軟に対応し、通知をしてくれます。また、残業可能な時間なども計算しくれるため、非常に効率的です。

ペーパーレス化

ITツール導入のメリットとして代表的なのが、このペーパーレス化だと言えるでしょう。従来の紙媒体でおこなっていたシフト管理では、紛失やミスが多発していた医療機関も多いことでしょう。

シフト管理をITツール上でおこなえば、紛失の心配はありません。また、基本的な作業は全てAIがおこなってくれるので、ヒューマンエラーの確率も大幅に減少します。

デバイス上からいつでも確認可能

ITツール上で作成されたシフトは、医師や従業員など、医療現場にかかわる全ての人が、自分のスマホやパソコンからの確認が可能です。壁に貼られたシフト表を見る必要も、電話やメールで確認を取る必要も無くなるのです。

また、病院全体のシフトも共有しておくことで、シフトの変更などの相談もしやすくなり、従業員の負担も軽減されるでしょう。

ITツール導入のメリット

一般的なITツール導入のメリットについて紹介します。

自動計算による集計作業の効率化

ITツールを使えば、基本的な計算などは全て自動でおこなってくれます。給与計算などをエクセルでおこなうと複雑な作業を要することもありますが、ITツールの場合はより感覚的で、使いやすいのが特徴です。

複雑なシフト管理からの解放

ITツールを導入することで、複数拠点を持つ病院にとっても大きなメリットとなるでしょう。紙やエクセルよりも、直観的で見やすく、使いやすさを重視しているためです。もちろん、大規模な病院に限らず、ITツールによるシフト管理は、業務の大幅な効率化につながることでしょう。

勤務時間の正確な可視化

ITツールのなかには、勤怠打刻をおこなえるものもあります。従業員の勤務状況を、リアルタイムでいつでも確認できるようになるのです。

ITツールを選ぶ際のポイント

ITツールを選ぶ際、失敗しないためのポイントについて紹介していきます。

複数デバイスでの連携可能

パソコンで使えることはもちろんですが、スマホやタブレットにも対応しているものを選びましょう。パソコンでしか対応していないと、訪問介護など、外出先の仕事で、従業員が打刻を押すことができません。管理側としても、従業員の勤務状況を確認できません。

また、従業員が本当に介護先に出向いているのか確認するために、位置情報が確認できるものを選ぶと良いでしょう。位置情報が確認できれば、従業員による不正打刻防止にもつながります。

しかし、位置情報の確認はプライバシーの問題にも抵触するため、位置情報を使う場合には、雇用契約にその主旨を記載するようにしましょう。

トライアルの充実

ITツールを選ぶ際は、トライアルが充実しているものを選びましょう。初期費用が安いとはいえ、ITツールの利用には金銭が発生します。お金を払ってから、思っているものと違ったということが無いように、無料トライアルを実際の職場で使ってみて、従業員が使えているか、運用面で問題が無いかなどを確認しましょう。

サポートの充実

サポート体制が充実しているかも確認しましょう。ITツール利用にあたり、わからないことやシステムエラーが発生した際に、すぐに対応してくれる会社のITツール利用が望ましいです。

労働基準法に対応

長時間労働の監視は、今後さらに厳しくなることが予想されます。シフト管理機能では、AIが長時間労働を察知してくれるものもあり、そのような機能がついたITツールを選ぶのも一つの手段です。

医療機関でのシフト管理は、ITツールで

シフト管理をITツールでおこなうことで、業務効率化が期待できます。また、シフト管理だけでなく、カレンダーなどの機能も併用すると良いでしょう。

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