医療の現場・病院においてビジネスチャットを活用するメリットとは?

「働き方改革」により仕事上の業務効率化が求められている中で、医療の分野も例外ではありません。2025年には今日の職場をささえる団塊世代が75歳以上に達し大量離職することで、医療業界でも人手不足による一人あたりの業務増大が懸念されているのです。

具体的には患者人口に対する医療従事者の不足と一人あたりの業務増大です。このことからも少ない人数で生産性を維持または向上するために、医師や従業員同士でより迅速で円滑なコミュニケーションが求められています。しかし医療業界ではいまだに業務が紙や電話でのやりとりのまま電子化がすすまないことも多いようです。

あるアンケート調査によると、診断書や処方箋などの文書作成やデータ入力など、診察以外のことで多くの労力を感じている医師が多いことがわかりました。また看護師の場合も、事務的作業に労力を使っているという回答が40%にものぼっています。

これらを踏まえても医療業界ではいまだに「働き方改革」による業務効率化が浸透していないとえます。病院など医療現場で業務効率化をはかり生産性を保つには、まず医師や看護師など従業員とのコミュニケーションの連携改善や業務のペーパーレス化などを検討する必要があります。

本記事では何かと忙しい医療現場でコミュニケーションがうまくいかない理由と「ビジネスチャット」導入による改善方法について説明していきます。

医療現場の問題点

従業員の入れ替わりがはげしく、予定や休憩時間もバラバラ

病院勤務においては全員の予定が全く一緒になることはありません。業務中は皆が違う作業をおこなっていますし休憩時間もバラバラです。看護師が入れ替わることもよくあり、日勤夜勤の休みも調整しなければなりません。

また医療現場においては医師と看護師のほかにも薬局の薬剤師など様々な人たちが連携して仕事をしています。その中でコミュニケーションをいかにミスなく迅速に円滑におこなえるかは、患者さんたちのために重要です。また少子高齢化の波により、今後はより少人数で多くの患者さんを見ることになるため、業務効率化をはかることは急務といえます。

電話や紙のやりとりはミスコミュニケーションを生みやすい

電話でのやりとりだと、伝える側に情報の伝え漏れがあったりすると再連絡しなければならず、かなりの業務の無駄が生じてしまいます。受け取る側も診察中など電話にでられなかったり、口頭で伝えられたことを忘れてしまうこともあるでしょう。そうなると同じように再連絡する必要があり、業務の無駄になってしまいます。

引き継ぎの際メモや書き置きなど紙媒体で用件を伝えることも、それぞれ確認するタイミングが異なり、皆が確認できたかわからない状況になってしまうことがあるかと思います。用件を電話や紙で伝えることはコミュニケーションの連携不足につながり最悪の問題を引き起こす可能性もあります。

ビジネスチャット導入で業務効率化

ビジネスチャットとは

医療現場の問題点はビジネスチャット導入で改善できます。

ビジネスチャットとは仕事用のコミュニケーションツールです。ビジネスチャットは個人やグループでのチャット機能にくわえ、部署やグループごとに必要な連絡事項やファイルを簡単に共有できます。またメールよりフランクで会話に近い形でコミュニケーションをとれることも特徴です。ほかにも「タスク管理」などビジネスや仕事上に必要な機能が標準搭載されています。

このようにビジネスチャットは仕事における業務効率化や生産性向上、リモートワークなど働き方の多様化を推進するツールとして活用されています。

ビジネスチャットで状況を迅速かつ円滑に把握

医療業界において現場レベルで迅速かつ円滑なホウレンソウができているということは、将来の安定性やコスト削減にそのまま直結しているといえます。インターネットが普及した頃から、仕事上の新たなコミュニケーションの模索がされてきましたが、現在その動きはさらに加速しています。

その中でビジネスチャットの導入は医療現場でのコミュニケーションの課題を解決する最善の方法といえます。病院の一般的なコミュニケーション手段とされれきたPHSはサービスが終了し、代わりのコミュニケーション手段として活用されることも期待されています。

ビジネスチャットによるペーパーレス化で業務効率化

現場の業務や会議で使う書類、引き継ぎのメモ、領収書などを全てビジネスチャットなどの電子媒体でおこなう「ペーパーレス化」も注目されています。このペーパーレス化を実施することで紙の書類を探したり、紙を印刷することによる費用や工数も節約できます。書類をデータ上で管理すれば検索機能で必要な書類をすぐに見つけられますし、引き継ぎのメモをビジネスチャット上でおこなえば相手に確実に伝えることができます。

また紙媒体では遠隔地の従業員と共有できませんし、写真にとってメールで送るなど業務の無駄が生じてしまいます。その点ビジネスチャットはファイルを送信できる機能があるため遠隔地の従業員とも迅速な共有が可能です。

タスク管理で従業員の勤務状況をまとめて把握することも簡単になります。グループ機能で伝えたいことを複数の従業員に一度で共有することもできます。またそのような書き込みはビジネスチャット内に残り続けるので、簡単に見直すこともできます。連絡事項を文字に残しておくことでやり取りでの致命的なミスを防ぐことにつながります。

セキュリティ面も安心

利用がシンプルで使いやすく簡単にコミュニケーションがとれる便利なビジネスチャットですが、仕事用のコミュニケーションツールとして「LINE」などの私用のものを使うと「間違えて友人にファイルを送ってしまう」などセキュリティ上の問題につかがりかねません。

その点でも「仕事用」として現場でビジネスチャットを利用することでセキュリティの問題からも解放されます。コミュニケーションやペーパーレス化以外にも、現場の個人情報や機密情報を守るといったセキュリティ面でもビジネスチャットを活用することは有効といえます。セキュリティ面においてはウイルス対策をされているパソコンを使用するなども有効です。

忙しい医療現場・病院でビジネスチャットを導入してみては

ビジネスチャット導入でミスコミュニケーションを減らし、ペーパーレス化をはかり長期的な生産性向上やコスト削減を目指しましょう。「働き方改革」で様々な動きはあるかと思いますが、簡単にできるところからはじめていくことですぐに生産性向上に結びつきます。

その中でも比較的導入が簡単なビジネスチャットからはじめてみるのはいかがでしょうか。

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