こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
住宅建築やリフォームを手掛けている建築業界では、行動予定表を紙で作成するなどアナログな方法で作業しており、時間や手間がかかってしまうという問題を抱えている企業が多くあります。
しかし「グループウェア」というクラウドサービスを活用することで、行動予定表をクラウド化し、時間やコストの削減に成功した企業も非常に多いのです。今回は、時間やコストの削減に成功した建設業者の事例をご紹介していきます。
目次
アナログなスケジュール管理はコストも時間もかかる
スケジュール管理をエクセルで作成する、紙に印刷し従業員に配る、ホワイトボードに書いておくなど、アナログなやり方をしている会社はまだまだあるかと思います。エクセルで作成したりホワイドボードに書いていたりしたら時間がかかりますし、紙に印刷して配っていればそれに加えてコピー代がかかってしまい、決して効率的とはいえません。
また、事務所が複数あるなど拠点が一つでない場合は、従業員の仕事の進捗状況や予定を把握しづらく、確認作業などに時間がかかってしまいます。
複数人で集まらなければならない場合にも、口頭で伝えあったりメールや電話をしたりしなければならないので、時間も手間もかかるうえ、聞き間違いなどのミスが起こりやすくなってしまうのです。
スケジュール管理がアナログだったときの建設業者の状況
ある建築事務所には20名のスタッフが在籍しており、スケジュール管理は紙で、案件については案件管理ソフトを利用している状況でした。
行動予定表を作成するには、案件管理ソフトの一覧から案件を一件ずつエクセルで工程表を作成していき、作成したエクセルの工程表をもとに、従業員のスケジュール管理表を手書きで作成する、という作業が必要でした。
この方法だと、ソフトで案件はすぐに確認できるのですが、誰がどこの担当で仕事をしているのかはスケジュール管理表を見なければわからないので、拠点が違う場合は電話やFAXで確認しなければわかりません。このように、従業員のスケジュールの情報が共有しにくいという状況でした。
スケジュール管理をグループウェアにするには？
従業員のスケジュールが管理しにくい、時間やコストがかかり作業効率が悪いという状況を打破するため、スケジュール管理の肝である行動予定表をグループウェアにすることになりました。そのために、こちらの建設業者が行ったことを一つひとつ見ていきましょう。
紙の行動予定表を、グループウェアを利用してデータ化する
はじめに、紙で作成された既存の行動予定表を、そっくりそのままグループウェアでデータ化しました。グループウェアでデータ化し一覧表示にすることで、行動予定表を全員が把握できるようになります。
見やすいように形式を変える
データ化しただけでは見にくかったので、グループウェアの表示をカレンダー形式に変えました。紙の行動予定表と同じように見やすくなり、紙からグループウェアへの移行が終わりました。
行動予定表のカレンダーに直接入力できるようにする
紙で行動予定表を作成していたときは、スケジュールを付け足したり変更したりする際に手間がかかっていました。しかし、グループウェアを利用すれば行動予定表のカレンダーに直接入力することができて、情報もすぐに共有することができるようになったのです。
行動予定表をより見やすくわかりやすくする
紙で作成していた行動予定表ではスケジュールだけしか記載されていなかったので、どこで作業をしているのかまでは把握できませんでした。しかし、グループウェアでは色分けなどができるので、作業場所ごとに色を決めてカレンダーを色分けすることで、作業場所もひと目でわかるように見やすくなったのです。
行動予定表をグループウェアにしたことでわかったこと
紙で作成していた行動予定表をグループウェアでクラウド化することによって、このような変化がありました。
- 行動予定表の作成にかかっていた時間が、3時間程度から数十分程度に減った
- グループウェアを見れば、どこにいても行動予定表を確認できるようになった
- 他の作業場や事務所に行動予定について伝えるときに、電話やメールで確認をする必要がなくなった
時間の削減や作業の効率化に役立っていることがわかります。
グループウェアに変えたメリットとデメリットを、もう少し詳しく見ていきましょう。
グループウェアのメリット
- 行動予定表がデータ化されたことで紙を使わなくなり、紙のコスト削減になった
- 行動予定表の作成時間が大幅に減った
- どこにいても行動予定表を確認することができるので、場所に依存することがなくなった
- 色分けができることで作業場所が誰でもすぐにわかるようになり、作業効率が上がった
- 先々の予定も入力しておくことができるので、伝え忘れなどのミスが減り、確認する必要もなくなった
グループウェアのデメリット
- グループウェアの行動予定表に慣れるまでは個人差もあるので、会社で定着するまでに時間がかかる。
しかし、そのデメリットに関してはグループウェアの操作説明会を行いました。使いやすいように使用ルールを改善しながら少しずつ慣れていき、今ではグループウェアの使用に困る人もいなくなったようです。
グループウェア導入前後の比較
グループウェアを導入した建設業者の実際の変化をご紹介しましょう。
- 従業員の行動予定表は毎日紙で管理していたが、クラウド化することによってペーパーレス化に成功し、コスト削減に繋がった。
- 行動予定表を作成するのに2～3時間かかっていたが、クラウド化することで作業時間が数十分程度に減り、作業時間が短縮できた。
- 他の場所にいる従業員の予定を確認するには、直接聞くかFAXで予定管理表を送ってもらう必要があったが、クラウド化することでどこでも確認できるようり、作業効率が上がった。
- 行動予定表は1日ごとなので先々の予定は口頭で伝えていたが、クラウド化することで先の予定も書き込めるようになり、簡単に共有できるようになった。
- 紙の行動予定表では従業員の居場所はわからなかったが、クラウド化し色分けをすることで居場所も把握できるようになり、見やすさも格段に上がった。
まとめ｜グループウェアの導入で変わる建設業界
建設業者の事例をご紹介していきましたが、いかがでしたでしょうか。
時間や手間、コストが削減されただけではなく、色分けをして作業場所がひと目でわかるようになる、スケジュールの直接入力ができるようになるなど、紙ではできなかったこともできるようになりました。
作業効率が大幅に上がっていることがわかるかと思います。今までやってきたことを変えるときには慣れるまで時間や努力が必要ですが、クラウド化することで今までよりも仕事が充実したものになるのです。
建設業者は、これからも作業効率を上げるため、取り組みを続けていくとのことでした。あなたの会社でもぜひ、参考にしてみてください。
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