こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
製造業で働いている方は、ホワイトボードに書かれた内容の連絡方法に関してお悩みではないでしょうか。
製造業においてホワイトボードの内容をシェアすることは重要です。業務の報告や連絡が密にできていないと、業務品質や生産性が低下してしまう懸念もあるでしょう。
この記事では、ホワイトボードの課題や、ホワイトボードの代わりになるITツールを紹介します。ホワイトボードの運用を見直すことで、無駄な移動時間や連絡ミスによる時間損失を低減できるでしょう。
目次
製造業でホワイトボードを連絡方法とする場合の課題
製造業において、業務の連絡方法としてホワイトボードを使っている企業はまだまだ多いでしょう。ホワイトボードは手軽に導入できて、簡単に書き込めるメリットもありますが、さまざまなデメリットもあります。
ここでは、ホワイトボードを利用していると直面する可能性が高い、3つの課題について解説します。
事務所内でしか利用できない
ホワイトボードの最大の課題は、事務所内でしか利用できない点です。現場で作業している社員は、事務所に戻らないとホワイトボードの記入や閲覧ができません。
連絡事項が少なければ問題ありませんが、製造業は予定の変更が発生することも多く、連絡事項は多いはずです。
ホワイトボードの内容を社外にいる担当者に報告する際は、別途電話やメールで伝える必要があり、手間や時間がかかってしまいます。
現場が近距離であれば帰社して確認しても良いですが、現場が遠距離の場合はホワイトボードの更新や確認のために帰社するのは非効率であり、生産性を低下させてしまうでしょう。
手書きのため読めない場合がある
ホワイトボードは手書きのため、字が汚い場合に相手に内容が正確に伝わらない可能性もあるでしょう。
例えば0と9、1と7を読み間違えてしまい、それがきっかけで時間の間違いや電話番号の間違いになってしまうリスクもあります。
またホワイトボードにはマーカーで書くため、間違えて消してしまった場合に元に戻せません。他の社員が記載した内容を間違って消してしまい、書かれていた内容がわからなくなってしまうリスクもあります。
記載内容の更新に時間がかかる
記載内容の更新に時間がかかる点も、ホワイトボードの課題です。
ホワイトボードの更新はパソコンやスマホからできないため、事務所にホワイトボードが置いてある場所まで行って、古い情報を消したあと、マーカーで新しい情報を手書きする必要があります。
製造業では天候や交通状況、顧客の都合によってスケジュールが変更することも多いため、情報更新が発生する度にホワイトボードの前まで行って消したり書いたりする作業は、生産性の低下につながってしまうでしょう。
ホワイトボードに書かれた内容の連絡方法
ホワイトボードの内容を社外の社員に連絡するには、いくつかの方法があります。
例えば、ホワイトボードの内容を事務所のメンバーが社外のメンバーに電話で伝える方法です。手軽に内容を伝えられますが、電話で連絡できるのは基本的に一対一ですし、多くの内容を口頭で伝える必要がある場合は、情報を受け取る側がメモすることが必要になるでしょう。
他の方法としては、ホワイトボードの内容をカメラで撮影し、撮影した写真をメールやチャットアプリで送信する方法もあります。ホワイトボードの内容を確実に送信できますが、事務所のメンバーが都度カメラで撮影して写真を送信する手間が発生しますし、リアルタイムの情報共有にはなりません。
また受信側がホワイトボードの内容を更新したい場合は、別途何らかの方法で事務所のメンバーに変更したい内容を連絡する必要があります。
ホワイトボードでの連絡方法の代わりになるITツール
ホワイトボードは事務所内の連絡方法として多くのメリットがありますが、製造現場の社員との連絡では非効率な面があるでしょう。
ここではホワイトボードのデメリットを解決できるITツールを4つ紹介します。
社内SNS
情報共有をホワイトボードで行っている場合、代わりになるのが社内SNSです。他の社員に周知したい情報がある場合に、社内SNSを使うことでオンラインで情報発信ができるようになります。
すべての社員がアプリやWebブラウザで手軽に情報を発信・受信できるため、ホワイトボードで情報共有するよりも効率的でしょう。
また社内SNSで発信された内容は、社員のパソコンやスマホに通知することもできますので、見逃されることなく迅速な情報展開が可能になります。
さらに「いいね」や「コメント」を付与できるため、社員間のコミュニケーション強化も期待できるでしょう。
カレンダーアプリ
ホワイトボードを利用している目的がスケジュール管理であれば、カレンダーアプリで代替できるでしょう。
カレンダーアプリは、オンラインでメンバーがスケジュールを管理・共有できるアプリです。カレンダー形式で社員の最新スケジュールをリアルタイムに把握できるので、社員の連携強化につながるでしょう。
またカレンダーアプリの日程調整機能を活用することで、日程を調整する際の効率化もできます。候補日時を設定して相手に送信し、都合の良い日程を選択してもらうことで日程調整ができるでしょう。
決定した日程はカレンダーアプリに自動で反映されるため、日程調整のために相手と何往復もやり取りをしたりホワイトボードを手作業で更新したりする手間を減らせます。
勤怠管理システム
ホワイトボードで社員の出退勤を管理している会社におすすめなのが、勤怠管理システムです。
勤怠管理システムを使うことで、オンラインで勤怠管理・共有ができます。出退勤の打刻がパソコンやスマホで簡単にできるため、ホワイトボードの前まで行って記入する必要はありません。
また他の社員の勤怠情報も必要に応じて把握できるため、誰が既に出勤していて、誰が退勤済みなのかも把握できます。
インタラクティブホワイトボード
インタラクティブホワイトボードとは、パソコンの画面や資料を映し出し、画面にフリーハンドで書き込みができる電子ホワイトボードです。
パソコンの画面や資料を大画面で一度に表示可能なため、必要なデータを一覧表示したり、文書を比較したりと、効率的な情報共有ができます。
大画面で高解像度のホワイトボードであれば、小さい文字でもはっきりと表示できるでしょう。
またホワイトボードに記載した内容をPDF化して、インターネットを介してシェアできる機能によって、業務の効率化に役立ちます。
他にも遠隔地のメンバーとホワイトボードを共有しながら議論をしたり、文書をペーパーレスですばやく共有したりでき、業務効率化と品質向上が期待できるでしょう。
まとめ｜製造業の連絡は、ITツールを活用して脱ホワイトボード
この記事では、ホワイトボードの課題や、ホワイトボードの代わりになるITツールを紹介しました。
製造業において、ホワイトボードに記載されている連絡事項や報告事項をシェアすることは重要です。業務の報告や連絡が密にできていないと、業務品質や生産性が低下してしまう懸念もあります。
この記事を参考にして、ホワイトボードの運用の見直しやITツールを導入することで、無駄な移動時間や連絡ミスによる時間損失を低減できるでしょう。
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