マニュアルを手軽に確認するには

職場に来たばかりの新入社員にとっては、マニュアルは頼りになる存在です。マニュアルは、新しい社員にノウハウを漏れなく伝えるための常套手段といえるでしょう。

マニュアルを全社員が必要な時にすぐに確認できることが、社員の生産性向上につながります。とはいえ新入社員の場合、すぐにマニュアルを確認できないことも少なくありません。

ネットワーク権限がすぐに付与されなかったり、パソコンの手配に時間がかかったり、さまざまなケースがありますよね。新入社員でもマニュアルを手軽に確認できるようにするためには、工夫が求められます。

今回は、さまざまなマニュアルを管理している企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

新しいスタッフが、すぐにマニュアルを確認できないことも

今回インタビューした企業は音響制作会社で、ラジオやイベントなど幅広い音声収録や、音源の編集作業を行っています。

音声収録や音源の編集には、さまざまな専用機材を使います。機材の細かい使い方を把握していないと、ゲストが来た際にスムーズに進行できません。

また、ラジオやイベントの段取りもある程度決まっているため、スタッフ全員が把握しておく必要があります。そのため、機材の操作方法やイベントなどの段取りは新しいスタッフが覚えるためにマニュアル化されています。

各種マニュアルは共有フォルダに格納しています。しかし、新しく入ったばかりのスタッフだと、パソコンの手配やネットワーク権限の付与がすぐに行われないケースも少なくありません。

その結果、先輩社員がマニュアルの印刷などしなければならないことも多く、手間がかかるそうです。

こちらの企業では、マニュアルは社内ネットワーク上の共有フォルダで管理している、とのことでした。

社内に共有したい手順などがある場合は、Wordファイルでマニュアルを作成します。作成したファイルは共有フォルダ配下のマニュアル用フォルダ内に格納し、全社員にメールで連絡します。

共有フォルダへは社内ネットワーク経由でしかアクセスできません。そのため、パソコンやネットワークの準備が遅れると、新しいスタッフがマニュアルにアクセスできないのです。

マニュアルを印刷するようでは、紙やコストの無駄遣いですよね。それに、紙のマニュアルは使い勝手が悪く、紛失や破損といったリスクもあります。

新しいスタッフが手軽にマニュアルを確認できない課題を解決するには、グループウェアの社内Wiki機能を使うのが効果的です。

グループウェアだと、社内のマニュアルをすべてWeb上で管理・共有できます。パソコンだけでなくスマートフォンでも利用できるため、新しいスタッフでもすぐにマニュアルを確認可能です。

マニュアルを印刷する必要もなくなり、資源の節約にもつながります。また、社外でもマニュアルの作成や確認を行えるため、在宅ワークにも対応可能です。

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