管理職は時間管理が肝心!スケジュールツールを有効活用しよう

時間管理は、どのビジネスパーソンにも欠かせない作業です。その中でも、多くの部下をマネジメントしていく管理職にとっては、特に重要になってきます。部下だけでなく顧客や別拠点の社員など、多くのビジネスパーソンと関わる予定が多いためです。

管理職の時間管理が上手く行えないと、さまざまな関係者に迷惑がかかってしまいます。こうした懸念を払拭するために有力なのが、オンラインで使える「スケジュールツール」です。しかし、スケジュールツールを使ったことのない管理職の方も、案外多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、管理職の時間管理にスケジュールツールを使うメリットや、選ぶ時のポイントをご紹介します。時間管理に課題を感じる管理職の方は、ぜひご覧ください。

管理職の時間管理にスケジュールツールを使う3つのメリット

まずは、管理職の時間管理にスケジュールツールを使うことで得られる3つのメリットについて、順番に解説します。

メリット1:部下のフォローが容易となる

時間管理は、それぞれの社員が適切に行っていくべき作業です。とはいえ経験の少ない部下だと、うまく時間管理ができないケースも珍しくありません。部下の時間管理に問題があれば、管理職が速やかにフォローすべきです。

しかし、ホワイトボードで各社員のスケジュールを管理しているような職場だと、部下の作業状況がすぐに把握できません。その点、スケジュールツールであればパソコンを使って、その場で部下のスケジュールが分かります。その結果、管理職が部下の時間管理をフォローしやすくなるのです。

メリット2:管理職自身の時間管理が楽になる

顧客との打ち合わせなどがあるため、管理職自身の時間管理も欠かせません。プレイングマネージャーの場合は、通常業務も要領よくこなしていく必要があります。しかし非効率的な時間管理の方法だと、部下のフォローで手一杯になり、自分の時間管理がおろそかになりがちです。

たとえばExcelを用いた時間管理だと、ファイルを開いて目的のセルを探し出す手間が毎回発生し、情報更新に時間がかかります。その点、スケジュールツールだとWebブラウザからすぐにアクセスできます。予定の登録や更新も専用インターフェースで行え、自分の時間管理が楽になるのもメリットです。

メリット3:外出時やテレワークでの時間管理が容易となる

管理職クラスになると、別拠点での会議や顧客との打ち合わせも増えるでしょう。しかし外出時には、ホワイトボードやExcelといった手段では時間管理が行えません。また、最近ではテレワークを取り入れる企業も増えており、オフィスワークと比べて時間管理が難しくなっています。

その点、スケジュールツールの多くは社内ネットワークに依存せず使えます。外出時やテレワークでも、スマートフォンで時間管理が行えるのもメリットです。全ての社員がWebブラウザからアクセスして利用できるため、部下とのスケジュール共有もリアルタイムに行えます。

管理職がスケジュールツールを選ぶ時の3ポイント

このように、管理職がスケジュールツールを使うことによって、多くのメリットが得られます。とはいえ、スケジュールツールには数多くの製品やサービスが存在します。選び方を間違えると、期待したほど時間管理の効率化につながらないことも。

ここでは、管理職がスケジュールツールを選ぶ時の3ポイントについて、順番に解説します。なお、スケジュールツールの導入に加えて時間管理のコツも押さえると、より効果的です。時間管理のコツについては、こちらの記事をお読みください。

ビジネスにゆとりを持たせる時間管理のコツ6選

ポイント1:「クラウド型」を選ぶ

スケジュールツールには大きく分けると、社内サーバーを用いる「オンプレミス型」、クラウドサーバーを用いる「クラウド型」が存在します。オンプレミス型の場合、社内サーバーの導入に加えて、運用・保守のためにかなりのコストがかかります。また、基本的に社内でしか使えません。

スケジュールツールを選ぶなら、社内サーバーのために手間やコストが発生しないクラウド型がおすすめです。スケジュール情報が全てクラウド管理されるため、外出時やテレワークでも時間管理が行えます。また、低コストな月額料金で利用開始でき、導入までに時間がかかりません。

ポイント2:見やすさ・使いやすさを重視して選ぶ

スケジュールツールによって、操作画面や操作方法はさまざまです。スケジュールツールを選ぶ時には公式サイトなどを確認し、見やすさ・使いやすさを重視することをおすすめします。見づらいツールだと部下のスケジュールを正確に把握できないことも考えられます。

また、ベテラン社員の中にはデジタルに疎い方も少なくないでしょう。操作が複雑なスケジュールツールだと中々使い慣れず、職場に定着しないかもしれません。クラウド型なら比較的低コストとはいえ、導入したのに活かせないのでは、もったいないですよね。

ポイント3:「日程調整機能」があるものを選ぶ

管理職だと、社内外の会議や打ち合わせに参加することになり、日程調整が頻繁に発生するのではないでしょうか。お互いの都合を考慮する必要がある日程調整では、電話やメールのやり取りが何度も繰り返されがちです。日程調整の効率が悪いと、マネジメント業務の時間が奪われてしまうことも。

管理職の日程調整を効率化するために、「日程調整機能」を持つスケジュールツールがおすすめです。候補日程を相手に選んでもらうだけで日程調整が完了する上に、スケジュールに自動反映されます。社員だけでなく顧客が相手でも使えるため、管理職の日程調整が大幅に時間短縮できます。

アイポの「日程調整機能」

スケジュールツールで、管理職の時間管理を効率化しましょう!

今回は管理職の時間管理にスケジュールツールを使うメリットや、選ぶ時のポイントをご紹介しました。部下は、上司を見て学ぼうとするものです。管理職が上手く時間管理できないようでは、部下の成長にも影響します。企業全体の発展を考えて、管理職の時間管理を効率化することが大切です。

スケジュールツールを導入することが、時間管理の効率化を実現する確実な方法といえます。スケジュールツールを選ぶ時には、機能が豊富な「グループウェア」も選択肢に入れましょう。時間管理だけでなく、勤怠管理やタスク管理なども効率化できます。

業務効率化したい管理職の方は、ぜひグループウェアやスケジュールツールの導入をご検討ください。

グループウェア「アイポ」のスケジュールツール

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