管理職の方必見!ITツールで社内コミュニケーションの課題を解決

2021/11/19

チームをまとめる管理職の方には、部下との円滑な社内コミュニケーションが欠かせません。しかし、実際には円滑なコミュニケーションができず、お悩みの管理職の方も多いのではないでしょうか。

管理職という立場上の事情もあって、社内コミュニケーションには様々な課題があります。こうした課題を解決するためには、オンラインで使える「ITツール」の活用が効果的です。しかしアナログ派な管理職の方だと、社内コミュニケーションに役立つITツールをご存知ない方も多いでしょう。

そこで本記事では、管理職の社内コミュニケーションにおける課題や、その解決策としておすすめのITツールをご紹介します。部下とのコミュニケーションに課題を感じる管理職の方は、ぜひご一読ください。

管理職の社内コミュニケーションにおける3つの課題

社内コミュニケーションがうまく行かないと、職場の雰囲気やチームワークの悪化につながります。また、部下の精神的な負担が大きくなり、最悪の場合は離職のリスクもあるでしょう。

こうしたリスクを防ぐためにも、社内コミュニケーションにおける課題を把握することが大切です。まずは、多くの管理職が社内コミュニケーションで抱えている3つの課題について、順番に解説します。

課題1:お互いの状況が分からないことも多い

業務状況によっては、すぐにコミュニケーションが取れないことも考えられます。円滑なコミュニケーションを取る上で、相手にとって都合の良いタイミングを把握することが重要です。しかし実際には、お互いの状況が分からないケースも珍しくありません。

特に、管理職が忙しそうだと話しかけて良いのか分からず、部下が相談しづらいケースは良くあります。また管理職から部下に話しかける際にも、タイミングを誤ると業務のリズムを乱してしまうかもしれません。管理職と部下の間で十分なスケジュール共有ができていないと、こうした課題が生じるのです。

課題2:「会話のキャッチボール」がスムーズにできない

コミュニケーションは、「会話のキャッチボール」とよく表現されます。双方向に会話を投げ合うため、管理職と部下の両者にコミュニケーションスキルが必要です。一方が適切な発信・受信を行えないだけでも、会話のキャッチボールは成立しません。

しかし、中には業務経験の少ない部下や、人と関わるのが苦手な部下もいるでしょう。こうしたケースでは、会話のキャッチボールがスムーズにできないことも多いですよね。様々な部下を持つ管理職には、それぞれの相手に合わせて適切なコミュニケーションの方法を取ることが大切です。

課題3:離れた相手とコミュニケーションしづらい

管理職だとチーム内でのレビューや、顧客との打ち合わせなど、社内外の会議に参加することも多いでしょう。また、最近ではテレワークを導入する企業も増えています。自席を離れていたりオフィス自体にいなかったりすると、当然ながら対面でのコミュニケーションは行えません。

しかしアナログ体質な職場だと、オンラインでコミュニケーションを取れる環境が整っていないことも。離れた相手と電話やメールでやり取りすることになり、不便さを感じている方も多いでしょう。電話だと相手がすぐに出られないことも多く、メールだと確認待ちの時間が必ず発生します。

管理職の社内コミュニケーションに役立つITツール

このように、管理職の社内コミュニケーションには様々な課題があります。こうした課題を解決するためには、ITツールの活用が欠かせません。ここでは、管理職の社内コミュニケーションに役立つITツールを2つご紹介します。

なお、ITツールの種類は多いため、ビジネスシーンに合わせて使い分けることが大切です。社内コミュニケーション以外に役立つITツールも知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

ITツールを導入して業務効率化!企業での活用シーンを5つご紹介

お互いの状況がすぐ分かる「スケジュール管理ツール」

「スケジュール管理ツール」は、スケジュールの管理・共有をオンラインで効率化できるITツールです。Webブラウザさえあれば、自分やチームメイトのスケジュールを容易に把握できます。お互いの状況がすぐに分かるため、タイミングの良いコミュニケーションを実現できるでしょう。

また、多くのスケジュール管理ツールには日程調整機能も備わっています。候補日程をメールで展開して、相手に都合の良い日程を選んでもらうだけで日程調整が完了するため、非常に便利です。スケジュールの更新も自動化されるので、部下と個別の面談を行う際に活用すると良いでしょう。

アイポの「スケジュール管理ツール」
アイポの「日程調整機能」

どこでも意思疎通できる「ビジネスチャット」

「ビジネスチャット」は、メッセージによりオンラインで会話できるITツールです。本文を入力して送信ボタンを押すだけで、簡単に任意の相手にメッセージを送信できます。テレワークや外出で顔を合わせられない場合でも、手軽に部下とコミュニケーションが取れます。また、部下が口頭では話しづらい内容でも、管理職へ気軽に相談できるでしょう。

アイポの「ビジネスチャット」

ITツールで、部下とのコミュニケーションを円滑に!

今回は管理職の社内コミュニケーションにおける課題や、その解決策としておすすめのITツールをご紹介しました。

最近ではテレワークが広まっており、部下と対面でのコミュニケーションが取れないことも多いですよね。様々な業務を抱えながら、多くの部下と円滑なコミュニケーションを取ることは容易ではありません。管理職の社内コミュニケーションを改善する上で、ITツールの活用が鍵となります。

ITツールをこれから導入する方には、多機能な「グループウェア」がおすすめです。今回ご紹介したスケジュール管理ツールやビジネスチャットの機能はもちろん、プロジェクト管理などにも利用できます。部下との社内コミュニケーションを円滑にしたい管理職の方は、ぜひグループウェアなどのITツールをご導入ください。

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