管理部の方必見!社内情報共有に最適なITツールをご紹介

2022/03/22

管理部は、企業の成功を陰で後押しする大切な部署です。企業の売上には直結しないものの、管理部がさまざまな他部署をサポートすることで、企業全体の働きが良くなります。

しかし、他部署と上手く連携できないとお悩みの管理部の方も多いのではないでしょうか。

管理部が他部署とスムーズに連携する上で、社内情報共有が欠かせません。社内情報共有を効率化するなら、オンラインで使える「ITツール」を活用するのがおすすめです。

とはいえITツールには多くの種類があり、どれを選べば良いか分からない方も多いですよね。

そこで本記事では管理部の方向けに、社内情報共有のためのITツールを選ぶポイントや、おすすめのITツールをご紹介します。社内情報共有に課題を感じている方は、ぜひご覧ください。そもそものITツールについて詳しく知りたい方には、こちらの記事がおすすめです。

ITツールとは?社内導入の際のポイントなど、分かりやすく紹介

管理部が社内情報共有のためのITツールを選ぶ3ポイント

まずは、管理部が社内情報共有のためのITツールを選ぶ3つのポイントについて、順番に解説します。

ポイント1:どこでも使える「クラウド型」を選ぶ

管理部は、さまざまな部署とスピーディーに連携できなければなりません。しかし中には、営業部のように外出が多い部署もあるでしょう。

よって、社員がどこにいても使える「クラウド型」のITツールを選ぶことが大切です。クラウド型だとデータをクラウド管理できるため、社内ネットワークに依存せずどこでも使えます。テレワークでも使えるのはもちろん、外出時でもスマートフォンで利用が可能です。

反対に「オンプレミス型」のITツールだと、自社サーバーでデータ管理することになるため、社外では利用できません。またコスト面でも、サーバーを自社で構築・運用しなくてよいクラウド型の方が優れています。

ポイント2:誰でも使いやすいものを選ぶ

社内情報共有のために日々繰り返し使うことを考えると、使いづらいITツールでは業務効率の低下を引き起こします。またIT化が進んでいない部署だと、デジタルに疎い社員も少なくないでしょう。たとえ管理部は問題なくても、他部署の社員が使えないITツールでは、結局のところ社内情報共有には使えません。

よって、ITリテラシーの高さに関わらず、社員の誰でも使いやすいITツールを選びましょう。製品の公式サイトで操作画面や操作方法をチェックし、使いやすさを確かめることをおすすめします。無料トライアルのある製品なら、必要に応じて実際に使ってみるのも効果的です。

ポイント3:予算やニーズに合った機能のものを選ぶ

ITツールを利用するためには、当然ながらコストが発生します。オンプレミス型だと初期費用が必ずかかるほか、場合によってはライセンス料なども継続的に支払わなければなりません。クラウド型なら初期費用はまず発生しませんが、月額や年額の利用コストは支払う必要があります。

コストは選んだ製品によっても、利用する機能によっても大きく変わります。たとえ高機能な製品を選んだとしても、あまり社内で活かせないのでは予算の無駄遣いです。よって、企業の予算やニーズをしっかり考慮して、必要な機能を持つ製品を選びましょう。

社内情報共有におすすめのITツール3選

ここでは、社内情報共有におすすめのITツールを3つご紹介します。なお、ITツール選びも大切ですが、ほかにも導入前に決めるべきことがあります。詳細については、次の記事をお読みください。

ITツール導入前に決めるべきことは?失敗しない業務改革のススメ

その1:スケジュール管理ツール

「スケジュール管理ツール」は、スケジュールをオンラインで管理・共有できるITツールです。カレンダー形式で、自分を含めた全社員の予定をひと目で把握できます。社員ごとの色分け表示や、「訪問」「来客」などのカテゴリー表示によって、スケジュール共有が加速するでしょう。

また、専用のインターフェースで予定の追加・更新が容易にできるため、スケジュール管理の効率化にもつながります。たとえば、ドラッグアンドドロップで予定の日時を簡単に変更することが可能です。スケジュール管理・共有はどのビジネスでも欠かせないため、特におすすめのITツールです。

アイポの「スケジュール管理ツール」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、離れた社員とオンラインでメッセージによる会話が行えるITツールです。本文入力・送信ボタン押下の2ステップだけでメッセージを送信でき、メールよりも素早く情報共有できます。多くのビジネスチャットはスマートフォンでも利用できるため、テレワークや外出中でも問題ありません。

アイポの「ビジネスチャット」

その3:勤怠管理ツール

「勤怠管理ツール」は、オンラインで勤怠情報の管理・共有が行えるITツールです。他部署社員の勤怠情報であっても、管理部がWebブラウザから確認できるため、勤怠表を印刷・提出する必要がありません。勤怠情報をファイル出力する機能もあり、給与計算ソフトと組み合わせることで給与計算も自動化できます。また、スマートフォンのタップ操作で日々の打刻が行えるため、タイムカードよりも手軽です。

アイポの「勤怠管理ツール」

ITツールを導入して、社内情報共有を効率化しましょう!

今回は管理部の方向けに、社内情報共有のためのITツールを選ぶポイントや、おすすめのITツールをご紹介しました。

社内情報を十分に共有できる仕組みを構築することで、管理部が他部署をしっかりサポートできるようになります。それを実現するためには、ITツールの活用が欠かせません。とはいえ、さまざまなITツールを導入しようとすると、コストがかさんでしまいます。

コストを抑えてITツールを導入するなら、「グループウェア」がおすすめです。情報共有やコミュニケーションに役立つ複数の機能を持つITツールで、今回ご紹介したITツールの機能が全てそろいます。社内情報共有を効率化したい管理部の方は、ぜひグループウェアなどのITツールを導入しましょう。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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