仕事でパソコンを扱う企業には、USBメモリやソフトウェアといった社内資産がありますよね。これらの社内資産は日々の業務を円滑に進めていくうえで欠かせない存在です。
社内資産は各社員が共用するものなので、利用状況の正確な管理が求められます。社内資産の利用状況を管理するうえで、紙の利用表を使っている企業も多いようです。
しかし、紙での社内資産の管理にはさまざまな問題があります。
今回は、社内資産の利用状況を紙で管理している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
USBメモリの利用状況が正確に管理されていない
今回インタビューした企業は弁護士事務所で、裁判に向けての手続きやお客様相談を行っています。
取り扱う顧客情報は高い機密性が求められるため、ネットワーク上ではなくローカル環境で管理しています。そのため顧客情報を共有する場合は、USBメモリを利用することがほとんどです。
USBメモリの利用頻度が高く、複数人が異なるUSBメモリを同時に利用していることもあります。そのため、USBメモリの利用状況は紙の利用表で管理しています。
しかし、USBメモリの利用表がきっちり運用されておらず、誰がどのUSBメモリを使っているか分からなくなってしまうこともあります。その結果、利用していない人がUSBメモリを持ちっぱなしになっていることも多く、必要としている人が利用できないこともあるそうです。
紙での資産管理は利用状況がひと目で分かりにくいうえに、混乱が生じやすい
こちらの企業では、紙の利用表でUSBメモリの利用状況を管理している、とのことでした。
利用表にはUSBメモリの資産番号ごとに利用状況を管理する欄があります。USBメモリを利用する場合、当該資産番号の欄に自分の氏名と利用開始日時を記入します。USBメモリ返却時に、返却日時を記入します。
紙の利用表での資産管理は、利用状況がひと目で分かりにくいのが大きなデメリットです。また、記入ミスや記入忘れが発生しやすいため、混乱が発生することもあります。
しかも、手書きで追記していくため、定期的に新しい利用表を印刷しないといけません。これでは、余計な仕事が増えてしまいますよね。
グループウェアのカレンダー機能で、社内資産をシンプルに管理
社内資産の管理には、グループウェアのカレンダー機能を使うのが効果的です。
グループウェアだと、社内資産の利用状況をクラウド上で管理できます。資産を利用する場合は、パソコンやスマートフォンから予約が行えるのでとても手軽です。それに、利用表を紙で印刷する手間もなくなります。
また、カレンダー形式なので利用状況がひと目で把握しやすいのです。しかも、重複予約できないシステムとなっているため、正確な管理ができます。さらに、紙での管理よりもシンプルなため記入ミスも発生しにくいといえます。
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