一般社員と管理職のコミュニケーションを円滑に行うためには

2021/01/19

日々の業務を円滑に行うためには、コミュニケーションの最適化が必要です。特に管理職は一般社員と常にコミュニケーションを取り、進捗状況を把握しておく必要があるでしょう。

実際に平成29年に「内閣官房内閣人事局」が行った、「管理職のマネジメント能力に関するアンケート調査」では、管理職に「職場内のコミュニケーションの活性化」を求める声も多いことがわかりました。

しかしスケジュール・タスク共有などが最適化されておらず、社員間のコミュニケーションに課題を抱える方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、一般社員と管理職間でのコミュニケーションに課題を抱える企業にインタビューを行いました。そこで見えた課題や解決策を紹介します。

スケジュールやタスクがスムーズに共有されず、コミュニケーションの行き違いが発生

今回インタビューした企業は樹脂系建材製造会社で、建物の防水シートを製造・販売しています。

この企業が抱える課題の1つが、「社内の円滑なコミュニケーション」です。社員間でスケジュール共有がスムーズにできておらず、円滑にコミュニケーションが進まない場面も多いとのことでした。

特に「一般社員」と「管理職」の間で、コミュニケーションの行き違いが頻繁に発生するようです。

管理職は部署のメンバーのスケジュールや業務を完全に把握しきれていないため、報告書などの結果からしか状況を判断できない場面も多く、悩みを抱えています。

スケジュール共有が効率的に行われていないと、仕事の進捗状況の把握や日程調整などを行うとき、大きな手間がかかりますよね。特に営業のメンバーは外勤も多く、いつでも連絡できるとは限りません。

手帳やカレンダーでの情報共有では、リアルタイム性に欠ける一面も

今回インタビューした企業は、社内の情報共有やスケジュール管理を、自身の手帳や共有カレンダーを用いて行っているとのことでした。

手帳や共有のカレンダーは、スケジュールに変更が生じた際、わざわざ書き直す手間がかかります。

またカレンダーの場合、スケジュールを変更するために、帰社する必要も出てくるでしょう。インタビューした企業の中には、更新するのをうっかり忘れてしまった社員も多いとのことです。

手帳や共有のカレンダーは手軽に利用できるメリットもありますが、「リアルタイムでの情報共有」という観点からは、若干不便なツールになりかねません。

最新の情報が社内で共有されていないと、社員の業務内容も把握しにくいですし、コミュニケーションの行き違いが発生する可能性もあります。

グループウェアで情報共有を行い、無駄のないコミュニケーションに

管理職と一般社員でコミュニケーションを最適化するには、グループウェアを用いるのがおすすめです。グループウェアとは、インターネットを用いて業務効率化を促進させるツールで、以下のような機能が搭載されています。

  • 共有カレンダー機能
  • タスク管理機能
  • チャット機能
  • ファイル共有機能

グループウェアはインターネット環境からログインするだけで利用できるもの、アプリケーションとして端末に入れられるものなど、様々な種類があります。

グループウェアを用いることで、場所を問わず社員間で連絡できるようになったり、情報共有が行えたりしますので、スピーディーなコミュニケーションにつながるのです。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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