【マネジメントを効率化】ビジネスカレンダーをIT化するメリット

2021/10/25

「外出先でも予定をチェックしたい」
「プロジェクトメンバー全員の予定を管理するのが難しい」
そうお悩みの管理職の方も多いのではないでしょうか。

そのような場合は、ビジネスカレンダーをIT化することがおすすめです。
ITツールでスケジュール管理すると、スマートフォンやタブレットでも予定を確認でき、メンバー間で予定を共有できるといったメリットがあります。ツール選びのポイントや、運用のコツもふまえて、ぜひ参考にしてみてください。

カレンダーをIT化するメリット

どこでもチェックできる

カレンダーをIT化するメリットの一つは、どこでも確認できることです。スマートフォンやタブレットでも見られるため、外出先でも予定を確認できます。営業や打ち合わせなどで外出の多い企業・部署には特に大きいメリットとなるはずです。

共有するメンバーの予定を確認できる

ITのカレンダーアプリは、メンバー間で共有できます。カレンダーには自分だけでなく、メンバーの予定も表示されます。そのため誰が何の業務にあたっているかを楽に把握でき、急な業務ができた際にも割り振りしやすくなるのが特徴です。またメンバーのリスケは、あなたのカレンダーにもリアルタイムで反映されるため、予定変更に関わるトラブルも予防できます。

加筆・修正がしやすい

アナログの手帳やホワイトボードだと、書き足したり修正をしたりすると見づらくなってしまうこともありますよね。デジタルでは、そのようなストレスはありません。メンバーごとに色分けをしたり、絵文字をつけたりして、より見やすくすることもできます。

他アプリと連携して業務効率アップ

ITならではのメリットが、他のアプリと連携できるところです。
タスク管理アプリや、日程調整アプリ(打ち合わせなどの日程を)などと連携することで、
業務効率も高まるでしょう。

カレンダー上で記入したタスクを、スマートフォンに入っているタスク管理アプリに反映させたり、日程調整アプリで決定した日程を、自動的にカレンダーに入力したりすることも可能です。再入力や、いくつかのアプリを交互に見る手間が省けるため、時短に繋がるでしょう。

通知を設定して予定忘れを防止

カレンダーとアラート機能を連携することで予定忘れを予防できます。予定の10分前、1日前など、任意の時間帯に通知がきます。
打ち合わせなど対面の予定のほか、資料作成やメール返信などのタスクにもアラートを設定することで、現在の業務に集中しやすくなるでしょう。

デジタルカレンダーのコストは?

デジタルカレンダーは無料で使用できるものもありますが、個人利用のものが多く、組織で活用するとなると機能的に物足りないものが多くなってしまいます。

有料のカレンダーツールは、人数によって料金が異なる場合もあります。料金は1人あたり数百円のことが多く、オプション機能によって変動する場合も。どの機能がいるか、いらないかを無料体験中に検討することで、導入コストを抑えられます。多機能・他アプリとの連携をお考えの場合は、有料カレンダーアプリも参照してみてください。

カレンダーツールを選ぶポイント

マニュアルを読まなくとも使えるものを

ITツールが社内に浸透しなかった失敗理由として、「使い方が複雑で、誰も使いたがらなかった」という意見がよく挙げられます。これを防ぐためにも、簡単に操作できるカレンダーアプリを選ぶのがポイントです。

基準は、「マニュアルを読まなくても、直感で操作法がわかる」を参考にしてみてはいかがでしょうか。日常の操作でも、毎回マニュアルを確認しなくてはならないとなると、負担になります。パッと見で、「入力したいときはここをタップすればいいんだな」「予定の詳細はここを見ればいいんだな」とわかるものがおすすめです。

他アプリとの連携もチェック

「現在使っている別のアプリとの連携がうまくいかなかった」
ということで、カレンダーアプリを解約し、新たなものと契約した、というケースもあります。

そのため、使っているアプリとの連携ができるかどうかは必ずチェックしておきましょう。
・タスクアプリ
・メッセージツール
・メモアプリ
はカレンダーと連携することが多いツールです。今使っているアプリと同期できるか、確認しておくことをおすすめします。

導入・運用にかかる費用を確認

ITのカレンダーを導入しても、採算が合わなければ、すぐに解約となるでしょう。そのため、コストパフォーマンスを検討することも大切です。導入するメリットやデメリットを書き出し、社内に合ったカレンダーアプリを見つけてみましょう。

社内にカレンダーツールを浸透させるコツ

使いやすいツールを導入する

使い方が複雑なツールだと、利用頻度が少なくなってしまい、社内に浸透しにくいです。
そのため、使いやすいカレンダーツールをおすすめします。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも見やすい、入力しやすいものを選びましょう。

運用のメリットを伝える

ITツールを導入しただけでは、なかなか社内に浸透しません。どのような理由で導入したのか、どういったメリットがあるのかを、具体的に導入背景やポジティブな効果を共有することで社内にも浸透しやすくなるはずです。

運用ルールを定める

事前に運用ルールを定めた方が、混乱がおきにくいです。
「リスケした場合は、どう連絡しておくべきか」「予定別の色分け方法」「共有範囲はどこまでにするか」などは、予め決めておくことをおすすめします。

ただ、このようなルールは使いながらでないと決めにくいこともあるかと思います。そのため1週間~1ヶ月間、少人数でテスト運用してみてはいかがでしょうか。そこでのフィードバックをもとにルールを決めることで、社内全体での導入を円滑に進められます。

担当者(管理者)を配置する

使い方や運用の不明点を尋ねられる担当者を配置しましょう。カレンダーツールでわからないところがあった際、一人で迷ったり、毎回マニュアルを読んだりしていては、社員の負担となってしまいます。

そうしたストレスを軽減するためにも、担当者の配置をおすすめします。また、導入初期は担当者が積極的にカレンダーを活用しましょう。ITツールの担当者や上司が誰も利用していないと、社員はよりいっそう触りづらくなるはずです。これから社内でメインにしていくツールという印象を強めるためにも、積極的な活用をしてみてください。

無料体験でまずはメリットの実感を

今回は、ビジネスカレンダーをIT化するメリットとポイントをご紹介しました。導入費用は、無料で済むこともあります。
「スケジュール管理が複雑で辛い」
「プロジェクトの進捗管理が苦手」
とお悩みの際は、まずは少人数で利用してみてはいかがでしょうか。

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