管理職なら知っておくべき!マネジメントにおける3つのコツ

2021/09/30

組織成功の鍵を握っているのは、管理職のマネジメントです。しかし、それぞれの部下に合わせたアプローチが必要となるマネジメントは容易ではありません。上手くマネジメントを行えないと、組織の成果が上がらないばかりか、変化に対応できない弱い組織となってしまうことも。

組織を成功に導くためには、マネジメントを上手く行うコツを把握することが大切です。そこで本記事では、マネジメントにおける3つのコツをご紹介します。現在管理職を務めている方はもちろん、これから管理職へのキャリアアップを目指す方も、ぜひご覧ください。

管理職のマネジメントにおける3つのコツ

そもそも「マネジメント」とは、組織においてヒト・モノ・カネを管理することです。ただし組織開発では多くの場合、ヒト(組織のメンバー)を管理することを指して使われます。ここでは、マネジメントの対象が組織のメンバーであることを前提とします。

管理職がマネジメントを上手く行うためのコツは3つです。それぞれ、順番に解説します。

コツ1:メンバーの意見を積極的に聞き出す

マネジメントでは、それぞれのメンバーが正しい方向に進めるよう誘導します。とはいえ、一方的に指示を出すだけでは、メンバーの主体性は身に付きません。いわゆる「指示待ち人間」を増やす要因となり、不測の事態に対応できない組織となってしまいます。

メンバーの主体性を高めるためには、意見を積極的に聞き出すのが効果的です。管理職側から聞き出すことで意見を言いやすくなる上に、メンバー自ら考える習慣が身に付きます。また、メンバーごとの個性も把握でき、柔軟なマネジメントが行いやすくなります。

コツ2:話しかけやすい雰囲気づくり

進捗管理などでは、メンバーからの報・連・相が必要不可欠です。しかし、管理職が常にピリピリした雰囲気では、メンバーから報告や相談がしづらくなってしまいます。最悪の場合、メンバーの進捗遅れに周りが気づけずに取り返しがつかなくなる、といった事態も考えられます。

こうした事態にならないよう、いつでも話しかけやすい雰囲気を作っておくことが大切です。マネジメントで上手く行かないことがあっても、ネガティブな感情をできる限り表に出さないようにしましょう。また、メンバーから報告や相談があった際には、親身になって話を聞くようにするのもポイントです。

コツ3:ITツールの力を借りる

マネジメントでは、複数メンバーの状況を並行して把握・管理する必要があります。ホワイトボードなどのアナログな手段では、正確にメンバーの状況を把握することは困難です。また、最近広まっているテレワークでは対面でのやり取りが行えず、メンバーの状況を把握できません。

マネジメントにおけるこうした課題を解決するためには、パソコンで使えるITツールの力を借りるのが効果的です。進捗管理やコミュニケーションがどこでも迅速にでき、効率的にマネジメントが行えます。多くのITツールは社内ネットワークに依存せず使えるため、テレワークでも問題ありません。

管理職のマネジメントを効率化するITツール3選

管理職のマネジメントを上手く行うなら、ITツールで効率化するのが一番の近道です。ITツールはパソコンやスマートフォンから使えるため、その場で使える上にテレワークにも対応できます。また、多くの場合サブスクリプション方式で、社内サーバーなどを用意せずともスピード導入可能です。

ここでは、マネジメントに役立つおすすめのITツールを3つご紹介します。なお、その他のITツールについても知りたい方は、こちらの記事をあわせてお読みください。

ITツールで業務効率化!企業での活用シーン5選をご紹介

その1:プロジェクト管理ツール

「プロジェクト管理ツール」は、プロジェクト単位でメンバーの進捗状況を管理・共有できるITツールです。ガントチャート形式で、各タスクの進捗率がバーで見やすく表示されます。全メンバーの進捗状況が容易に把握できるため、迅速なフォローが行えます。

また専用のインタフェースによって、プロジェクト管理の時間短縮が可能です。プロジェクト計画を立てる際にも、Excelなどのように自ら体裁を整える必要がありません。Webブラウザからアクセスできるため、いつでもその場でプロジェクト状況の更新や確認が行えます。

アイポの「プロジェクト管理ツール」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、Web上で離れた相手と会話できるITツールです。メッセージを入力して送信ボタンを押すだけで良いため、スピーディーなやり取りが行えます。対面では話しづらい内容でも、ビジネスチャットなら気軽に相談しやすいでしょう。

対面でやり取りできないテレワークでも、Webブラウザから簡単にメンバーとやり取りが可能です。またメッセージを送信すると、受け取った相手のデスクトップ上に通知されます。そのため、管理職からのメッセージにメンバーがすぐに気づけて、素早くコミュニケーションが取れます。

アイポの「ビジネスチャット」

その3:報告書作成ツール

紙を使った報告書を不便に感じている方も多いですよね。「報告書作成ツール」を使えば、報告書を全てオンライン化でき、組織内で共有できます。印刷の手間が省けるのはもちろん、紙やインクのコスト削減にもつながります。

作成した報告書は、通知先を設定することで任意の相手だけに通知することが可能です。ビジネスチャット同様にデスクトップ通知されるため、メールで業務報告する際のように埋もれて見逃してしまうリスクを減らせます。コメント機能もあるため、テレワークでもスムーズに情報共有できます。

アイポの「報告書作成ツール」

ITツールで、管理職のマネジメントを効率化しましょう!

今回はマネジメントにおける3つのコツや、マネジメントにおすすめのITツールをご紹介しました。マネジメントのコツを把握して実践することが、より良い組織づくりにつながります。メンバーの主体性が高まれば、管理職の負担も減らせるでしょう。

マネジメントでは、メンバーとの情報共有やコミュニケーションが必要不可欠ですが、アナログな手段では非効率的です。ITツールを活用することで、メンバーとの連携が容易となり、マネジメントが効率化できます。

ITツールを活用する際には、今回ご紹介したITツールの機能を全て兼ね備えた「グループウェア」がおすすめです。マネジメントを上手く行いたい管理職の方は、グループウェアなどのITツールをご活用ください。

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