工数管理ツールを導入して業務効率化する方法を知ろう!メリット・注意点を解説

2021/11/08

業務の効率化や業務の改善、生産性の向上などを目指す際に、重要になってくるのが「工数管理」です。幅広い分野で業務効率化が期待できる工数管理を導入するにも、どんなツールを選んで、どのように運用していけばいいのか、わからないといった企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、工数管理ツールを選ぶ際の注意点や工数管理ツールを導入する際のメリットなどについて解説しています。

工数管理とは

工数管理は、作業量を管理するために使用され、ソフトウェア開発業や製造業、建設業の分野など、幅広い業種で活用されています。工数は「工数=作業時間×人数」の計算式により算出できます。

工数の単位は、時間の扱い方によって変わります。 「人時」「人日」「人月」などの単位を使うことが一般的です。

2種類の工数管理方法

工数管理は、各作業工程に必要とした時間を記録しなければなりません。一般的には、エクセルと管理ツールの2つに分類され、それぞれのメリット・デメリットについて確認しておきましょう。

エクセルを利用するメリット

・エクセルが導入されているPCであれば追加コストがかからない
・使い方が広く認知されている
・自分仕様に変更できる
・トラブル発生時の対応がしやすい

エクセルを利用するデメリット

・分析ツールとしては物足りなさを感じる
・工数管理マニュアルを一から考えなくてはならない
・入力漏れやミスに対して対応しづらい
・複数の管理が困難
・管理データの更新に時間を要する

管理ツールのメリット

・複数管理や複雑な工数管理にも対応しやすい
・使いやすい仕様に変更できる
・入力制限により事前に入力ミスや漏れを防げる

管理ツールのデメリット

・イニシャルコストがかかる
・種類が豊富で導入ツールの選定に時間を要する

工数管理ツールの導入がおすすめ

当然ですが、工数管理ツールは、使えなければ効果を発揮しないため、自社仕様で使いやすい仕様であることが最も重要であるといっても過言ではありません。そのため、自社企業のニーズに合うものにカスタマイズできる「工数管理ツール」がおすすめです。

導入コストに見合うだけのシステムであるかどうかについては、無料お試し期間キャンペーン等を利用して、見合った成果を得ることができれば導入してみてください。ただし、工数管理ツールが社内に浸透するまでに時間がかかるため、長期的に活用することを前提に検討しましょう。

工数管理ツールの種類

各システム開発業者が販売している工数管理ツールは、「クラウド型」と「インストール型」の2種類に分類できます。

≪工数管理ツールクラウド型≫

クラウド型とは、インターネット経由でGoogle等のブラウザ上から、工数管理ツールにログインできるタイプのものです。パソコン上の難しい設定がないため、導入する際の手間がかかりません。パソコンの取扱いが苦手な方にも簡単操作で使いやすいのが特徴です。セキュリティ面に不安を感じる企業も多いですが、定期的にバージョンアップされるため、高いレベルのセキュリティ体制は担保されています。

≪工数管理インストール型≫

インストール型は、インターネットを介さず、パソコン本体にインストールするタイプのものです。パソコン内で情報のやり取りが完結するため、情報漏洩リスク等が抑えられる特徴をもちます。しかし、定期的なバージョンアップやインストール・セットアップに時間が必要です。

クラウド型とインストール型を理解して、社内従業員のITリテラシや職場環境に合わせて自社に合うツールを選定しましょう。

自社仕様に合った工数管理ツールを選定するポイント

ここまでの解説で工数管理ツールが便利であることはお分かりいただけたと思います。一方、さまざまなソフトウェア会社が販売する工数管理ツールの中から自社に適した工数管理ツールを選定する場合、どんな基準で選定していいのかわからないという企業も多いのではないでしょうか。

そこで本章では、自社に合った工数管理ツールを選ぶ際のポイントをご紹介しています。

ツール機能

工数管理の主な機能としては、スケジュール管理・プロジェクト管理・日報管理・予算管理・実績管理・勤怠管理・原価管理などがあります。

自社でプロジェクトを達成させるための工数管理機能が備わっているかを確認して、必要な機能を備えている工数管理ツールを選定しましょう。

便利より使いやすさを重視

工数管理ツールはなるべく使いやすい仕様のものを選択しましょう。ツールを常習化するためには、見やすいプラットフォームに加えて、操作性がシンプルで使いやすいものが望ましいです。

ツールに慣れるまでは、機能が多くても全て使おうとするのではなく、まずは必要最低限の機能のみを表示させて、利用させるのがスムーズに社内浸透するポイントです。

セキュリティ面

工数管理ツールのなかに、顧客情報や個人情報を一元管理していることもあるので、高いセキュリティが約束された工数管理ツールを選ぶ必要があります。一例としては、2段階認証やアクセス制限機能です。最低、この2つの機能が備わっているツール選定が重要です。

イニシャル・ランニングコスト

工数管理ツールは便利であるものの、全ての企業にマッチするとは言い切れません。社内浸透が上手くいっていない企業やそもそも工数管理するほどプロジェクトがない、従業員の管理が必要ないといった事例では、費用が膨らむだけです。

自動化できる部分がどれくらいあるのかなど、自社の作業フローの確認などが費用対効果を考える時に重要になります。

工数管理ツールを導入する時の注意点

工数管理ツールを導入する際には2つの注意点があります。工数管理ツールを導入する前には、必ず以下の注意点を理解した上で検討してみてください。

常習化できない人へのサポート

社内で初めて工数管理ツールを導入する場合、ツールの入力が慣れていないために常習化できない場合があります。日常業務の一環とするためには、ツール管理者を専任し、社員が毎日入力しているかをチェックしたり、指導してあげたりする必要があります。

工数管理する目的を共有

工数管理ツールを利用する目的を全社員で共有することも重要です。なぜなら、工数管理する目的やメリットを理解していなければ、社員がツールの入力を無駄だと感じてしまうからです。社内で目標を掲げて、目標を達成させるためのツールとして導入したなどの共有理由を事前に考えておきましょう。

工数管理ツールを導入するメリット

工数管理ツールがプロジェクト業務にさまざまな好影響を与えることは前述でおわかりいただけたと思いますが、本章ではより具体的に工数管理ツールを導入するメリットについてご紹介していきます。

業務課題の可視化

工数管理ツールを導入することで、業務課題の可視化につながります。
工数管理ツールは、社員一人一人のスケジュール管理やプロジェクト進行管理も把握できるため、予定通りに進んでいなければ、一目で確認することができます。

毎回同じような工程に問題が生じるのであれば、なぜ問題が発生しているのかを課題に上げて、課題を早期解決することにつながります。

生産性の向上

工数管理ツールの導入で、業務改善や業務の効率化が実現すれば、従業員のモチベーション向上に期待できます。無駄を排除し、作業の自動化、効率化により、労働時間が減少し、従業員は長時間労働を強いられることがなくなるからです。

企業にとっては、人経費が削減できるため、企業と従業員のどちらにもメリットがあるといえます。

自社に適した工数管理ツール選び

工数管理ツールを導入して業務効率化する方法、導入メリット、導入する際の注意点について理解は深められたでしょうか。

工数管理は、作業管理や作業フローを整え、上手に活用することで、大幅な業務の効率化・業務の改善が期待できます。その工数管理をサポートしてくれるのが、工数管理ツールなのです。

これから業務フローの見直しや業務効率化・業務改善を目ざす企業は、ぜひ本記事を参考に工数管理ツールの導入を検討してみてください。

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