工数管理を正確に行うためには

企業の利益を拡大するためには、工数管理がとても大切です。特に受託開発のような工数が企業の売り上げに直結する仕事では、工数管理でのミスが許されません。

また、工数管理は企業の生産性向上という意味でも重要です。予定工数と実績工数を正確に管理することで、どの作業に時間がかかってしまったのかすぐに把握できます。その結果、今後の作業にフィードバックできますし、見積もり精度の向上にもつながります。

しかし、案件の種類や数が多く、正確な工数管理に苦労している企業も多いようです。今回は、さまざまな種類の案件を請け負っている企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

工数管理に時間がかかる上に、入力ミスも発生

今回インタビューした企業はIT設計会社で、ハードウェアやソフトウェアの製品を受託開発しています。ハードウェア・ソフトウェアともに対応できるよう、さまざまなスキルを持つエンジニアが働いています。

Web系や組み込み系など開発の種類は幅広く、多くのチームに分かれてさまざまな案件に着手しています。受託開発は作業にかかった工数が売り上げに直結するため、それぞれの開発案件ごとの正確な工数管理が欠かせません。

現状は、Excelファイルを使って工数管理しています。しかし、工数入力する案件を間違えてしまったり、工数入力や集計作業に時間がかかってしまったりという問題があるそうです。

Excelファイルでの工数管理は見づらく、集計や整理が大変

こちらの企業ではExcelの共有ファイルで工数管理している、とのことでした。

工数管理には、予定工数と実績工数の入力がそれぞれ必要です。予定工数は、プロジェクト管理者や各メンバーが相談しながら開発開始前に入力します。開発開始後は、各メンバーが作業にかかった実績工数を随時入力していく形です。開発終了時に、プロジェクト管理者が各メンバーの予定工数や実績工数を集計します。集計したデータは管理部へ展開するだけでなく、今後の開発計画へのフィードバックにも使われます。

Excelファイルでの工数管理は、開発案件数が多い今回のようなケースでは、行数が増えて見づらくなります。結果として、入力したいセルを見つけるのに時間がかかったり、違うセルを編集してしまったりといったことが起きやすいのです。

また、開発の種類は様々なのでそれぞれ整理しないと、せっかく集計しても活用しづらいデータになってしまいます。Excelファイルでは開発の種類ごとに整理しようとするとシート数が増えやすく、確認や編集がしづらくなります。しかも、Excelファイルでは集計作業に複雑な数式を使うことになりやすく、集計ミスも発生しやすいでしょう。

グループウェアのプロジェクト管理機能で、工数も進捗もオンライン管理

工数管理を正確に行い効率化するには、グループウェアのプロジェクト管理機能を使うのがオススメです。

グループウェアだと、開発案件やタスクごとの予定工数・実績工数をWeb上で管理できます。工数だけでなく進捗状況も管理できるため、統合的なプロジェクト管理が可能です。

プロジェクト状況はガントチャート形式で表示されるため見やすく、入力箇所がすぐに分かる上に入力ミスの心配もありません。また検索機能やソート機能も充実しており、必要な工数データをすぐに見つけられます。

さらに、案件ごとの集計作業も自動的に行ってくれます。そのため、Excelファイルを使って手作業で集計する必要がなくなり、集計ミスも防げます。

グループウェアのプロジェクト管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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