メール配布から社内掲示板へ移行して情報共有を促進する

2021/01/11

企業内の「情報共有」は業務を遂行する上で重要な観点の一つです。

経営陣の方針を情報共有することにより、企業が一丸となって無駄なく目標に向かって業務を行うことができます。

社員の様々な知見やノウハウ、失敗事例といったナレッジを情報共有することにより企業全体のパフォーマンスを底上げすることが可能になります。

人事や総務的な企業内の手続きや周知事項を情報共有することにより無駄なく企業内のルーチン的な作業をどの社員でもできるようになります。

情報共有は企業にとっておろそかにできないポイントです。

この記事ではインタビューをさせて頂いた企業から見えてきた情報共有の問題点とその解決策を示しています。

周知事項はメールで配布しているが読まない社員が多く、ナレッジ共有も出来ていない

今回インタビューをさせて頂いた企業は補聴器を国内で製造していて、対面接客で補聴器の販売やサポートを行っています。

人事や総務からの周知事項はメールで社員に配布しているが送信元が人事や総務だと読まずにスルーする社員がいます。そのために重要な申請期限を過ぎてしまったり、手続き変更があっても気づかずに間違った手続きをする社員が結構います。

そのために、人事や総務が繰り返しメールを出したり、申請の期限が過ぎても出してこない社員に一人一人電話で催促したりしていて、本来業務を圧迫することもあります。

社員の知見やノウハウは属人化されていて、

「その件なら○○さんに聞いて」

という会話が日常的にされています。

見識のある社員が病気や退職した場合は現場で混乱などが出たこともありました。

メールベースの情報伝達と属人化されたナレッジ

人事や総務からの周知事項はメールを使って、組織や役職ごとに作成したメーリングリストを内容により選択して配布しています。

重要な周知事項については職制を通じて、チームミーティングなどで取り上げてもらうよう依頼しています。

社員の持つ見識やノウハウなどの共有は作業報告書を職制の判断でチーム内で回覧する程度です。

企業内で統一した情報共有のための仕組みは明確には存在せず、属人的なものに任されていたり、共有フォルダに報告書を置いてチーム内で閲覧したりしています。

掲示板を使った情報共有の仕組みづくり

人事や総務の周知事項を社員に確実に読んでもらい、ナレッジを属人的なものではなく組織のものとして情報共有するために掲示板を導入します。

人事や総務にはカテゴリ別の掲示板を割当てます。周知事項があると対応するカテゴリの掲示板に書き込みます。

新規の書き込みがあると関連する社員へ通知が発信されます。

社員が未読/既読を判別できるように文字色を未読/既読で変わるようにします。

さらに、掲示板の管理者には、誰が読んでいて、誰が読んでいないかが分かるようになっていますので、催促をすることができますので遅れによるリカバリー工数を減らすことができます。

未読常習者にはデータを示して職制を通じて注意してもらうような運用も可能です。

社員の見識やノウハウ、さらには失敗事例などのナレッジを共有するために、ナレッジのカテゴリごとに掲示板を設けます。

各掲示板の管理者にはそのカテゴリの有識者を社員からアサインします。

有識者の動機づけとして掲示板の利用状況を勤務の評価の一つとすることを全社的に決めます。

利用状況を測定する指標として、各ナレッジの「いいね」数を用いることとします。

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