メールかビジネスチャットツールか?効率的に活用できる方法

効率的なメールとビジネスチャットの運用への理解

日本は欧米諸国と比べてもITツールの導入が遅れているといわれています。そんな状況の中でもメールやチャットはビジネスに活用されるようになりました。しかし効率的に活用できているかといえば、そうでもないと思う企業も多いでしょう。使い分けをはっきりとさせることでビジネスはもっと効率的になります。

ビジネスにおけるメールのメリット

これまでも多く使われてきたメールは、全てビジネスチャットに取って代わられるわけではありません。メールだからこそのメリットもあり、うまく活用することが効率的な運用につながります。メールのメリットは相手の時間を拘束しないところです。メールを送ったら開封されるのを待つしかありません。これがデメリットにもつながりますが、時間の制限を求めないという点では気軽なコミュニケーションが取れるツールでしょう。

メールは検索や履歴の確認も簡単です。大量に送られてきても、検索さえ使えればすぐに分類も判別もできます。時間軸で追えるので、分かりやすく整頓できるのもメールのメリットです。メールは履歴があるので、必要な情報を残せます。言った言わないになるような重要な情報はメールで記録を取っておくのが大切です。送ったか送らないかといった問題もメールなら解決しやすくなるでしょう。

メールのデメリット

メールにもデメリットがいくつもあります。相手が読んだかどうか反応がなければわからない面です。もちろん、開封確認をつけたメールもありますが、見逃されてしまう可能性は十二分あることを理解しなければいけません。メールを送るときの工夫も必要です。忙しいことを理解してもらえるようなタイトルをつけることで、見逃されてしまうリスクを避けられます。ですがゼロにはできません。時間の共有の面では相手に迫らない代わりに、共有も難しくなります。メールはリアルタイムなやり取りが得意ではないからです。

コミュニケーションの面でも簡素なやり取りになりやすいところが問題でしょう。感情などが伝わりにくく、ぶっきらぼうなやり取りになりかねません。ビジネスにとってマイナスになるケースも出てきます。メールの場合メッセージの削除もできません。一度送ればそれっきりだからです。送ってしまって失敗したというケースも出てくるため、内容の確認はダブルチェックするぐらいの流れが必要でしょう。特に情報漏洩の問題も出てくるのを理解して利用する必要があります。

ビジネスチャットのメリット

チャットは手軽な言葉のやり取りができるところにメリットがあります。ビジネスチャットと呼ばれるように、現在ではビジネス用の専用ツールがいくつも生まれました。チャットの大きなメリットはリアルタイムに連絡が取れることです。すぐに返信が欲しい場合でも、相手に催促することができやすいツールです。それでも絶対に連絡がつくわけではありません。見ていなければ分かりません。

ほんのわずかなことを聞きたい場合にも有効に活用されてきました。同じ社内でわざわざ出向いてまで聞かなくても済むような場合、チャットで済ます企業も増えています。以前は一対一ということが基本でしたが、現在はグループチャットが簡単にできるため複数でコミュニケーションが取れます。

これにより情報共有が簡単にできるようになりました。スケジュール管理ツールなども組み合わせていくと、情報の精度はさらに高まります。会議をするときには必須条件といってもいいでしょう。このように外部のツールの連携もビジネスチャットでは簡単にできます。

ビジネスチャットのデメリット

ビジネスチャットでは非常に手軽なコミュニケーションが取れますが、あまりに量が増えてくると、仕事よりもチャットが優先されかねません。生産性の低下を招くことは指摘されており、どこまで活用するか注意が必要です。さまざまな情報がやり取りされることから、当然情報漏洩の危険性も高まります。

さらに検索するときにはメールのような利便性もありません。あまりにスレッドが伸びると過去を振り返るのが難しくなるからです。スケジュール管理ツールなどを組み合わせなければ、デメリットを解消できないところも問題です。

コミュニケーションがとれていても、対面との違いもあります。メールと同様に感情がわかりにくく、間違って伝わることも多々あります。重要な相談なのにも関わらず、絵文字などが使われたことで重要性が失われるケースも珍しくありません。

メールからビジネスチャットへ完全移行が効率的か?

ビジネスチャットを活用する企業が増えたのは確かです。メールを廃止しビジネスチャットだけにしているところも増えました。しかし、これが効率的かどうか、自社の状況によって判断しなければいけません。すべて廃止すればいいわけではないからです。

ビジネスチャットへ完全移行するメリット

業務によっては毎日大量のメールが届くようなところも多いでしょう。これが仕事の効率を落としているのは間違いありません。効率的な運用をするためにビジネスチャットに完全移行すると、スマートな状態に変わっていきます。
メール廃止で情報はリアルタイムでやり取りできるようになるでしょう。履歴を残すときにはタスクツールなどを使えば問題は解決できます。スケジュール管理ツールなども利用すると、さらに分かりやすく利用できるはずです。情報共有を進めることで社内でもお互いのコミュニケーションが取りやすくなります。

メールを廃止したことで、業務負担が少なくなります。本来グループで返答すればいいものを個別で返答するといった手間もなくなるからです。情報が分散して共有が遅れるといったこともなくなります。前書きなどの余分な手間も減らせるので、簡単に対応できるのもメリットです。

ビジネスチャットに移行すると出てくるデメリット

メールを廃止すると問題も生まれます。ビジネスチャットは導入していなければ利用できません。例えばA社のビジネスチャットを使っている中で、B社のビジネスチャットを利用している企業には連絡ができないからです。この場合A社のビジネスチャットを導入してもらうか、自分たちがB社のビジネスチャットを使うかの判断に迫られます。情報漏洩の問題もあって、お互いに簡単には選択できないでしょう。費用の問題も出てきます。

顧客がメールを中心に連絡をすると決めていた場合、自社がビジネスチャットを押し通せるかという問題も生まれます。自社が上流の場合にはそれで済むかもしれません。しかし、顧客がメールしか導入していない場合。強要できないのが当然です。

ビジネスで効率的な運用をするには

履歴を残したい情報に関して、現状ではどのようなツールでもメールの方が有効です。特別なツールがなくてもメールを送れます。システムの面でも、手軽さではメールには勝てません。
大事なことは効率的な運用にかかっています。どちらかに偏重するのではなく、バランスよく使うことがビジネスとして求められるでしょう。

社内ではビジネスチャットを有効活用し、対外的にはメールを使うというのは一般的な方法です。ECサイトを運用している場合などでも、ブラウザ用のチャットを使って連絡を受け付けるといったところも出てきました。それでも注文はメールで連絡を受けることがほとんどです。

適材適所で利用するのもITツールの活用方法として間違ってはいません。それどころか有効活用する大事なポイントです。先進的なツールだからどうしても使うべきだとなりがちですが、効率的な運用を目指すなら、有効なものを選択できる目を持って対処していきましょう。

グループウェアのビジネスチャットのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

グループウェアで組織の推進力向上!重要性やおすすめ機能を紹介
テレワーク導入のススメ!必要な事前準備やおすすめツールを紹介
スケジュール・予定共有の重要性!予定共有のメリットとツール選定のポイント

1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。