社労士をしっかりサポート!事務員が知っておくべき情報共有方法とは

2021/07/28

社労士(社会保険労務士)は、さまざまな企業に対して労務上のサポートを行う仕事です。労務問題は年々多様化しており、社労士は職種を問わず企業にとって欠かせない存在となりつつあります。そのため社労士事務所は、多数の顧問先企業を抱えていることも珍しくありません。

顧問先企業に所属する全ての社員をサポートしようとすると、社労士の業務量は相当なものになるでしょう。社労士の業務負担を減らすために、社労士事務所には事務員の存在が必要不可欠です。社労士がスムーズに業務を進めていく上で、事務員がいかにして情報共有を効率化するかが重要となります。

しかし、実際には情報共有が上手くいかずお悩みの事務員の方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、社労士事務所に勤める事務員が情報共有方法を決めるポイントや、おすすめの情報共有方法をご紹介します。社労士事務所の業務を効率化したい事務員の方は、ぜひご覧ください。

社労士事務員が情報共有方法を決める際の3ポイント

適切な情報共有方法を選ばないと、社労士との連携が上手くできずに業務効率低下の原因となりかねません。まずは、社労士事務員が情報共有方法を決める際の3ポイントについて解説します。

ポイント1:外出中でも情報共有できるか

社労士は、顧問先社員との打ち合わせなどで外出することも多いですよね。場合によっては事務員も、労務関係の書類提出などで外出することがあるでしょう。相手と対面でやり取りが行えない状況が発生しやすいため、外出中でも問題なく情報共有できる方法でなければなりません。

その点で、ホワイトボードのような情報共有方法は、あまりおすすめできません。当然ながらホワイトボードでは、事務所内にいないと情報の確認や更新が行えないためです。外出中にはパソコンを使えないことが多いので、スマートフォンからでも情報共有できる方法を選ぶべきでしょう。

ポイント2:情報共有がスムーズにできるか

顧問先の企業数や社員数が多いと、相手の都合でスケジュールが変更となるようなケースも珍しくありません。状況が変化しても柔軟に社労士をサポートするには、こまめな情報共有が必要不可欠です。しかし時間がかかる情報共有方法では、社労士の手を煩わせるばかりか、自分の手持ち作業に使う時間も圧迫してしまいます。

社労士事務所でも良く使われるメールでの情報共有は、そういった意味であまり適していません。メールには件名や宛先など多くの項目が存在し、確認や作成に時間がかかってしまうためです。しかも、他のメールに埋もれて相手が見逃してしまうケースもあり得ます。情報共有がスムーズに行える方法を選びましょう。

ポイント3:操作に手間取ることがないか

社労士事務所では、顧問先の企業や社員に関する大量の情報を管理することになるでしょう。また前述のとおり、スケジュールの更新作業も頻繁に発生しやすいといえます。さまざまな情報を日常的に扱うことになるので、操作がしやすい情報共有方法を選ぶことが重要となります。

情報の管理・共有にエクセルの共有ファイルを使う職場は多いものの、操作に手間取りやすいのが難点です。まず、共有ファイルの場所までアクセスして、ファイルを開く必要があります。さらに、確認・更新したいセルを探さなければなりません。このような作業が頻繁に発生するのでは、非効率的です。

社労士事務員におすすめの情報共有方法は「グループウェア」

社労士事務所に勤める事務員にとってベストな情報共有方法は、「グループウェア」です。グループウェアは職場の情報共有やコミュニケーションを効率化するオンラインツールで、前述したポイントをすべて満たしています。ここでは、事務員がグループウェアで情報共有する4つのメリットを解説します。

メリット1:様々なシーンの情報共有を効率化できる

グループウェアには豊富な機能が備わっており、様々なシーンにおける情報共有を効率化できるのがメリットです。例としては、下記のような機能が挙げられます。

  • スケジュールを管理・共有できる「カレンダー機能」
  • 各自のタスクを管理・共有できる「タスク管理機能」
  • オンラインで手軽に会話できる「ビジネスチャット」
  • マニュアルを作成・共有できる「社内Wiki」

上記以外にも、多くの機能が存在します。幅広いビジネスシーンで活用できるため、社労士事務所に限らず多くの企業がグループウェアを導入しているのです。

メリット2:場所を問わず情報共有できる

グループウェアは、全てのスタッフがWebブラウザからアクセスできるため、パソコンはもちろんスマートフォンからでも利用できます。ホワイトボードのように定位置まで移動する必要がないので、場所を問わず利用できるのがメリットです。

たとえば前述のカレンダー機能を使うと、外出中にスケジュールが急に変更となっても、スマートフォンで更新作業が行えます。外出中はもちろん、リモートワークでも問題なく情報共有することが可能です。

メリット3:情報共有の手間を削減できる

グループウェアは視認性・操作性が高いので、情報共有を短時間で行えるのもメリットです。たとえばカレンダー機能では、自分や社労士のスケジュールをカレンダー形式でまとめて確認できます。エクセルなどと比べて格段に見やすいため、必要な情報に素早くアクセス可能です。

また、スケジュール管理に特化して使えるインターフェースとなっているため、予定の登録や変更に手間がかかりません。エクセルのように日時を手入力したり図形オブジェクトを使ったりする必要がなく、専用の操作画面で簡単にスケジュール管理できます。

メリット4:少ないコストや手間で導入できる

現在主流となっているグループウェアの多くは、Web上のクラウドサーバーを用いてデータ管理します。そのため、事務所内に独自のネットワーク環境を構築する必要がなく、スピーディーに導入できるのもメリットです。自社でサーバーを維持管理するコストもかかりません。

また多くのグループウェアは、申し込んだ機能の分だけ月額コストが発生するサブスクリプション方式です。利用したい機能だけを選んで利用することで、最小限のコストに抑えられます。

グループウェアを活用して、社労士との情報共有をスムーズに!

今回は、社労士事務所に勤める事務員が情報共有方法を決めるポイントや、おすすめツールとしてグループウェアをご紹介しました。

情報共有を効率化することで、社労士がスムーズに業務をこなせるだけでなく、事務員自身の担当業務にも専念できるようになります。結果として、社労士事務所全体の業務効率化につながるでしょう。

効率的に情報共有する方法をお探しの方には、やはりグループウェアがおすすめです。情報共有を改善して社労士をしっかりサポートしたい事務員の方は、ぜひグループウェアをご利用ください。

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