社労士事務所に最適!勤怠管理システムのメリットや選び方を解説

2022/02/17

社労士事務所にとって、勤怠管理は大切な業務の1つです。最近では勤怠管理を効率化するために、「勤怠管理システム」を導入する社労士事務所も増えています。しかし、勤怠管理システムについてまだまだご存じない方も多いのではないでしょうか。 そこで本記事では、社労士事務所が勤怠管理システムを使うメリットや、最適な勤怠管理システムの選び方について解説します。社労士事務所で勤怠管理に悩みを抱えている方は、ぜひご覧ください。勤怠管理システムについて詳しく知りたい方には、次の記事もおすすめです。タイムカードを自動化する「勤怠管理システム」とは?

社労士事務所が勤怠管理システムを使う3つのメリット

まずは、社労士事務所が勤怠管理システムを使う3つのメリットについて、順番に解説します。

メリット1:顧問先企業の勤怠実績を一元管理できる

社労士事務所では、顧問先企業に所属する従業員の勤怠管理を代行することが多いですよね。しかし、多くの顧問先企業を抱えていたり顧問先が大企業だったりすると、勤怠管理のタスクは膨大なものとなります。 また、顧問先企業によって勤怠管理の方法がバラバラであることも難点です。中には、厳密な勤怠管理を実施していない顧問先企業もあるでしょう。こうした企業ごとの違いもカバーして、全従業員の勤怠実績を処理するためには、多大なリソースを割くことになります。 その点、勤怠管理システムを活用すれば、顧問先企業の勤怠実績をクラウド上で一元管理できます。各顧問先企業から勤怠実績を収集する手間が不要となり、大幅なリソースの節約が可能です。Webブラウザから全従業員の勤怠実績を把握できるため、迅速なサポートが行えます。

メリット2:勤怠管理や給与計算を効率化できる

勤怠管理システムなら、ボタン操作やICカードで簡単に日々の打刻が行えますし、残業時間などは自動で集計されます。そのため、勤怠管理に費やす時間を大幅に短縮でき、顧問先企業の業務効率化につながります。勤怠管理のミスも減り、社労士がフォローする負担も軽減できるでしょう。 また社労士は、給与計算を代行することも多いですよね。勤怠管理システムには、勤怠実績をファイルとしてエクスポートする機能もあります。出力したファイルを給与計算ソフトに取り込むことで、ミスなく簡単に給与計算を行うことも可能です。

メリット3:ペーパーレス化の実現につながる

まだまだ紙のタイムカードを使用している顧問先企業も多いのではないでしょうか。全従業員分のタイムカードを毎月用意しなければならないため、軽視できないコストになります。また、紙のタイムカードは手に取らなければ勤怠実績をチェックできず、不便です。 その点、勤怠管理システムを活用すれば、勤怠実績の管理・共有をオンラインに完全移行できます。顧問先企業が紙のタイムカードや出勤簿を廃止してコスト削減できるため、顧客満足度の向上につながるでしょう。また、社労士としても紙の管理に費やす人件費を削減できるのも、ペーパーレス化の嬉しいポイントです。 ペーパーレス化のメリットを詳しく知りたい方は、こちらの記事をご一読ください。ペーパーレス化による4つのメリットを解説!おすすめツールも紹介

社労士事務所が最適な勤怠管理システムを選ぶための3ポイント

このように、社労士事務所が勤怠管理システムを使うメリットは大きいのです。しかし勤怠管理システムの種類はとても多く、選び方を誤ると思ったほどのメリットが得られないことも。ここでは、社労士事務所が最適な勤怠管理システムを選ぶための3ポイントについて解説します。

ポイント1:すぐに導入できる「クラウド型」を選ぶ

勤怠管理システムは大きく分ければ、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類です。この内オンプレミス型は、自前のサーバーを設置・構築する必要があり、導入時にかなりの初期費用や手間がかかります。全ての顧問先企業にサーバーを導入してもらうことは、現実的ではありません。 よって、社労士事務所は「クラウド型」の勤怠管理システムを選びましょう。クラウド型は、ベンダーが提供するWeb上の仮想サーバーを用いるため、サーバー導入のために初期費用がかかりません。サブスクリプション方式のため定額料金を支払うだけでよく、顧問先企業でもすぐに導入できるのです。また社内ネットワークに依存しないため、テレワークにも対応できます。 クラウド型の勤怠管理システムについて詳しくは、次の記事をお読みください。クラウド型の勤怠管理システムとは?導入のメリットやポイントも解説

ポイント2:ニーズ・予算に合った機能の製品を選ぶ

勤怠管理システムの中には、打刻や集計などのほかにも様々な機能を持つ製品があります。ただし、当然ながら機能が豊富な製品ほど、コストも高くなりやすいでしょう。たとえ高機能な製品でも、あまり使わない機能が多いのでは、コストの無駄になってしまいます。 勤怠管理システムを選ぶ際には、「何を求めるのか」「いくら予算を充てられるのか」を考慮しましょう。ニーズや予算に合った機能の製品を選ぶことで、より費用対効果は高まります。特別なこだわりがなければ、最低限の機能だけを持つシンプルな製品でも問題ありません。

ポイント3:使いやすさ・見やすさを重視して選ぶ

様々な顧問先企業にも使ってもらうことを考えると、利用者を問わず誰でも使いやすい勤怠管理システムが理想的です。使いづらい勤怠管理システムだと、顧客満足度の低下につながるだけでなく、社労士自身の業務効率も低下します。 また、画面の見やすさも重要なポイントです。日々利用するシステムなだけに、画面が見づらいとストレスが溜まってしまいます。製品の公式サイトで画面や操作方法を必ず確認しましょう。場合によっては、無料トライアルを利用して実際に使用感を確かめるのも効果的です。

勤怠管理システムを選ぶなら「アイポ」がおすすめ

今回は、社労士事務所が勤怠管理システムを使うメリットや、最適な勤怠管理システムの選び方について解説しました。 社労士事務所が勤怠管理システムを活用するメリットは大きいため、導入を積極的に検討すべきです。とはいえ、コストが高い製品は導入に手間がかかりますし、うまく使いこなせなかった時のダメージも大きくなります。これから勤怠管理システムを導入する社労士事務所には、「アイポ」がおすすめです。 アイポはグループウェアの1種で、情報共有やコミュニケーションに役立つ多くの機能を持ちます。アイポの勤怠管理システムは、1ユーザーあたり1か月たったの100円と大変リーズナブルです。またクラウド型のため、サーバーを設置・構築するための初期費用がかからず、すぐに導入できます。 最適な勤怠管理システムで業務効率化したい社労士事務所の方は、ぜひアイポをご導入ください。

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