士業の業務を一気に効率化!ワークフローシステムとは?

2021/05/12

業務の大半は、どこかに無駄が生じるものです。この無駄を省くことで、生産性を向上できるのは間違いありません。ですが、業務効率化といっても簡単なことではなく、どの業種でもさまざまな方法がとられてきました。これは士業でも変わらない状況です。士業の場合には、業務環境が一般的な仕事とは違いがありますが、効率を求めるのは変わりません。特殊な部分を含めて、ワークフローシステムでの効率化が士業でも使われるようになりました。

ワークフローシステムが士業で生み出すメリット

士業の場合には個人で事業展開しているケースも多く、効率化を進めるための方法は、かなり難しい場合も出てきます。その中でもワークフローシステムを活用すると変化をもたらす点がいくつかあるのです。少人数だからこその活用ポイントを生かすと、業務は大きく変化します。

情報の共有による業務の効率化

士業で個人事業主の場合、情報共有は不必要と考えるかもしれません。自分だけしかいない以上、情報を共有する相手もいないからです。しかし、どんな事業であっても、情報共有の環境を実現すれば、大きなメリットが得られるのです。

情報共有するためには、特定の場所に蓄積しなければいけません。ワークフローシステムを使えば、これが簡単にできます。もともとは承認システムですが、情報を載せなければ、承認にもつながりません。つまり、この時点から情報を管理しやすくなるのです。

個人事業主であっても、夫婦や家族で運営している場合もあるでしょう。自分一人で管理していると分かる情報も、手伝ってもらうときにはわかりにくいのは、よくある話です。この状況を改善させるためには、ワークフローシステムが役立ちます。

情報共有で、自分の仕事もスムーズに進みます。電子情報として残せるため、あとから齟齬も発生しにくくなるのがメリットです。個人事業主の場合、少人数の場合に自分の意思が通じていると思いがちですが、ルールを設定してこの状況を改善できます。もちろん、弁護士事務所など規模が大きくなっても、さらに効率化できるのです。処理にも決められた流れができあがり、効率的な処理が実現できます。

ペーパーレスの実現によるコスト削減

ワークフローシステムを利用する上で、情報は電子化します。最近では士業が作成する書類も、電子化が認められてきました。これにより、処理のスピードアップが実現できたのです。紙媒体から電子媒体に変わったことでペーパーレスを推進し、大きく効率化が進みます。

SDGsの問題もあるでしょう。最近では、環境だけではなく、持続可能な社会を作るために活動している士業も出てきました。ペーパーレスもこの大きな目標につながるのです。

士業では、紙媒体での書類が非常に多くできあがります。これがメインの仕事になるからです。提出書類の多くは紙媒体で作成しなければいけなかったのです。この書類がペーパーレスで場所を取らなくなりますし、整理も早くなります。手間のかかっていたファイリングもなくなり、作業時間が大幅に削減できるからです。

もちろん、紙媒体でなければいけない書類があるのは間違いありません。決して紙がゼロにはならないでしょう。手書きであることに価値がある書類も出てくるからです。これは別の問題で、必要なものはなくなりません。しかし、多くの書類の作成はパソコン上で行われるようになり、データを適切に格納しなければいけなくなりました。ほとんどの書類を紙媒体から変化させるだけでも、大きなペーパーレスの効果が生まれます。これは個人事業主の士業にとっても、コスト削減のメリットが生まれてくるでしょう。

どこでも情報を共有できるフレキシブルな使い方

ワークフローシステムがクラウドシステムなどと連動させる必要はありますが、PCの前にいなければ作業できない状況を改善できます。士業の場合には、クライアントの折衝や書類の提出など外出する機会も多くなります。この時に作業が止まれば、効率が落ちるのは間違いありません。

システムと連動できれば、場所は問わず作業できます。いちいち事務所に戻らずに仕事が進むため、フレキシブルな対応ができるのです。指示を出すとしても、ワークフローシステムで情報を集積しておけば、スムーズに進められるでしょう。これまでの流れを情報化できるのも、ワークフローシステムの特徴です。電子化の大きなメリットですが、それを最大限活用するには、グループウェアなども駆使する必要があります。

ワークフローシステムを役立てるポイント

士業の業務の中でワークフローシステムを役立てていけるポイントはいくつもあります。効率的な活用を進めるためにも、理解を深めなければいけません。

ルールの明確化でメリットを生み出す

ワークフローシステムを使う際には、ルールを明確にしなければいけません。どんなシステムでも同じですが、自由度が高くなると使い方に個人差が生まれます。個人レベルにしてしまうとルールがぶれだすため、システムのメリットを生かしにくくなるのです。

システムにはある程度の基本ルールはありますが、士業として自分たちが使いやすいように設定しなければいけません。このルール設定がとても大切で、情報を有効に活用し効率化を進められるのです。

特に士業として事務所を抱えている場合には、ルールの設定が大切です。承認する場合には、どのようにするのか、代理の場合にもルールを決めなければいけません。もしも、承認しないとしたときの流れもルールが必要になるのです。士業の書類は非常に重要な意味を持つため、ルールを明確にして、運営しやすい方向性を見つけると、効率化が促進されます。

リアルタイムの決済業務の効率アップ

ワークフローシステムを活用すると、決済業務がリアルタイムでできるように変わります。事務所の中で仕事をしていれば、リアルタイムに進行させるのも難しくはありありません。しかし、出先ですぐに決済が必要なときには、これまでの書類の作成方法や管理では、事務所に戻らなければいけませんでした。もちろん、指示を送る流れはできますが、それが確実に履行できるとは限りません。仮に、自分がその書類を持っていたら、決済できなくなるのです。個人事業主でもよくあるパターンといえます。

ワークフローシステムでは、電子決済になるため、このような心配がいりません。情報も決済する書類もシステム上で管理されます。流れをルールで決めておけば、常にリアルタイムで進行できるのです。出先でも進行の確認をリアルタイムで取れるため、心配せずに済みます。リアルタイムで進行する状況は、事務所と自分の距離の概念をなくせるのです。

書類データの蓄積で検索も楽になる

ワークフローシステムに情報を蓄積することで、検索のスピードも上がります。紙媒体だと、ファイリングされているものをひとつずつ探さなければいけません。適切に分けられていても時間がかかりますが、中にはどこにあるのか見つけるだけでも大変なケースが出てきます。ワークフローシステムで電子化できることで、検索は正確性も格段に上がるのです。

電子情報であれば、どこにあるのか見つけ出しやすくなります。もちろん、ルールを定め利用することは大切ですが、間違ったところに格納しても検索で引き出せるのです。これは士業にとって大きな利用価値になるでしょう。

個人事業主でも大きな効果ですが、検索は効率化を大きく進めます。チャンスロスを減らせるだけではなく、必要な書類を引き出せることで、コンプライアンスの面でも強化できるのです。

さまざまな士業で生かされるワークフローシステム

現在の士業では、電子化が進み、さまざまなツールが活用されるように変わりました。これまでのような紙媒体がゼロにならなくても、多くの作業を電子化できれば、それだけでスピードは上がります。これは個人事業主の多い業態である士業でも変わらない事実なのです。

もちろん、規模が大きくなれば、それだけ効果は高くなります。ルールの設定もしっかりしなければいけませんが、効率化を目指す大きな武器になるのです。その時には、グループウェアのひとつとして組み入れていく方法をとりましょう。それぞれのツールを有効化し、効率的な運用を後押ししてくれるからです。

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