今回の記事は、弁護士事務所様向けに、業務効率化のためのITツール導入に関する紹介です。今や業務でパソコン、スマホを使うことは当たり前になりました。士業と言えば、会計士、税理士も、会計ソフトなどお客様とのデータ共有などでIT化、特にクラウドサービスの需要は増えています。
日常業務の効率化はもちろん、事務所内でしかできないという縛りもなくなり、家でも、外出先でも仕事ができるような環境が整います。本記事では、グループウェアの導入によって弁護士事務所がどのような効果を得られたかをご紹介しています。
目次
弁護士業務の効率化とは
弁護士事務所はどうかというと、ルーチンワークというよりは、やはり性質上、案件管理が重要です。担当している案件がどれくらいあって、進捗がどうか、次に何をやるべきなのか を把握しておく必要があります。
Excelでやっているという方もいるかもしれませんが、効率性はあまり高くありません。検索性、操作性、複数のメンバーで情報を同期できるかといったところも含め、「グループウェア」を例にとって利便性を考えていきます。
弁護士のタスク管理をサポートする機能
本章では、弁護士のタスク管理を効率化させるグループウェアの便利機能について以下の４をご紹介しています。
・スケジュール・タスク管理機能
・チャット機能
・ファイル管理機能
・ワークフロー機能
業務効率化が期待できる機能をピックアップしておりますので、ぜひ参考にしてみてください。
スケジュール・タスク管理機能
グループウェアとは、一般企業で業務効率化のために導入されているソフトの総称です。スケジュール、施設予約、TODO、連絡、出退勤、ワークフロー、ファイル共通といった機能が代表的なものです。
弁護士事務所においても、訪問・来客は日常的に発生しますから、各自の手帳で管理するよりは、今日誰が何をしているのか、を可視化できたほうがメリットがあります。スケジュール機能にはアラート機能もあるので、10分前になると通知を自分に送る といったことができるのです。突発的な電話などでも、予定を忘れてしまうといったミスを防ぐことができます。
チャット機能
事務所内の同僚と柔軟にコミュニケーションをとれるような機能もあります。
SNSはもはや個人にとどまらず企業内でも導入がかなり進んでいます。しかし、業務用ではないSNSでは、個人情報を扱う場合には適していないこともありますので、取り扱うデータによってはしっかりしたソフトを選択する方がよいと言えます。
グループウェアのチャット機能はセキュリティが高いことに加えて、さまざまな使い方ができます。例えば、ブレスト、アイデア出しに使えるようなシーンもあるでしょうし、議事として残すことでペーパーレス化・確実な情報共有ができるようになります。
ファイル管理機能
グループウェアのファイル管理機能は、社内ファイルを一元管理できることに加えて、検索機能により過去のファイルが埋もれる心配もなくなります。さらに、事務所内でよく使うような書式は、ファイル管理機能として置いておくことも可能です。
頻繁に更新があるようなフォーマットの場合は、どれが最新版なのかなど確認する手間がなくなるため、ファイル管理が多い事務所では効率化が期待できます。
ワークフロー機能
上長に承認、決裁を取りたいときにはワークフロー機能がおすすめです。金額の稟議、提案方針の承認など、上長がいる時でないと進まないようでは、競合他社に遅れをとってしまいます。外出先でもスマホで押印ができるようなサービスもありますので、スピードが上がるだけでなく、今どこにあるのか、どのような経緯で決済に至ったかといった履歴も残しておけます。
弁護士事務所にグループウェアを導入するメリット
上述でご紹介した機能は、事務所内でしか処理できないといった枠組みを打破できますので、時代にもマッチしているといえます。何より、上記４つの便利機能により以下の効果が期待できます。
バックオフィスの業務効率化
組織にはさまざまな役割のメンバーがいると思います。事務、上長、営業、会計部門、それぞれが工夫次第で、さまざまなシーンで活用できるのがグループウェアです。弁護士事務所のバックオフィス業務は一般の会社より複雑な資料や個人情報が多いため、情報・書類の一元管理により大きな業務効率化が期待できます。
社内情報共有や社内コミュニケーションの円滑化
グループウェアの機能を使用することで、プロジェクト管理など、社外の顧問先と情報共有するよことも可能です。社内の連絡はグループウェア、社外はメールといったようにツールが分かれてしまうと煩雑ですが、取引先や社内のやりとりを一元管理できれば業務の効率化に繋がります。
書類管理が簡単
弁護士であれば契約書を常習的に、それも大量に扱うことになります。紙を綴じた分厚いファイルを日々持ち歩くわけにもいかないため、ファイル保管機能を使えば、セキュリティも保ったうえで安全な管理ができるようになります。最新のデータを関係者で共有できるのも強みです。
弁護士事務所がグループウェアを導入するデメリット
デメリットについても触れておきたいと思います。オンライン、IT化に頼りすぎてしまうことの弊害はあるでしょうか。本章ではグループウェアを導入することによるデメリットとその対策についてご紹介しています。
情報漏洩リスク
まず、インターネット上のサービスですので、ID PWが万が一漏れるようなことがあると、大事な情報が危険にさらされてしまいます。間違ってもマンガ喫茶など、不特定多数の人が使うパソコンで利用し、ログイン状態そのままにしておくようなことは避けましょう。
ID自体も使いまわしではなく、各人で設定する必要があるのは当然のことで、最近は2要素認証（パスワード＋指紋 など）を標準としているソフトもあります。利用者の年齢層、ITリテラシーの向上も合わせて考慮の上取り組む必要があります。
特定の人だけ使うといった部分導入という選択肢もあるとは思いますが、できる限り事前にアンケートや根回しをし、反対意見を抑えておくことができると、スムーズな導入が実現すると思います。このあたりは、製品の機能だけでなく、導入までのサポート体制が整っているかについてもチェックしてことをお勧めします。
社内教育に一定時間を要する
一度うまく導入ができてしまえば、手放せなくなるのがグループウェアです。1人で全て業務を管理することは難しいですから、内勤スタッフ、アシスタントなどとも役割分担して取り組んでいくような体制を構築できるのが成功モデルといえます。
弁護士のタスク管理の効率化を実現
弁護士業務のタスク管理の効率化について理解は深められたでしょうか。
例えば、次のようなシーンがまだ見られる弁護士事務所も多いのではないでしょうか。
・顧問先から電話があったことを電話で伝えるというような不便な運用をしている
（かけ直すにもわざわざメモをとらなければならない）
・伝言を付箋で机に置いておいたら事務所に帰るのが数日後になりクレームに発展し
、機会損失をした
・上長が事務所に帰ってくると、稟議の行列ができて仕事が進まない
このようなシーンがまだ見られる弁護士事務所は、本来の弁護士業務の質を高めるためにも、業務改革の一環としてグループウェア導入の検討をお勧めします。
グループウェアのタスク管理のことなら、私たちにご相談ください。
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