紙だらけでは非効率?弁護士事務所でも有効なペーパーレス化のメリットとは

2021/06/25

弁護士事務所でもペーパーレス化が進む理由

ペーパーレス化には、さまざまな恩恵があることがわかりました。ペーパレス化というと、単純に紙を使わないとイメージがありますが、恩恵はそれだけではありません。弁護士事務所でも非常に有効な手段となるメリットが存在するのです。

環境へ配慮することはもちろんのこと、今後も法令を含め対応が加速していくことは間違いありません。弁護士事務所でも導入にあたり、大きなメリットを生み出してくれるのです。

なぜペーパーレス化か

弁護士事務所でもなぜペーパーレス化が必要なのか、これが重要なポイントです。ペーパーレス化を進めることにより、これまで紙で作られてきた書類が電子化します。電子化により、提出する形にも変化が出るのです。

これまでペーパーレス化がそこまで重要視されなかったのは、単純に紙の使用を減らす目的しかありませんでした。しかし、社会がペーパーレス化に向けて加速するようになり、弁護士事務所でも提出書類が電子化で認められるようになってきたのです。これが業務効率化の大きなカギになります。

保管スペースなどの削減にも寄与してくれます。余計な時間を削減し、仕事は効率化して人員も少数で対応できるでしょう。この効果は、弁護士事務所の経営にも驚くほど高い影響になるのです。

問題は、ペーパーレス化を効率的に導入できるかにかかっているでしょう。ただ単純に物事を電子化すれば良いだけではないからです。時代が電子化に向かっているからといって、すべてペーパーレス化すればいいというわけでもありません。弁護士事務所としていかに有効に活用できるか、グループウェアも活用しながら進める必要があるでしょう。各種システムと連動させることが必要となるからです。

ペーパレス化の進め方

ペーパーレス化を進めるためには、さまざまな手順が存在します。いきなりすべてを電子化すればいいわけではありません。どこをどのように電子化するのか、その条件を決めるところからスタートが大切です。

弁護士事務所でペーパーレス化を進めるためには、まず経営課題として掲げる必要があります。弁護士本人がペーパーレス化を推し進めると決めただけでは、全体が機能しません。個人レベルでペーパーレス化を進めるだけではなく、経営課題として全員が同じ意識を持たなければいけないからです。

その中で何がペーパーレス化できるのか、逆に紙でなければいけない書類をどのように管理していくのかも決めていきましょう。このような要件定義をはっきりとさせ、全体に浸透させることがペーパーレス化の重要ポイントです。

次にペーパーレス化というと、なんでも強引に押し進めてしまうケースがあります。
しかし、これは失敗する代表例といっても過言ではありません。さまざまなところがペーパーレス化に取組んではいますが、クライアントのすべてが電子化に対応しているわけではないからです。弁護士事務所にもさまざまなクライアントが存在しますが、中にはいきなり変化しても耐えられないところも出てきます。これまでの形が良かったと思われるところもある以上、段階的に進めることが肝要なのです。

要件定義にも関わりますが、タブレットが使えるかどうかも確認も必要です。ペーパーレス化を進める上でどのような端末で入力できるのか、その手続きの面を考えてもタブレットは重要な意味を持ちます。スマートフォンでは画面が小さく作業がしにくくなるでしょう。早期の段階でタブレットが使えることを確認しておけば、後から追加する費用も必要ありません。すべての段階・場所でパソコンが使えるわけではなく、素早く確認するなど機動力を生かす時にはタブレットの方が向いています。

活用が進む弁護士事務所でのペーパーレス化

弁護士事務所でもさまざまな面でペーパーレス化が進みましたが、それだけ大きなメリットがあるからです。逆にデメリットになる部分もあるため、理解して導入を進めていく必要があるでしょう。

弁護士事務所にももたらすペーパーレス化のメリット

弁護士事務所でペーパーレス化を進めると、コスト削減が目指せます。これまで多くの資料を紙で作ってきたはずですが、印刷にも費用がかかります。ここにかかっていた費用がゼロになるのです。現在では提出に関しても電子化が認められてきたものが多く、費用削減の効果はかなり大きくなりました。

電子化はバックアップをとるのも簡単で、大事なデータを保管しておくことができます。これまで紙に書かれた、情報をなくしてしまえば大きな損失を生み出し他のです。ペーパーレス化することでこの問題も大きく様変わりしてきています。電子化して検索しやすくするのも簡単で、これまでかけてきた手間を大きく減らせるのです。

ミスを減らすというのもペーパーレス化の大きなポイントです。資料のチェックは弁護士事務所として重要なポイントですが、すべてゼロにするのは至難の技でしょう。ペーパレス化に伴い校正ポイントなどを抑え、事前にわかるようにしておくだけでミスはかなり減らせます。入力ミスに関しても、これまで以上に少なくできるため、作業時間を抑えつつ効率化を高められるのです。

何よりも手間が減るというのも大きなポイントになるでしょう。紙での書類は作った後にファイリングするなど手間がかかります。場所も必要であり管理するだけでも手間がかかるのは間違いありません。電子化してしまえば、この必要がなくなります。場所も削減でき、手間も減らせて費用負担の軽減にもつながるのです。

弁護士事務所での活用例

弁護士事務所での活用例としては、伝票などをすべて電子化してしまう方法が挙げられます。大事な紙媒体の書類はそのままにしておき、経費などの伝票はすべて電子化することで、素早く対応できるようになるでしょう。紙でもらった伝票もOCRを使えばすぐに電子化できます。管理も容易となり、検索もしやすくなるため業務の効率化に寄与してくれるのです。

最近では申請ができる書類も増えてきました。パソコン上で作成し、そのまま提出できるのは郵送などの時間も手間がかかりません。素早く対応できるのがメリットです。

弁護士事務所で大きなメリットになりますが、ハンコを使わずに決済が進みます。グループウェアでも使われてきますが、承認過程を電子化することにより業務を素早く進められるようになるのです。ハンコを押してもらうまで待たなければいけない状況がなくなり、どこにいても簡単に承認が受けられます。この業務効率の変化は、弁護士事務所でも大きなポイントになるでしょう。

ペーパーレスのデメリットもある

ペーパーレス化することはすべてメリットがあるわけではありません。電子化するにあたりインターネットに依存しやすくなり、ネットワークが不安定になると活用が難しくなる側面があるのです。これはネットワーク環境の整備によりある程度軽減できますが、リスクはすべてゼロになるわけではありません。

資料をメモにしにくくなる問題もあります。最近ではタブレットなどに直接かけるソフトなどが増えてきましたが、うまく組み合わせなければメモ書きと電子化情報を両立させにくくなるのです。

資料によっては電子化することにより見づらくなる可能性があります。特にもともと紙媒体であった場合OCRで取り込むケースが増えますが、精度が低いと判別できない書類ができあがるのです。精度を上げることで改善できるケースもありますが、それでも見えないものが出てきます。

日本の紙の書類はA4の縦で作られるケースが多く、横長の画面と相性が良くありません。縦型モニターを使うなど工夫し、問題が解決できるようにすることが求められます。

弁護士事務所でペーパーレス化を進めるためにグループウェアの活用も

弁護士事務所でペーパーレス化を進めるためには、グループウェアの活用も重要です。紙を電子化するだけではペーパーレス化は効率化しません。入れ替わっただけになるからです。

グループウェアは総合的な面でペーパーレス化を支えてくれます。承認システムはその中のひとつであり、他にもさまざまな形でペーパーレス化を推し進め業務の効率化を目指していけるのです。チャットソフトで連絡が取りやすくなります。ほかにもスケジュール管理なども組み合わせることで、さらなる効率化を目指していけるのです。

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