弁護士事務員の情報共有を効率化する方法とは?ツールの導入した結果

2021/08/05

弁護士の業務は、依頼主との打ち合わせや裁判への出席、法律相談、書類作成、弁護士会への参加と多岐に渡ります。また、弁護士が同時に抱える案件数は20件以上にも上ると言われています。

そのため、弁護士のスケジュールは、常に埋め尽くされており、とても過密スケジュールの管理を行わなければなりません。1案件が中長期に渡って進行するので、ダブルブッキングや漏れなどの生じてはならないミスが発生することも少なくありません。

本記事では、弁護士事務へのITツールの導入、クラウド化をすることの必要性とメリットを解説していきます。業務の効率化を目指している人や今の業務の過密さに辛さを感じている人はぜひ参考にしてみてください。

弁護士事務所の事務員の仕事とは?

法律事務所の職員は大きく分けて、法律事務と弁護士秘書の2つの業務があります。
それぞれの業務内容を解説していきます。

法律事務業務

法律事務の業務で意識することは、弁護士が業務を効率的に行えるようにサポートすることになります。弁護士の主な仕事は、依頼主の依頼に対して法的手段を用いて解決することです。

クライアントとの相談、打合せのスケジュールを組んだり、各所に提出する書類作成、電話対応など可能な限り弁護士がメインの業務に専念できるようにサポートするのが法律事務の仕事です。いわゆる雑用のようなものなので、辛く感じることもあると思いますが、業務は覚えてしまえばスムーズに行うことが出来るものも多いので、慣れれば問題なく、業務を進行することが出来ます。

誠実に仕事に向き合い、効率的に業務をこなすことが出来る人にはとても向いている職業と言えます。

弁護士秘書業務

基本的に法律事務の仕事も行いますが、弁護士のスケジュール管理がメインになります。
郵便物のチェック、管理、出張やチケットの手配、メール・電話対応、書類の整理、作成、来客者の対応などを行いつつ、弁護士の数の多い案件のスケジュール管理を行います。
資格は不要ですが、秘書検定や簿記、ビジネスマナーなど身に着けておくべき資格は多々あります。

特にスケジュールの管理は、絶対にダブルブッキングにならないようにしつつ、急な予定の変更や上手に1日の時間を組み込むといったことがサッとできるととても重宝されます。
また、一般の秘書と弁護士秘書の違いは、法律の知識の有無です。弁護士秘書業務では、性質上法律に関する専門用語や知識が必要となるため、法律の勉強が必要不可欠です。

弁護士秘書よりもさらに実践的な法律に関する業務を行うことが出来るパラリーガルという役職もあります。この場合、さらに専門知識を有した人材に限られ、弁護士の右腕として業務を遂行します。

弁護士事務所事務員の効率化方法

コミュニケーションツールの活用

弁護士事務所では、弁護士と共に弁護士秘書や事務員がともに動きます。弁護士同士での情報のすり合わせも必要となるため、連絡手段がとても重要であると考えられます。また、現在の働き方は変化しており、在宅や出先での連絡も必要となるでしょう。

その場合には、コミュニケーションツールの導入を検討しましょう。オンライン上で、データを管理しておけば、事務所にいなくてもデータを閲覧することが出来、業務の効率化に繋がることでしょう。

リモート対応可能なツールの導入

クラウド上にデータを保管しておくことで、事務所外でもサーバーにアクセスし、閲覧が可能になります。出張や外出が多い場合にはリモートアクセスが可能になるツールの導入で、自宅での業務効率も上げることが出来ます。

サーバーでのデータ管理を行う場合は、しっかりとセキュリティ対策を施しておくことを強くお勧めします。万が一にもデータが流出してしまうことのないように細心の注意を払ってデータを管理しましょう。

社内教育体制の見直し

弁護士事務所同士のお付き合いの中で、弁護士や新人の勉強会が頻繁に行われています。特定の条件の下有志を募り、勉強会を開いていて、議論や情報の交換を行います。会議や勉強会にも動画ツールの導入を行い、より勉強効率をあげることも可能です。

事務員の業務効率化

クラウドの導入をすると、これまで手作業だった業務がAIのサポートで、半自動化になり。作業時間が大幅に減ります。また、これ以外にも様々なメリットが生まれます。

事務員同士の情報共有がスムーズ

データをクラウド上に保管するため必要な情報を、アクセス権を持っていれば、誰でも引き出すことが可能です。事務所の社員はもちろん顧問先の企業とのやり取りもより円滑に行うことが出来るでしょう。

セキュリティ面の強化

契約書や顧客データなど紙媒体で管理していると、紛失や整理など管理をするのにとても手間がかかります。これもクラウドツールの導入で、解決します。強力なセキュリティ対策を施せば、しっかりと機密情報を守ることも出来ますし、紛失の恐れも整理をする大変さもすべてクリアすることが可能です。

事務員のスケジュールの見える化

弁護士の予定を弁護士秘書は把握しているでしょうが、他の社員はなかなか把握するのが難しいです。しかし、クラウドツールで情報の共有化を行えば、事務所内の全員のスケジュールを同期し、一括管理が出来ます。誰がどのような予定があるかが一目で分かるので、ダブルブッキングや予定の抜け防止にもなるでしょう。

また、複数人の予定を合わせたい時にそれぞれの予定が空いている日をピックアップし、予定を組むという作業を自動で行ってくれるので、何度も該当社員に確認するといった手間がかからなく、時間短縮、業務効率化に繋がります。

事務員の勤怠管理が自動

勤怠管理システムを導入している企業は数多く存在します。出勤・退勤、外出、休憩、残業など一括管理の上、集計も簡単にでき、給与計算ソフトとの同期により、従業員給料の業務効率化を図ることが出来ます。金額間違いも起こりづらく、正確に数値をだしてくれるでしょう。

リモート会議が可能

これまでは、会議室を押さえ、担当者を集めて会議を行っていました。しかし、緊急で会議を開きたい場合、在宅でも参加したい場合には、会議室に足を運ぶのはとても手間です。現在の新型コロナウイルス感染症の影響もあり、在宅での勤務も増えました。

そこで活用したいのがビデオ通話によるリモート会議です。直接顔を合わせることなく、相手の顔を見ながら、声尾を聞くことが出来、複数人での利用が可能です。どこにいても(インターネットが繋がっているれば)参加することが出来るというメリットはとても素晴らしいです。

社内Wikiによる事務員教育

新入社員育成の難しさは、誰もが感じることでしょう。社内wikiを利用すると、情報を共有化出来、新入社員の知りたい事、分からないことをすぐに確認することが出来るので、教育にもおおいに役立つでしょう。

弁護士事務所の情報共有による生産性の向上

弁護士事務員の情報共有を効率化する方法について理解は深められたでしょうか。

さまざまなメリットのあるクラウドツール。とくにグループウェアの導入は、組織をまとめ上げ、一丸となって業務を行うことが出来るシステムです。目標に向かって、チームで情報共有を行い、ストレスなき、効率的な業務を行っていきましょう。

システムには向き不向きもありますので、必要なツールを選択し、弁護士事務所全体の生産性向上のためにぜひ導入を検討してみてください。

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