目次
グループウェアの基本機能
弁護士など「士業」でも注目が集まっているグループウェア。まずは基本機能を確認しましょう。
スケジュール・タスク管理機能
外での打ち合わせや来客予定など、縦横無尽に動き回ることも多い弁護士は、スケジュール管理とタスク管理の徹底が必要です。
・スケジュール(個人、メンバー、プロジェクト別等)
・日報(記入、提出、承認、保存)
・タスク(管理、共有)
多種多様なグループウェア機能が登場していますが、スケジュールやタスク管理機能では個人や部署内、事務所ごとやプロジェクト別など細かな設定・管理が可能です。
それぞれアラート通知を使えば、「予定すっぽかし予防」も可能です。
コミュニケーションツール
グループウェアを導入すると、コミュニケーションツールの統一とスムーズな情報伝達が実現します。
チャット機能ではリアルタイムな情報伝達が可能となります。
従来のメールよりも情報伝達のスピードと、意思決定の早さも上がります。
社内SNSでは、新たなアイデアを気軽に提案できる場に。
回覧板や掲示板機能では迅速な情報伝達とペーパーレス化が実現できます。
Web会議機能では、場所にとらわれない打ち合わせ・会議が可能です。
情報共有・申請業務機能
顧客情報やクレーム、問い合わせ内容や報告書などフォーマット入力から共有までスムーズにできる機能は定番となっています。
清算関連の申請書類、決済から保管も一括で可能です。
弁護士がグループウェアを利用するメリット
弁護士をはじめとした士業でも、グループウェアの基本機能を導入してさまざまなメリットが得られます。
素早い情報共有と作業効率化
クライアントとの打ち合わせや出張業務など、弁護士は外出し業務を行うことも少なくありません。
スケジュール調整や打ち合わせの予定など、新たな情報が次々に入ることでタスク管理もこまめに行わなければなりません。
グループウェアの基本機能を導入することで、リアルタイムでスムーズな情報共有が実現可能となります。
ファイルやデータの共有や新たな予定の追加、出張先でも事務所にいる感覚で作業を進められます。
事務所に戻る手間と時間も省けるため、大幅な作業効率化が実現となるでしょう。
次々に追加される情報も素早くスムーズに共有できることから、レルポンスの無駄を減らすことも可能です。
ペーパーレス化や手続きの簡略化、提示やファイリングといった手間も不要となるため、弁護士事務所の事務作業を減らすことにも繋がります。
スムーズな情報共有と作業効率化、大幅な無駄の削減はすなわち、生産性アップとイコール。
メイン業務へ割く時間が増えることから、サービスの質向上と連鎖的なメリットが得られるのです。
情報の検索機能
コミュニケーション機能や情報共有機能を使っていると、共有から管理まで一括して行えるため情報量が増えていきます。
確認のため膨大な量から探さなければなりませんが、ほとんどのグループウェアは「検索機能」がついているため問題ありません。
キーワードや日付、担当者名といった情報で素早く検索し確認・共有が可能なのです。
弁護士がグループウェアを利用するデメリットと対策
メリットが多いグループウェアですが、デメリットも確認して対策を練っておきましょう。
デメリットその１：情報漏洩と対策
グループウェア機能では、利用するユーザーそれぞれの丁寧な管理が求められます。
外部へ安易に流出させないための取り扱いや、アカウント情報を漏洩させないための危機管理が必要です。
また、外出先で端末を紛失してしまったり、盗難に遭うリスクも自然と高まります。
しかしながら、利用する人数が増えれば増えるほどリスクは高まりますし、利用する社員やスタッフへの指導や危機管理説明の機会が必要です。
グループウェアを導入するなら、管理者権限の設定機能を徹底しましょう。
情報共有を必要の範囲内に留めたり、不正アクセスリスクを防止するセキュリティ対策は細かく行いましょう。
グループウェアを導入する端末の取り扱いについても、細かなルールを設定して紛失や盗難のリスクを抑えるなどの対策が必要です。
社内での浸透に時間がかかる可能性
大きな弁護士事務所で社員の数も多ければ、グループウェアが全員へ浸透しスムーズに使われるようになるまで時間がかかることもあります。
グループウェア機能の基本操作を覚えるまでに時間がかかる、使い慣れるまで時間がかかる社員もいると思います。
また、現場が使いにくさを感じるケースもあるため、導入前のリサーチは重要です。
社内へ浸透させるため、導入の目的や理解を深める時間は必要となるでしょう。
場合によっては講習会や勉強会が必要になるかもしれません。
また、グループウェアの導入にあたって社員や外出先で使用する弁護士に
・どんな機能が必要か？
・どのような使い道があるか？
など詳しく聞き取りを行うのがベストです。
弁護士業務でもグループウェアによる作業効率化が実現可能
弁護士の仕事は外出先で行うものが多く、新たな予定が次々に入ってくることも珍しくありません。細かなスケジュール調整が必要で、事務員との情報共有も頻繁です。グループウェアの導入により、スムーズな情報共有とスケジュール更新が可能となり、細かなタスク管理も整うとなれば、弁護士は本業へ専念する時間が増えるでしょう。
事務所に戻らずとも、外出先からスマホで簡単に状況確認できるのは大きなメリットです。弁護士事務所の事務員にとってもいちいち電話をする手間が省けて、正確な情報をリアルタイムで伝達できるため事務作業へ専念できます。
また、伝言機能を備えたグループウェアならば、折り返す手間もなくスムーズに情報共有が可能です。書類やデータの共有も簡単ですし、クラウド上で修正や指示を出せる点も大きなメリットでしょう。
弁護士業務でもグループウェアの導入で、作業効率化は実現可能。
そのため、グループウェアの本格導入をスタートする弁護士事務所も増加傾向にあるのです。
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