弁護士事務所は、クライアントの問題を法的に解決する重要な役割を担っています。弁護士事務所では多くの場合、クライアントから対面で相談を受けることになるでしょう。また、1つの案件完了までに年単位の時間がかかることも珍しくありません。
そのため、1人のクライアントと継続的にコミュニケーションを取っていくことが求められます。クライアントと対面でやり取りしていく上で、迅速かつ正確な日程調整が欠かせません。しかし、多くのクライアントが存在する弁護士事務所では、日程調整のミスによりダブルブッキングが発生しやすいですよね。
日程調整を上手く行うためには、ダブルブッキングしない日程調整法を知っておくことが大切です。そこでこの記事では、弁護士事務所の日程調整でダブルブッキングが発生しやすい3つの理由や、効率的な日程調整法をご紹介します。日程調整にお悩みの弁護士事務所に勤める方は、ぜひご覧ください。
目次
弁護士事務所の日程調整でダブルブッキングしやすい3つの理由
そもそも、なぜ弁護士事務所の日程調整でダブルブッキングが発生しやすいのでしょうか。その3つの理由について解説します。
理由1：日程調整が頻繁に発生しやすい
弁護士事務所の仕事は人との関わりが欠かせない性質上、とにかく日程調整が発生しやすいのです。以下は一例ですが、このように様々なシチュエーションで日程調整が必要となります。
- 新しいクライアントからの相談を受ける時
- 相手方と話し合いが必要な時
- 裁判への出廷が決まった時
弁護士が携わる仕事には、基本的に「相手方」の存在があります。相手方の弁護士もシビアなスケジュールの中で動いていることが多く、相手方の都合で日程調整が発生することもあるでしょう。これだけ日程調整が頻繁に発生すると、複数相手と並行しての調整が必要となりやすく、ミスも発生しやすいのです。
理由2：電話やメールのやり取りが何往復も続きやすい
日程調整ではお互いの都合を考慮しなければならないため、やり取りが1往復で終わらないことも多いですよね。前述のように同時並行での日程調整が発生しやすい上に、それぞれの相手と繰り返しやり取りが必要になるのでは、日程調整はより複雑になります。結果として、ダブルブッキングが発生しやすいのです。
また、弁護士事務所の日程調整では電話やメールを使うことが多いのではないでしょうか。電話ではメモを取ったりスケジュールを確認したりしながらのやり取りとなり、時間がかかります。メールについても確認や作成に時間がかかりやすく、これらのやり取りが多いと通常業務の時間も圧迫されてしまいます。
理由3：移動が多く、日程調整上の制約も大きい
クライアントからの相談は事務所内で受けるのが一般的ですが、裁判に出廷する際は裁判所に出向く必要があります。また、相手方と話し合いが必要なケースでは、その内容に応じて臨機応変に場所を選ばなければなりません。このように弁護士事務所の仕事では移動が発生しやすく、日程調整上の制約も大きいのです。
移動時間も考慮しながら正確に複数の日程調整を行っていくことは、容易ではありません。移動が間に合わないことが判明し、日程を再調整しなければならないケースも多くなるでしょう。結果として日程調整はさらに複雑となり、ダブルブッキングが発生しやすくなるのです。
弁護士事務所の日程調整には、「グループウェア」がおすすめ
弁護士事務所の日程調整では、多くの要因からダブルブッキングが発生しやすいことをお伝えしました。ダブルブッキングを防ぎ、迅速かつ正確な日程調整を行っていくためには「グループウェア」の導入がおすすめです。
グループウェアは組織の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、弁護士事務所の業務に役立つ多くの機能が存在します。日程調整には、「日程調整機能」と「カレンダー機能」が特に効果的です。これらの機能を利用するメリットを3つ、ご紹介します。
メリット1：候補日程をシステムが自動で選定してくれる
日程調整機能を使うと移動時間や所要時間、時間帯といった条件をもとに、システムが自動で最適な候補日程を選定してくれます。自分でスケジュールを確認して候補日程を決める手間が省けるので、本来の業務に専念しやすくなるでしょう。
しかも相手が選択した候補日程は、別の相手に提案する際の候補日程から除外されます。同時並行の日程調整でも正確に候補日程を決められるため、ダブルブッキングを防止できるのが最大のメリットです。もちろん、候補日程は手動での設定も可能なので、状況に応じて柔軟に利用できます。
メリット2：やり取りを往復せずに日程調整が完了する
日程調整機能を使うと、日程調整用のメールを相手に送信して、日程を選択してもらうだけで調整が完了します。電話やメールのやり取りを何往復も繰り返す必要がないため、複数相手との日程調整でも短時間で行えるのがメリットです。
参加者や開催場所の設定を行うと専用のURLが発行されるので、それを相手にメールするだけでOKです。URLにはパソコンやスマートフォンから誰でもアクセスできるため、相手がクライアントでも所員でも問題ありません。相手が所員の場合はメールも自動送信されるので、より手軽に日程調整できます。
メリット3：スケジュールの管理・共有も効率的
カレンダー機能を使うと、全所員のスケジュール管理・共有をオンラインで行えます。日程調整機能で決定した新しい日程はカレンダー機能に自動で反映され、手作業でスケジュール更新する必要がありません。手間がかからないだけでなく、正確にスケジュール管理できます。
また、カレンダー機能によって弁護士事務所内でお互いのスケジュールをリアルタイムに共有可能です。外出中やリモートワークでもスマートフォンから所員の最新スケジュールが把握でき、連携しやすくなるでしょう。
グループウェアで、弁護士事務所の日程調整を効率化しましょう！
今回は、弁護士事務所の日程調整でダブルブッキングが発生しやすい3つの理由や、日程調整を効率化する方法をご紹介しました。
迅速かつ正確な日程調整を行うことで本来の業務に専念でき、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。日程調整を効率化したいと考えている弁護士事務所の方は、ぜひグループウェアの日程調整機能やカレンダー機能の導入をご検討ください。
グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
