弁護士事務所に最適!クラウドツールによるタスク管理の効率化

2021/08/26

忙しい弁護士事務所の業務について効率化を図るための、クラウドツール導入を検討されている弁護士事務所も多いのではないでしょうか。本記事では、普及が進んでいるクラウドツールに着目し、弁護士事務所にクラウドツールを導入するメリットと、おすすめのツールを紹介していきたいと思います。

是非、参考としていただき、業務効率化を実現していただけると幸いです。

クラウドツールによる情報共有・管理の強化

 
第一のメリットは、情報の共有・管理の強化が図られることです。

弁護士事務所においてクラウドツールを導入することにより、弁護士や事務職員が事務所内の様々な情報へ簡単にアクセスすることができ、またこれまで紙ベースや事務所内のPC内で行ってきた書類や資料の作成、管理といった作業をクラウド化することで、作業効率が大幅に向上し、作業時間の短縮が期待できます。

情報共有やコミュニケーションの円滑化

事務所内において、弁護士だけでなく事務職員についても事務所内の様々な情報へ簡単にアクセスできるので、情報共有が円滑になるのはもちろんのこと、顧客とのやり取りにおいても、ツールを活用することで情報共有の活性化を図ることができます。情報共有はコミュニケーションの強化につながりますので、顧客ともより密接な連携を図ることができ、スムーズな意思疎通、業務効率化につながります。

情報管理の容易さ

   
紙ベースによる仕事のやり方では、書類が多くなってくると、紛失したり、どれが最新版かが分からなくなるといった、管理上の問題が生じてきます。クラウドツールを使った管理では、書類の保存や分類がシステマティックに簡単に行えますし、多くの書類の中から目的のものを探し出すことも容易となります。

クラウドツールによるタスク管理

   
弁護士事務所において、クラウドツールを用いることによる、もう一つの大きなメリットは、タスク管理が容易に行えることです。

そもそもタスク管理とは何でしょう。

タスク管理は、いわゆるTODO管理と言い、ある業務を遂行する上で必要となる様々な作業(TODO)をもれなく列挙し、その作業のひとつひとつの遂行状況を管理していくことです。

タスク管理は、効率よく業務を遂行するための手法で、仕事のゴールを見据え、優先順位をつけてタスクの進捗を管理することや、作業に当たる職員を管理する者が、期限を意識しながら、どのように仕事を個々の職員に割り振るかなどがポイントといえます。

弁護士事務所では、複数の係争案件を抱えていることも多く、多くの事務職員がそれぞれ分担して業務処理に当たっていることも少なくありません。こうした仕事においては、タスク管理の重要性がますます高まるといってよいでしょう。

参考URL
https://www.kaonavi.jp/dictionary/change-management/

タスク管理のメリット

タスク管理は、期限が決まっている仕事を、限られた時間の中で遂行するために、必要不可欠なマネジメント手法で、日本でも多くの企業がタスク管理を採用しています。

ここでは、タスク管理のメリットを詳しく見てみたいと思います。

優先順位が明確化される

タスク(TODO)を列挙することによって、直ちにしなければならいことは何か、緊急性がある作業はどれなのか、完了させるべき期限はいつなのか、についての整理ができ、タスクの優先順位を明らかにすることができます。

タスク管理によって作業の優先順位を明らかにすることで、無駄な作業や手戻りの心配がなくなりますし、期限を意識しながら状況に応じた作業の変更など柔軟な対応もしやすくなるのです。

効率よく業務ができる

   
作業の優先順位を明らかにせず、自分の頭の中で考えながら仕事をすると、効率的に仕事をこなせなくなる恐れがありますし、期限の意識が弱くなる可能性もあります。

タスクが目に見える形で示されていれば、いくつかの業務をかけもちしている場合にも、それぞれの業務ごとのタスクの優先順位がわかれば、作業の全体像がイメージでき、仕事に対するストレスの軽減にもつながります。

特に、指示を受けて作業をしている立場からすると、自分で優先順位付けする必要がありませんので、効率的に業務が遂行できるメリットもあります。

タスクの可視化ができる

  
個々のタスクを一時的に頭の中で並べることはできても、これを完璧に覚えておくことはなかなか難しく、多くの人は忘れてしまうでしょう。また、複数人が関わるプロジェクトの場合、その共有は容易ではありません。

タスク管理を行うことで、全てのタスクが可視化されますので、作業内容の整理がしやすくなりますし、関係者が大勢いても、タスクを共有することができます。

仮にタスクが複数あって、作業量の調整が必要となる場合でも、可視化することで優先順位を明らかにしたり、同時進行の作業量を調整することも容易になり、無理なく柔軟に仕事を進めることができるでしょう。

業務内容の把握ができる

   
プロジェクトによっては、スタートからゴールに至るまでの工程が多くかつ複雑で、どのような準備をし、どのような手順で進めていけばいいのか、イメージが湧きにくいことが往々にしてあります。

タスク管理によって、細かい工程まで全て見ることができますので、業務内容の全体像を容易につかむことができます。
これによって、プロジェクトの達成のために、どのような準備が必要かが分かりますし、仮に複数の人数でプロジェクトを遂行する場合でも、参加者全員が共通認識をもつことができますので、漏れの無い準備を行うことができます。

タスク管理のコツ

  
タスク管理は、タスクを書き出して目に見えるようにするだけではありません。優先順位付けやタスクの量の調整や配分といった、管理を行ってはじめてタスク管理が生きてきます。
タスク管理を効果的に行うことで、効率的に仕事を進めることができたり、余裕をもって期限を守ることができるなどのメリットが得られます。ここでは、タスク管理を行うコツについて見ていきたいと思います。

タスクの優先順位は、緊急度と重要度で

  
これまで見てきたように、タスクの優先順位を決めることは重要です。しかしどのように優先順位を決めればいいのか、については少し注意が必要です。

一般的には、緊急度が高いタスクなのか、または重要度が高いタスクなのか、という観点で優先順位を決めていくこととなりますが、この時、緊急度が高いものだけに注目するのでは適切とは言えません。重要度が高いものについては、先に仕上げておく必要がある場合も多く、両方の判断軸を考慮しながら、優先順位を決めていくとよいでしょう。

タスク量の把握と適正な業務配分

チームで業務を行う場合、どれだけの量のタスクを抱えていて、チームメンバーがそれぞれ処理できるタスクの量に見合った業務配分なのか、ということは大きなポイントです。チーム内でタスク管理を行うことにより、タスク量の偏りが無くなり、適正な業務配分を行うことができます。複数のメンバーがタスク管理しやすいツールの選択や運用の仕方を決めていくことが大切です。

タスク管理ツールの主な機能

最後に、タスク管理ツールについて見てみたいと思います。タスク管理ツールは、リアルタイムの情報をいつでも場所を選ばず共有することができる便利なツールですので、導入を検討されている方も多いと思います。ただし、導入を決めてしまう前に、タスク管理ツールが有する機能について知っておくと、ツールの選定の際も参考となると思いますので、以下に、代表的な機能を紹介します。

・TODOリスト作成機能
個人単位、チーム単位で、個別にタスクをリストアップ

・詳細な情報のインプット機能
タスクごとに期限や担当者といった詳細情報ラベルを設定

・コメント添付機能
タスクごとにコメントを書き込み保存することができ、さらに個人に対するコメントを記載することも可能

・ファイル添付機能
それぞれのタスクに関連するファイルを添付することが可能

・プロジェクト管理機能
プロジェクトボードを設定して関係するメンバーで共有することが可能。公開か非公開を設定することが可能で、さらにプロジェクトごとにタスク管理の方法のを設定することが可能

・検索機能
検索フォームにキーワードなどを入力することで、知りたい情報を即座に取り出すことが可能

クラウドツールによる情報の一元管理

  
タスク管理のメリットやタスク管理のコツなどについて見てきました。タスク管理自体はマネジメントの方法論ですから、アナログ管理でもデジタル管理でも、どちらでもタスク管理を行うことは可能です。

ただし、弁護士事務所をはじめ複数人でタスク管理が必要な場合には、クラウド方式に代表されるデジタル管理によるタスク管理ツールの導入がよいでしょう。これによって、時間や場所を選ばずに情報にアクセスし、情報共有を図ることができますし、複数人でタスクを共有して管理することができるので、ミスを未然に防ぐことができるというメリットもあります。

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