「弁護士事務員」は、多忙な弁護士をサポートする弁護士事務所に欠かせない存在です。弁護士業界はテレワークへの対応が難しいこともあって、弁護士事務員の仕事は多くの場合、オフィスワークとなるでしょう。
弁護士の生産性を向上する上で、弁護士事務員との効率的な情報共有が鍵となります。しかし、オフィスワークでの情報共有には、多くの無駄が潜んでいます。こうした無駄を解消しないと、弁護士の業務を十分サポートできません。
弁護士事務員が情報共有を効率化するには、「ITツール」の活用が効果的です。そこで本記事では、弁護士事務員がITツールを選ぶ際のポイントや、おすすめのITツールをご紹介します。業務に無駄が多くお悩みの弁護士事務員の方は、ぜひご一読ください。
目次
弁護士事務員がITツールを選ぶ際の3ポイント
ITツールには様々なものが存在します。選び方を間違えると、上手く活用できずに情報共有を効率化できないかもしれません。まずは、ITツールを選ぶ際の3ポイントを把握しておきましょう。
ポイント1：オフィスでなくても情報共有できるか
弁護士は裁判への出廷や相手方との話し合いなど、外出する機会も多いですよね。また弁護士事務員も、書類提出などのために外出する場合はあるでしょう。社内サーバーを利用するITツールだと、どちらかがオフィスにいないケースでは使えません。
よって、オフィスでなくても情報共有できるITツールを選ぶことが大切です。具体的には、「クラウド型」のITツールを選びましょう。クラウドサーバーによりWeb上でデータ管理できるため、外出時やテレワークでもスマートフォンで使えます。
ポイント2：視認性・操作性の高さ
当然ながら正確な情報共有を実現するためには、視認性の高いITツールを選ぶべきです。たとえばスケジュール管理なら、自分を含めたスタッフのスケジュールをひと目で把握できるITツールが良いでしょう。
とはいえ、操作方法が分かりづらかったり操作手順が複雑だったりすると、情報管理に多くの時間を割かれてしまいます。操作がシンプルで、誰でも使いやすいITツールを選びましょう。公式サイトや案内資料を見て、視認性や操作性の事前チェックをおすすめします。
ポイント3：ペーパーレス化につながるか
弁護士業界の仕事では、顧客情報などの重要な情報を扱うことが多いでしょう。こうした情報の多くは機密書類として、紙で管理する必要があります。しかし勤怠表などの社内書類であれば、電子化してオンラインで扱った方がはるかに効率的です。
ペーパーレス化につながるITツールを選ぶと良いでしょう。印刷の手間がなくなる上に、用紙やインクにかかるコストも削減できます。弁護士事務員は紙の書類を頻繁に扱うため、少しでも紙の書類を減らしたいですよね。
ペーパーレス化のメリットを詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
ペーパーレス化による4つのメリットを解説！おすすめツールも紹介
弁護士事務員の情報共有におすすめのITツール5選
ビジネスシーンに合わせて適切なITツールを選ぶことが大切です。ここでは、弁護士事務員の情報共有におすすめのITツールを5つご紹介します。なおITツール導入の前には、次の記事を読んでおくと役に立ちます。
ITツール導入前に決めるべきことは？失敗しない業務改革のススメ
その1：スケジュール管理ツール
弁護士やスタッフとのスケジュール共有を効率化するなら、「スケジュール管理ツール」が最適です。カレンダー形式で関係者のスケジュールをまとめて把握できるため、弁護士と連携しやすくなるでしょう。スケジュールの更新作業も短時間で行え、自分のスケジュールもしっかり管理できます。
スケジュール管理ツールを選ぶ際には、日程調整機能を持つものがおすすめです。電話やメールの非効率なやり取りを何往復も行う必要がなくなります。確定した新しい日程はスケジュールに自動反映されるため、スケジュール管理の負担を大幅に削減できます。
その2：タスク管理ツール
「タスク管理ツール」を使うと、自分が実施すべきタスクを登録して分かりやすく管理できます。タスクの進捗率がバーで見やすく表示されるため、遅れているタスクをすぐに把握可能です。弁護士やスタッフのタスクも把握できるので、必要に応じてフォローもしやすいでしょう。
その3：ビジネスチャット
離れた弁護士やスタッフとやり取りするなら、「ビジネスチャット」がおすすめです。本文を入力して送信ボタンを押せば相手にメッセージが届くので、メールよりもスピーディーに情報共有できます。また、データとして残るため電話よりも確実な意思疎通が可能です。
その4：勤怠管理ツール
スタッフの勤怠管理なら、「勤怠管理ツール」を使うと良いでしょう。日々の打刻がスマートフォンで簡単に行えるため、タイムカードが不要です。残業時間などが自動で集計される上に、勤怠実績をオンラインで共有できます。そのため勤怠表の作成も不要となり、ペーパーレス化の実現につながります。
その5：ワークフロー
「ワークフロー」を使うと、オフィス内の申請手続きをオンラインで完結できます。申請・承認・差し戻しといった操作をすべてWeb上から行えるので、申請書の印刷が不要です。ハンコや手渡しの手間もなくなり、申請業務が大幅に効率化されます。
ITツールで、弁護士事務員の情報共有を効率化しましょう！
今回は弁護士事務員がITツールを選ぶ際のポイントや、おすすめのITツールを5つご紹介しました。
弁護士業界でも、テレワークの普及を目指す動きがあります。完全なテレワークは難しくても、交代制であればテレワークを導入できる可能性はあるでしょう。こうした時代の流れにも対応できるよう、オフィスワークでなくとも情報共有が行える体制を構築しておくべきです。
情報共有を効率化したい弁護士事務員の方は、今回ご紹介した内容を参考にITツールを導入してみてはいかがでしょうか。
グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
