法律のエキスパートである弁護士は、日々クライアントからの様々な依頼に対応することになります。弁護士事務所に勤める弁護士や事務員のほとんどは、オフィスワークをすることになるでしょう。弁護士業界は、他の業種と比べてもテレワークが難しい仕事です。
とはいえコロナウイルスや働き方改革などで、全国的にテレワークを推奨する流れがあります。テレワークの導入によって、通勤にかかっていた時間を有効活用できるメリットは大きく、スタッフの負担軽減にもつながります。弁護士業界でもIT化を目指す動きがあり、テレワーク導入に向けた取り組みを行うべきでしょう。
しかしテレワークを実現するうえでの課題が多く、現状ではテレワークを導入できていない弁護士事務所が多いのではないでしょうか。そこで本記事では、弁護士がテレワークできない理由や、テレワーク実現に向けた解決策をご紹介します。テレワークにより業務効率化やスタッフの負担軽減を実現したい方は、ぜひご覧ください。
目次
弁護士がテレワークできない3つの理由
弁護士がテレワークできないことの多いおもな理由は3つです。各理由について、それぞれ解説します。
理由1：紙の書類を用いる業務が多い
弁護士の仕事では、紙の書類を用いることが頻繁にあるのではないでしょうか。裁判所に提出する訴状はもちろん、作成代行する企業の契約書なども基本的に紙の書類となります。紙の書類を印刷したり関係者と共有したりするためには、どうしても弁護士事務所内でないと難しいのです。
訴状や契約書のようにルールが決められている書類は、弁護士事務所が独断でペーパーレス化することはできません。業務で書類の扱いが多いスタッフは、事務所へ出勤せざるを得ない状況になりやすいでしょう。
理由2：社外に持ち出せない情報が多い
たとえ紙の書類でなくとも、お客様の個人情報を取り扱う業務が弁護士には多いですよね。大切な情報を社外に持ち出して万が一にも情報漏えいを起こしてしまえば、弁護士事務所の信頼性は大きく低下します。このようなリスクを回避するために、事務所へ出勤することになりがちです。
とはいえコロナウイルスや働き方改革で、弁護士業界でもテレワーク普及を目指す動きがあります。弁護士事務所でもテレワークを実現するためには、リスクをできる限り抑える施策が必要です。リスクの比較的少ない情報のみ持ち出す、セキュリティ性の高いITツールを活用するなどが考えられるでしょう。
理由3：テレワークで情報共有できる環境が整っていない
前述のように、弁護士業界ではテレワーク実現に向けての課題が多く、全スタッフが同時にテレワークするような業務体制は困難です。とはいえスタッフの作業分担を工夫すれば、交代制でのテレワーク導入は可能でしょう。それでもテレワークの導入が進まないのは、情報共有できる環境が整っていないことが大きいといえます。
テレワークでは当然ながら、対面でのコミュニケーションは行えません。離れた相手と迅速に情報共有できないと、弁護士が事務員に作業を依頼するケースなどで大きな支障が出ます。電話やメールのやり取りでは時間がかかってしまい、期日がシビアな弁護士事務所の業務では致命的です。
弁護士事務所でテレワークを実現するなら「ITツール」がおすすめ
弁護士事務所でテレワークを実現するためには、前述のとおり離れたスタッフと迅速に情報共有できる環境が必要不可欠です。テレワークでの情報共有には、「グループウェア」の導入をおすすめします。グループウェアは、職場の情報共有やコミュニケーションを効率化するオンラインツールです。
多くのグループウェアはWebブラウザから利用できるため、テレワークでもスマートフォンで利用できます。また機能も豊富で、弁護士のさまざまなシーンにおける情報共有を効率化可能です。IPアドレスによるアクセス制限やファイル送受信禁止などのセキュリティ面も充実しており、テレワークでも心配ありません。
ここでは、弁護士のテレワーク実現に役立つグループウェアのおすすめ機能を3つご紹介します。なお、グループウェアでできることを一通り把握したい方は、こちらの記事をご一読ください。
スケジュールを管理・共有できる「カレンダー機能」
「カレンダー機能」によって、オンラインでスタッフ間のスケジュール共有が可能です。カレンダー形式で自分やスタッフの最新スケジュールが簡単に把握でき、業務での連携が容易となります。スケジュール管理に特化した操作画面で、スケジュールの更新作業もスピーディーに行えます。
タスクの状況をしっかり把握できる「タスク管理機能」
「タスク管理機能」によって、各スタッフが抱えるタスクの登録や管理・共有が可能となります。前述したカレンダー機能の画面上にタスクを表示でき、期日のシビアなタスクでも確実に進捗状況を管理可能です。もちろん他スタッフのタスク状況も把握できるので、素早くフォローできます。
スムーズに情報伝達できる「ビジネスチャット」
「ビジネスチャット」によって、オンラインで任意のスタッフとやり取りできます。メッセージ本文の入力だけで簡単に情報伝達できるため、メールよりも手軽です。また、文字として残るぶん電話よりも確実性が高く、認識違いによる思わぬトラブルを防げます。
ITツールを導入して、弁護士事務所でテレワークを実現しましょう！
今回は弁護士がテレワークできない理由や、テレワーク実現に向けた解決策としてグループウェアをご紹介しました。
弁護士事務所ではオフィスワークせざるを得ない業務も多いものの、工夫すれば交代制でテレワークを導入することは可能でしょう。テレワークの実現に向けて、離れたスタッフとの情報共有を円滑に行うならグループウェアがおすすめです。オフィスワークに不便さを感じている弁護士事務所にお勤めの方は、ぜひグループウェアをお試しください。
グループウェアのテレワークのことなら、私たちにご相談ください。
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