弁護士事務所で起こりうる日程調整のトラブル! 事務員とのスケジュール共有で失敗しない方法とは?

2021/07/08

弁護士事務所のような士業で大切なのは、事務員とのコミュニケーションはもちろん、スケジュールなどの日程調整を、しっかり共有できているかどうかです。 しかし、常に弁護士は数多くの案件などの予定を抱えており、同時に複数のスケジュールを管理しなければなりません。

そして、スケジュール管理などの日程調整に時間をかけ過ぎてしまうと、日常の業務時間を圧迫してしまい、結果的に業務時間が少なくなり仕事のクオリティが下がってしまう要因にもなりえます。とはいえ、多数の事務員やクライアントを抱えている弁護士事務所では、全ての日程調整を正確かつスピーディーに行うのは容易ではありません。

例えば、少しの日程調整のずれでミスを引き起こしたり、それにより事務員やクライアントからの信用を失ってしまうリスクがあるので、正確なスケジュールの管理や調整が求められます。もし、事務所内でうまく日程管理をすることができれば、ストレスなく日々の業務をこなすことが可能です。

そこで今回は弁護士事務所ごとに日程調整方法はさまざまですが、この記事では事務員とのスケジュール共有の問題に焦点を絞り、日程調整で起こりうる問題点と、その解決策をお伝えしていきます。日程調整でお悩みの弁護士や事務員の方は、ぜひ参考にしてください。

弁護士事務所で事務員との日程調整で発生するスケジュール共有の問題

弁護士事務所で事務員と日程調整する際に発生するスケジュール共有の問題について解説します。

複数の事務員とクライアントを同時に日程調整するのが難しい

多くの事務員やクライアントを抱える弁護士事務所では、1日に複数のやり取りをするのが日常です。さまざまな人たちと関わっていく仕事のため、相手の都合で予定が変わり、日程調整の変更を余儀なくされることも少なくありません。さらに、事務員とクライアントとの日程調整が同時に発生すると、スケジュール管理が複雑になり、予定が重なるトラブルも発生しやすくなります。

複数人で日程調整を行うとスケジュール共有が複雑になる

事務所によっては、日程調整を1人で管理しているのではなく、事務員など複数人が個別に日程調整を行なっているところもあるでしょう。さまざまなクライアントとのスケジュールも考慮しながら、他の事務員が管理しているスケジュールとも並行して正確な日程調整を行うのは難しく、弁護士事務所で事務員とのスケジュール共有でミスを引き起こす原因ともなりえます。

事務員とのスケジュール共有で起こりうる日程調整の非効率さとは?

ここからは、事務員とのスケジュール共有で起こりうる日程調整の非効率さについて、以下に解説していきます。

スケジュール共有など日程調整を事務員と行う際に時間がかかる

事務所内で事務員と日程調整のスケジュール共有をする際は、主に口頭で伝えるかメールを用いる場合が多いです。しかし、これらの方法には非効率な面が多く、日程調整後に急なスケジュール変更でミスが発生しやすいという問題があります。

口頭の場合は、メモを取ったりスケジュールを確認したりしながらやり取りするので、スムーズに日程調整を行うのは難しいでしょう。また、メールの場合でも、個別に事務員からの返信を待つ時間が発生するばかりか、返ってきたメールを見逃してしまう危険性もあります。そして、これらのやり取りは、ほぼ1回で終わることはないので、余計に時間を奪われやすいのが難点です。

事務所内でリアルタイムにスケジュール共有するのが難しい

事務所に所属している弁護士や事務員が増えてくると、リアルタイムなスケジュールの共有が難しくなってきます。さらに、弁護士と事務員のスケジュールが重なってしまう状況も発生しやすくなり、常に最新の日程調整を共有しておかないと、予定共有ミスなどのトラブルを回避するのは容易ではありません。結果として、弁護士や事務員同士が、連携しづらくなるという問題も発生してしまいます。

弁護士事務所内の日程調整で起こりうるトラブルを未然に防ぐ解決策とは?

ここからは、上記で解説してきた弁護士事務所内の日程調整で起こりうる問題を踏まえつつ、このトラブルを未然に防ぐ解決策について、以下に解説していきます。

弁護士事務所内の日程調整で起こりうるトラブルを未然に防ぎたいならグループウェアがオススメ

弁護士事務所内の日程調整で起こりうるトラブルを未然に防ぐ解決策が、グループウェアを導入することです。グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションをスムーズに行えるオンラインツールで、日程調整機能を始めとした多数の便利なシステムが備わっています。

日程調整機能とは、案件の予定や詳細を設定した情報を、事務所内でメールを送信して共有し、全ての事務員にリアルタイムで確認してもらうだけで日程調整が完了する便利な機能です。この機能を利用することで、事務所内で行う日程調整の効率が飛躍的に上がります。日程調整機能を導入するメリットは以下の3つです。

複数の事務員と並行した日程調整も確実かつ迅速に行うことができる

日程調整機能を使用すると、1人の事務員と口頭やメールで何度もやり取りする必要がなくなります。弁護士や事務員が事務所内や外にかかわらず、スマホやパソコンから簡単に日程調整できるので、複数の事務員がいても時間がかかりません。また、事務員に出勤の日程を決めてもらうなどの候補日を聞く場合でも、自動設定にすることが可能です。

さらに、勤務時間や休憩時間といった詳細な設定も可能で、条件からシステムが最適な候補を事務員に提示してくれるので、頻繁に日程調整する必要はありません。加えて、既にシフトが埋まっている時間帯など、スケジュールが埋まっている時間帯は自動的に候補から外すこともできるので、複数の事務員との日程調整でも予定が重なることなく安心です。

事務員との日程調整後もリアルタイムに変更した上で共有できる

グループウェアには、『カレンダー機能』というスケジュールの共有や管理ができる便利な機能があります。この機能は、日程調整機能と連携可能で、スケジュール共有も同時に行えるのが強みです。さらに、日程調整機能で追加された事務員の勤務予定などの情報は、『カレンダー機能』にも自動で反映されるので、自らスケジュールの更新をする必要はありません。もちろん、日程調整後のスケジュールを他の事務員がリアルタイムに把握できるので、事務所内での連携がしやすくなります。

事務員に限らずクライアントとも日程調整できる

日程調整機能は、事務所内の事務員に限らず、事務所外のクライアントとの日程調整にも使えます。相手がクライアントであっても、日程調整機能の設定により、予定確認などのメールを自動送信するようにできるので、手軽に情報共有することが可能です。もし、事務所内や外での日程調整手段を多様化してしまうと管理が複雑になり、ミスが発生しやすくなってしまいます。ですが、この日程調整機能を使うと、日程調整の手段が統一でき、予定が重なるなどのミスも未然に防ぐことができるのでオススメです。

日程調整機能を使って弁護士事務所で起こりうる日程調整のトラブルを未然に防ぐ

今回は、弁護士事務所で起こりやすい事務員とのスケジュール共有ミスの危険性や、その解決策について解説してきました。事務員やクライアントと直接やり取りすることが多い弁護士事務所では、確実かつ迅速な日程調整を行うことが大切です。

それにより弁護士としての業務の時間も十分に確保でき、事務員の信頼向上にも繋げることができるでしょう。ストレスなく日々の業務をこなすためにも、グループウェアの日程調整機能を導入して、事務員との日程調整ミスを未然に防いでみてはいかがでしょうか?

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