多くの案件を抱える法律事務所の悩みを解決!ダブルブッキングを避けるスケジュール管理

2021/06/04

弁護士は常に多くの案件を抱えており、並行して複数の依頼をこなさなければなりません。案件数は弁護士によって異なりますが、平均値は日弁連が2014年に行ったアンケートで見ることができます。これによれば、弁護士が同時に抱える案件(手持ち案件)は、30件にもなります。

これだけの案件を抱えていると、常に過密なスケジュールになってしまいます。そんな中でのスケジュール管理は常に悩みの種です。

特に、ダブルブッキングはなんとしても避けなければなりません。ダブルブッキングをちょっとしたミスと考えている方もたまにいますが、その悪影響は深刻です。管理能力を疑われ、信用を失うこともあります。また、お詫びや再調整など、余計な作業を増やすことにもなりかねません。まだ契約が成立していなかった場合、顧客があなたへの依頼を取り下げるかもしれません。そのため、ダブルブッキングはなんとしても回避しなければなりません。

では、どのような対策が必要なのでしょうか。確認作業を増やしたり、複数人でのダブルチェックを行うなど、作業量を増やすことでミスを減らすのも一つの方法です。しかし、ただでさえ忙しい業務の中で作業手順を増やすことは、業務のパンクに繋がりかねません。

個人の作業負担を増やす前に、現在の職場環境がミスを引き起こしやすい状態になっていないか考えるべきです。環境を改善するだけでも、ミスを減らし、リスクを最小限にできます。

環境改善の最も有効な方法として、日程調整サービスの利用が挙げられます。この日程調整サービスは、クラウド上でスケジュールを管理できるもので、効率的に正確に管理が行えるようになります。

この記事では、ダブルブッキングを起こりやすくする原因と、それを改善する日程調整サービスの優れた特徴について解説します。

ダブルブッキングを引き起こす原因

下記のような状態は、ダブルブッキングを引き起こしやすくします。しかし、複数案件を抱える弁護士にとっては、どれも避けがたいものです。ほとんどの法律事務所が、多かれ少なかれ該当しています。

複数の日程調整を同時進行で決める

日程を一つ一つ調整できるなら、ミスが起こる可能性は高くありません。しかし、実際は複数人を相手に日程調整を行わざるをえません。電話でのやり取りであれば数分で終わりますが、メールでのやり取りはそうはいきません。普通は、半日~数日ほどかかります。

日程が確定する前に他の用事が入り、再調整が必要になることもあります。候補日の調整、予定の優先度を基にした判断など、複雑な調整が必要なので、ミスが発生しやすい状態になっています。

日時を確定しないまま保留になっている予定は、可能な限り少なくしなければなりません。

口頭などの記録に残らないやり取りで日程を決める

日程調整をしたのに、聞き違いなどで日程調整が失敗することもあります。特に、電話など記録が残らないものは、そのような間違いが発生しやすいものです。

これらの対策として、確認メールなどを送ってミスがないようにすることが一般的です。しかし、1通2通ならともかく、毎日いくつもメールを行うのは高い作業負荷になります。

複数人で日程調整を行っている

複数人が個別で日程調整を行うと、ダブルブッキングの可能性が一気に高くなります。たとえば、弁護士と事務員が別の場所でそれぞれ別のアポイントを取ってしまい、あとになって慌てて修正するというものです。外出中などリアルタイムでの情報共有が難しい時に、このような事態は起こりやすくなります。

可能な限り、密な情報連携を行わなければなりません。しかし、予定が一つできる度にすぐ連絡というのは、実際のところ容易ではありません。

管理作業が負荷の高いものになっている

日程調整のミスを防ぐためには、多くの確認作業を必要とします。一つのアポイントを取るだけでも、確認メール、報告、スケジュールへの記入、事務所内全員への情報連携など、多くの作業を求めるところもあります。

ミスがないように完璧にしようとするあまり、多くの作業を課してしまうと、かえってミスを招くことになりかねません。業務が圧迫されることでパフォーマンスが落ちてしまったり、作業手順それぞれの確認にエネルギーを消費してしまうからです。作業量でのなんとかごまかすのではなく、確認作業を少なくするシステムが必要です。

日程調整機能のメリット

日程調整サービスを活用すれば、これらの問題を解決できます。

サービスによって具体的な利用手順は異なりますが、おおよそ下記のような手順で予定を登録します。

1.インターネット上にあるスケジュールを、顧客が編集する。
2.自身のスケジュールが保存されたサイトurlを送る。
3.顧客はスケジュールを確認して、空いている時間帯を選び予定を追加する。

サービスの特筆すべき特徴は、以下の3つです。
 ・オンライン上でスケジュールデータが保存されており、事務所側も顧客もいつでも確認できる。
 ・顧客自身がスケジュールを追加できる。
 ・スケジュールの変更がリアルタイムで反映される。
これらの特徴によって、日程調整を容易に、そして正確に行うことができます。

複数の日程調整を同時進行できる

スケジュールに記載された予定はオンライン上で共有され、顧客はパソコンやスマートフォンを使ってスケジュールを確認できます。そして、顧客自身がスケジュールに予定を入れることができます。

このシステムにより、日程調整で必須だった”候補日を挙げる”作業が不要になります。空いている時間を見つけ、どれを候補日として選ぶか、などの作業を行わずに済みます。

また、顧客の加えた予定はリアルタイムにスケジュール上に反映されるので、他の顧客もスケジュールの変更箇所がわかります。この機能により、ダブルブッキングのリスクを小さくすることができるのです。

伝達ミスや勘違いがなくなる

日程調整サービスでは、事務所側も、顧客側も、オンライン上にある同じデータ(スケジュール)を参照します。聞き違いなどで間違ったメモをする、ということがなくなるため、ミスが起こる確率が小さくなります。

また、オンライン上でいつでも確認できるため、場所を選ばずに予定が確認できます。これにより、確認が必要な時に記録が手元にない、という事態を避けることができます。

複数人でリアルタイムに、スケジュールを共有できる

複数人で予定を管理している職場にも、日程調整サービスは有用です。インターネット上にスケジュールが保存されており、リアルタイムで共有できるため、知らない間に予定ができていた、ということがなくなります。

そのため、複数人が一人のスケジュールを管理していたとしても、同じ時間帯に予定を入れてしまうミスを最小限にできます。また、「この時間に予定を入れてもいいか」などの確認作業も不要になるため、作業負荷の軽減にも繋がります。

作業負荷が最小限

日程調整ツールを利用すれば、作業量を大幅に軽減させることができます。日程を確定させるまでに必要なのは、顧客にスケジュールURLの添付したURLメールを送ることだけです。

候補日を挙げる、相手の希望日に面会可能か返事する、などは不要になります。また、アポイントを事務所内で共有する等の連絡作業は自動化することもできます。本当に必要な確認・連絡作業だけを人間が担当するように業務を設計すれば、作業負担を軽くすることができます。

日程調整アプリを活用して、スムーズなスケジュール管理を実現しよう

大量の案件をこなす弁護士にとって、予定は絶えず変化するものです。日程調整のやり取りの最中に状況が変わることは頻繁に起こります。今まではそれに対応するために、多くの確認や情報連携作業を必要としてきました。
 
日程調整サービスはスケジュール情報を一元化することによって、リアルタイムで正確な情報共有を実現します。日々の業務に追われていたり、ミスに悩まされているような職場にとっては、最適なツールと言えるでしょう。

グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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