日本の少子高齢化は、誰もが知っている社会問題です。この少子高齢化によって、年金制度の崩壊や医療費の増加、介護問題など、さまざまな問題が提起されています。その中で、企業にとって大ダメージとなるのが「労働力の減少」です。
人口が減少し、40年後には労働力が40%も減少してしまうというデータが平成26年版情報通信白書から出されているのです。人口の減少による労働力の減少は、近い将来必ず訪れる未来であり、今から対策をしておかなければなりません。
このままでは、リソース不足となり今の生産性を維持することは難しいでしょう。では、労働力の減少に対応するために、具体的にどのような対策をとればいいのでしょうか。本記事では、企業が将来に向けてとるべき対策についてご紹介しています。
目次
ITツールが企業に必要な理由
日本の人口減少は歯止めがきかず、むしろ加速している状態です。そのため、労働力の減少は避けられないものとして考えなければいけません。しかし、これに反するように、企業の活躍の幅は今後も広がりを見せ、国内だけでなく国外をも視野に入れていかなければなりません。
世界の企業と競合するためには、サービスや商品の質はもちろんのこと、業務のスピードや新しい発想力などが求められます。労働力が減少する日本において、この難題の救世主となるのが「IT」です。
企業をIT化することにより、業務効率の改善や生産性の向上などにつながり、労働人口の減少に対応できます。また、世界の企業と競合するための力にもつながっていくことでしょう。
一方、アメリカやイギリスなどに比べるとITツールの導入の比率が低いというのが日本の現状です。これから先のことを考えれば、ITツールという救世主を導入しなければ生き残っていけないとも言えるのではないでしょうか。
IT導入で実現できること
労働力減少が避けられない日本にとって救世主となるITツールですが、具体的にITツールを導入すればどのようなことが実現できるのでしょうか。ひとつひとつ確認していきましょう。
業務の効率化ができる
ホワイトボードに予定を書く、書類を作成してコピーし配る、勤務時間を手書きで申請するなど、今まで従業員の手で行われてきたアナログな業務をITツールで自動化することにより、今まで費やしていた業務時間が減ったり業務自体をなくしたりすることができます。そうすることで他の業務に割ける時間が増え、業務効率が上がるでしょう。
企業全体の生産性向上
業務効率が上がることにより勤務時間内にできることが増え、今までよりも生産性を上げることができます。業務に余裕ができれば、新しい発想ができたり挑戦をする機会が増えたりするなど、企業にとって大きな力につながっていくことでしょう。
品質を維持、向上することができる
業務を自動化することで人的なミスを減らすことができ、品質を維持する安定的な業務ができるようになります。人の手を介入させないことによって品質を向上させ、より多く生産製造することが可能となるのです。
業務スピードが上がる
業務が効率的になり生産性が向上することによって、今までよりも業務のスピードが上がります。その結果、納期を早めるなどスピーディに対応できるようになり、速さが求められる世界の企業と競合するための力となるでしょう。
情報共有がスムーズになる
ITツールを導入することで書類をデータ化したり、掲示板やチャットなどの機能を使ってコミュニケーションを気軽に取ったりすることができるようになります。今までなら収集するのが大変だった情報も、データ化することで探しやすく見やすくなり、情報共有の幅が広がっていくことでしょう。また、コミュニケーションが促進されることで業務にもプラスになっていくはずです。
データを知ることが新しい挑戦へ導く
IT化をすることで膨大なデータを蓄積できるようになり、それを解析することで今まで見えていなかった側面に気づくことができる可能性があります。その結果、新しい考え方や発想が生まれ、新しい事業や取り組みに挑戦することへとつながっていくでしょう。
アナログなやり方とは比にならないほどの膨大なデータを解析できるという点は、デジタル化の最も大きなメリットではないでしょうか。
リソース不足になってしまった時に企業ができること
人口減少による労働力の減少だけではなく、事業を拡大した時や新しいことに挑戦する時、従業員が辞職や退職でいなくなった時など、人手不足になる要因はたくさんあります。どのような要因でも、日ごろの業務に支障が出てしまうことは避けられないでしょう。では、この人手不足を乗り切るために、企業はどのような対応ができるのでしょうか。
「外注」を活用する
企業の中で人手不足に陥ってしまった場合、外部に業務を委託する「アウトソーシング」を活用するという方法があります。外部に委託することで、人手不足の解消や新しい業務に対応できるようになるのです。
近年はコロナウイルスの影響もあり、在宅ワークやリモートワークなど、離れた場所で仕事をすることが身近になり、そのための環境も整えようという動きがあります。今後ますますアウトソーシングという考え方が浸透していくでしょう。
従業員の教育や人材育成に力を入れる
アウトソーシングは確かに必要ですが、企業の中で働く従業員の強化はより必要です。外部だけでなく内部を強化しなければ、企業の成長はあり得ません。雇用する際に高いスキルを持った人を採用する、従業員に教育をして働きながらスキルを向上させるなどの取り組みが、結果として人手不足に対応することにつながっていくのです。従業員1人1人に合った教育を心がけましょう。
ITツールの導入
ITを導入して効率化を図り、生産性を上げることができれば、従業員が少なくなっても今までやってきた業務を続けることができます。ITの導入は企業にとって最大の課題であり、導入が上手くいけば企業に与える影響は大きなものとなるでしょう。ITツールもさまざまな種類が登場しているので、自分の企業や仕事内容に合ったものを選んでみてください。
企業や業務内容に合ったITツールの導入を
ITを導入すれば必ず効率や生産性が上がるのかと言えば、そうではありません。ITでさまざまなことを自動化できるとは言っても、それを扱うのはやはり従業員です。従業員が使いやすいもの、仕事内容に合っているものなど、自分の企業に合ったITツールを選ぶことが大切です。
そのためには、企業の現状を把握し、問題点や改善点を洗い出し、それを解決するためのITツールを選ぶ必要があります。例えば、会計を従業員が行っており人的ミスが多い場合は会計のクラウドサービスを利用する、従業員によって営業先がバラバラで把握が難しい場合は情報共有が手軽にできるクラウドサービスを利用するなど、課題に応じたものを利用しましょう。
ITツールの導入は避けては通れない企業の課題
日本のリソース不足を解決する方法と企業にITツールが必要な理由について理解は深められたでしょうか。
日本の労働力減少問題、企業に求められる世界での競合など、さまざまな問題や課題に対応するためにはITツールの導入は避けては通れません。ただでさえ日本は世界から遅れをとっているので、早急にIT化を進めていくことが必要です。
お話ししてきたように、ITツールの導入がもたらす企業への影響、メリットは大きく、今後もますます存在感を高めていくでしょう。将来を見据えて、あなたの企業に合ったITツールを見つけてみてださいね。
グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
