人手不足の不動産業界でコスト削減を目指すのはITツールの活用から

2021/09/14

不動産業界の現状と問題

人材不足が深刻化している不動産業界では、一人当たりの負担が非常に大きくなってきています。負担軽減策としてさまざまな方法がとられてきましたが、ITツールの活用が改善策として有効です。それにもかかわらず、不動産業界はIT化の流れがかなり遅れてきました。しかし、不動産業界でもITツールを使えば、コスト削減を始めさまざまな恩恵があるのです。

不動産業界の現状

不動産業界の大きな負担として挙げられるのが長い残業時間です。これは不動産業界の特徴であり、大きな問題としても取り上げられてきました。

不動産業界は成果主義を基本としており、顧客に対してさまざまな提案をして結果につなげなければいけません。顧客は営業時間内に訪れるとは限らず、時間外や休日出勤は当たり前となってきたのです。その他にテレアポ業務もありますし、外回りもしなければいけません。さらに成果主義として厳しいノルマも課せられるため、負担の軽減が難しい業界として知られてきたのです。

このような業態がIT化の遅れも招きました。人のつながりが基本となる業種であり、商品の特性上、IT化しにくい問題を抱えていたからです。加えてこの残業時間の長さが、コストの増大を招いています。

作業負担を減らす最良の手段はITツール

不動産業界で人材不足は深刻であっても、実際に歯止めをかける方法はありません。社会的に少子化が進み労働人口が少なくなってきている昨今では、不動産業界だけがこの問題に直面しているわけではないからです。一人当たりの作業負担が増えているのも、不動産業界だけの問題ではありません。解決策として有効なのは、業務効率化を図ることであり、一人当たりの作業負担を減らす方向性を取らなければいけないでしょう。

不動産業界でもITツールによる業務効率化は可能です。できないという先入観が足を引っ張ってきただけで、いろいろな場面で導入が進められてきました。

問題はツールの選定です。どのような問題を解決するためにITツールを導入するのかはっきりさせなければいけません。この要件定義があってこそ、不動産業界でコスト削減も含めITツールの活用が進められるのです。

ITツールにより改善できるポイント

不動産業界における業務で自動化できる分野はいろいろとあります。ITツールの活用によって、業務効率化にプラスしコスト削減にも役立つのです。単一の分野で活用する方法もありますが、ITツールの活用で横断的にIT化の促進も目指せます。

顧客情報管理

不動産業界には非常に多くの顧客情報を集めます。この情報管理は非常に厄介で、業務を長引かせる原因として認識されるようになりました。情報を手作業で入力しているだけでも、非常に多くの時間を取られるからです。さらに手入力によるミスの発生も多くなり、コストがかかる原因にもつながります。

ITツールの活用で決められたフォーマットを使い情報を入力しやすくなり、管理の手間も減ります。検索する場合にも素早く利用でき、業務効率の改善に寄与しコスト削減につながるのです。

メールや問い合わせに対しても横断的な活用で素早く対応できるようになり、ここから自動登録する方法もあります。ITツールによって一括管理も進められるので他の業務との連携もとりやすくなるでしょう。これだけでも人材不足をカバーする大事な役割を期待できるのです。

コミュニケーションツール

不動産業界では、顧客とのコミュニケーションに多くの時間を割かなければいけません。時間外労働も増えることがコスト増につながります。一人当たりの負担も増えるため、離職理由に挙げる人も多くみられる問題です。定着率の低下を招くことが、人材負担の増加にもつながります。

ITツールを活用すれば、いろいろなコミュニケーションが取れます。それも距離も場所も関係ありません。シームレスな対応ができるのは、現在のテレワークから見てもわかるでしょう。これをうまく活用できれば、対応の幅は大きく広がります。

現在の社会的な状況を考えても、できるだけ接触しないことを顧客側が希望する場合もあります。できれば連絡もメールやチャットでと考えている人も増えました。遠距離から希望されるケースでは、なかなか現地に行けないケースも出てきます。

多くのITツールが開発され、顧客側の負担を増やさずコンタクトを取れる方法も出てきました。コミュニケーションが取れるようになると、何も会社にいる必要がなくなります。どこにいてもコミュニケーションが取れる方法が確立できれば、作業負担は大幅に減るでしょう。対応漏れなどの人為的なミスの発生の抑制にも役立ち、残業などのコスト削減にもつながります。

物件提案

不動産業界で欠かせないのか物件の提案です。物件の提案業務は、さまざまな手法で行われてきました。メールやメルマガ作成の方法もとられてきましたが、システム化できると負担を軽減できるだけではなく、素早く対応できコストを削減つながるのです。

不動産業界では常に複数の物件を抱えますが、ITツールによって対応速度を早められます。物件の管理と共に提案業務をシステム化で効率化できるのです。物件提案から素早くコミュニケーションへつなげることもできます。単一のITツールによる方法ではなく、トータル的なIT化がポイントになるため、要件定義をはっきりとさせ包括的に活用することが求められるでしょう。

物件管理業務

不動産業界で最も時間がかかると言われているのが不動産管理業務です。非常に幅が広く複雑な内容になりやすいため、残業時間を増加させることにもなりかねません。成果主義を引く不動産業界では、いかに管理業務を簡略化させるかも効率化の大きなポイントになります。

ITツールの導入により、ある程度決められたフォーマットの中で入力が進められるでしょう。情報入力時の人為的なミスを減らし、業務自体の効率化も図れます。適切な物件管理できれば、提案もスムーズに進み業務はさらに効率化します。顧客が情報を理解しやすく興味を持ちやすくなるのも管理業務の効率化のポイントです。

データベースなどとリンクさせ、ホームページで物件の情報を紹介する際にも、適切な物件管理が欠かせません。ITツールにより包括的に管理できれば、このような部分でも労働負担を大幅に改善できるのです。時間が短くなればなるほど、顧客の目に触れやすくなります。販売チャンスを逃さない意味でも、ITツールによる業務効率化は大きな恩恵をもたらすのです。

効率化とコスト削減はITツールが最善の選択

不動産業界ではIT化はメリットがないと言われてきました。マンパワーで乗り切ることが不動産業界では当たり前と言われてきたからです。

実際には人材不足の影響は色濃く出てきており、効率化を目指さなければいけない状況となりました。現在のITツールは、横断的に活用できるものも多く、これまで以上に効率化ができるようになったのです。特にコミュニケーションに関しては、顧客が求めるサービスとも一致します。インターネットの世界には、距離という概念がほとんどありません。シームレスな対応ができれば、一般的な商圏範囲を超えた対応もできるでしょう。

不動産業界で業務を効率化させコスト削減を目指すのであれば、ITツールは欠かせない条件と言えるのです。

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