日本の人口は減少の一途をたどっており、ビジネスでの人手不足は今後ますます深刻となります。人手不足となれば、当然ながら社員一人ひとりの業務負担は増大するでしょう。
とはいえ人手不足を根本解決することは難しいので、いかにして社員の業務負担を減らすかが鍵となります。業務負担を減らす上で、多くの企業が活用しているのが「ITツール」です。ITツールの導入は進んでいるものの、まだまだITツールについてあまり知らない方も多いですよね。
そこでこの記事では、業務負担を減らして人手不足に対応するために有効なITツールについて解説します。業務負担が大きくお悩みの方はもちろん、将来の人手不足に不安がある方もぜひご一読ください。
目次
そもそも「ITツール」とは
「ITツール」とは、業務効率化を目的として作られたソフトウェアやサービス全般を指します。その用途は幅広く、勤怠管理や工数管理などさまざまです。いずれの用途にしても、「従来の非効率的なやり方を効率化する」という意味では共通しています。
ITツールは、大きく分けると「クラウド型」「オンプレミス型」の2種類です。クラウド型はWeb上のクラウドサーバーでデータ管理しますが、オンプレミス型は自社サーバーでデータ管理します。管理コストを抑えやすい、社外でも使える、などメリットの多いクラウド型が最近の主流です。
以下の記事ではITツールの具体的な活用シーンについて紹介していますので、ぜひご覧ください。
人手不足でも、ITツールで業務負担を減らせる3つの理由
ITツールの活用によって業務負担を軽減でき、人手不足に対応できます。ここでは、ITツールで業務負担を減らせる3つの理由を解説しましょう。
理由1：業務の効率をアップできるため
ITツールを活用することで、業務の効率アップが期待できます。たとえば、スケジュール管理にホワイトボードを使う場合を考えましょう。スケジュール更新のたびに定位置への移動、古いスケジュールの消去、ペンでの手書きといった作業が発生し、時間がかかります。
一方でオンラインのスケジュール管理ツールを使えば、その場でスケジュールの確認や更新が行えます。しかも、スケジュール更新のたびに古いスケジュールを上書きする必要がないため、格段に効率的です。このように、ITツールを使うことで従来業務の無駄を解消でき、業務負担の軽減につながるでしょう。
理由2：チームワークが高まるため
アナログな業務のやり方では、社員間の情報共有が難しいのです。前章の例でも、ホワイトボードでは他社員のスケジュールを把握するために定位置へ行かなければなりません。情報共有がスムーズに行えないと社員間の連携がしづらくなり、チーム全体の業務効率が低下してしまいます。
その点ITツールを使えば、ネットワークを経由して容易に情報共有が可能です。業務に必要な情報を各社員がスピーディーに取得できるため、スムーズに業務を遂行できます。また、業務上の問題も迅速に共有することでお互いがフォローしやすくなり、人手不足に負けないチームワークが得られるでしょう。
理由3：リモートワークの実現につながるため
対面での会議や紙の書類作成など、オフィスワークでなければ行えない業務も多いですよね。このような業務のためにオフィスワークを余儀なくされると、通勤のために多くの時間を費やすこととなります。社員の負担が大きく業務効率が低下しやすい上に、業務に使える時間も少なくなりやすいでしょう。
そこで、ITツールを使えば多くの業務をオンライン化でき、リモートワークを実現しやすくなります。リモートワークであれば通勤のために業務時間が圧迫されることもない上に、十分な休息時間を確保でき社員の業務効率もアップしやすいのです。結果として、人手不足でも社員に大きな業務負担がかかることを防げるでしょう。
業務負担を減らせるベストなITツールは「グループウェア」
人手不足に対応するためには、ITツールを活用して業務負担を減らすことが鍵となります。業務負担を減らす上でベストな手段は、「グループウェア」の導入です。グループウェアはITツールの一種で、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化する役割を持ちます。
グループウェアの機能は豊富に存在し、いずれも社員の業務負担を減らすのに効果的です。ここでは、グループウェアで特におすすめの機能を3つご紹介します。
スケジュールの管理・共有を効率化する「カレンダー機能」
「カレンダー機能」を使うと、オンラインで全社員のスケジュールを管理・共有できます。その場で素早くスケジュール更新が行え、移動や手書きの必要がなくはるかに効率的です。スマートフォンからでも他社員の最新スケジュールを把握でき、チーム内で連携しやすくなります。
社員同士のやり取りを効率化する「ビジネスチャット」
「ビジネスチャット」を使うと、任意の社員とオンラインでメッセージのやり取りが行えます。メッセージの入力だけで済むためメールよりも手軽で、通知機能もありスムーズにコミュニケーションが取れます。グループでの会話も可能なため簡易的なオンライン会議が行え、リモートワークが実現しやすくなるでしょう。
申請手続きをオンライン化する「ワークフロー」
「ワークフロー」を使うと、申請手続きをすべてオンラインで完結できます。申請書の作成・共有はもちろん承認や差し戻しもオンラインで行えるため、リモートワークにも対応可能です。紙の申請書を作成する負担がなくなり、他の業務に専念しやすくなります。
グループウェアで業務効率化して、人手不足に対応しましょう！
今回はITツールで業務負担を減らせる理由や、おすすめのITツールとしてグループウェアをご紹介しました。
人手不足により増えていく業務負担をうまく軽減できないと、生産性の低下どころかビジネスの継続さえ難しくなるかもしれません。ITツールで業務負担を減らしたいと考えている方には、やはりグループウェアが最もおすすめです。
業務負担を減らして人手不足に対応したい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。
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