多くの社員がともに働く職場では、雇用条件や人間関係などの様々なトラブルが発生します。労務問題のスペシャリストである社労士(社会保険労務士)は、このようなトラブルを解決するために欠かせない職業です。
社労士の多くは社労士事務所に勤め、さまざまな顧問先企業の労務問題解決をサポートしていることでしょう。スムーズに業務をこなし顧問先の信頼を得るうえで、正確なスケジュール管理が必要不可欠です。しかし、顧問先への外出や急な変更が発生しやすい社労士のスケジュールを正確に管理するのは、容易ではありません。
社労士のスケジュール管理を効率化するなら、スケジュール管理ツールを活用するべきです。この記事では、社労士がスケジュール管理ツールを選ぶ際のポイントや、おすすめツールをご紹介します。日々のスケジュール管理に課題を感じている社労士の方は、ぜひご一読ください。
社労士がスケジュール管理ツールを選ぶ際の4ポイント
スケジュール管理ツールは種類が多く、選び方を間違えると思うような効果が得られないこともあります。まずは、社労士がスケジュール管理ツールを選ぶ際の4ポイントを押さえておきましょう。
ポイント1：操作性が高いか
社労士の仕事では、顧問先の都合でスケジュールが変更になることも珍しくありません。日々のスケジュール更新に時間がかかってしまうと、他の業務に使える時間を圧迫してしまいます。スケジュール管理ツールを選ぶ際は、スケジュール更新が容易に行える操作性の高いものを選びましょう。
また操作が複雑なツールだと、職場やチームに浸透しないことも考えられます。そのため操作方法がシンプルで、パソコンやツールに疎い方でも簡単に使い方を覚えられるツールが良いでしょう。
ポイント2：スケジュール共有がしやすいか
社労士が多くの業務をこなしていく上で、社労士補助や他の社労士との連携も欠かせません。スムーズにスタッフと連携するために、スケジュール共有が容易にできるスケジュール管理ツールを選びましょう。
特に、クラウドサーバーでデータ管理するクラウド型のスケジュール管理ツールがおすすめです。外出中でもスマートフォンから迅速にスケジュールを更新でき、リアルタイムにスケジュール共有できます。
ポイント3：日程調整に役立つ機能があるか
社労士の仕事で特に無駄が発生しやすい業務が、打ち合わせなどの日程調整です。労務相談を受けるうえでクライアントと対面での打ち合わせが必須ですが、電話やメールでのやり取りには多くの時間がかかります。しかも、お互いの都合を確認するために何往復もやり取りが発生しやすいのです。
日程調整機能を持つスケジュール管理ツールも中には存在するので、こうしたものを選ぶと良いでしょう。最小限のやり取りで日程調整が行え、他の業務に専念しやすくなります。日程調整をスケジュールに自動反映してくれるので、手動でスケジュール更新する手間もかかりません。
ポイント4：導入に多くの手間やコストがかからないか
スケジュール管理ツールによっては、データ管理のために社内サーバーの準備が必要となる場合もあります。こうしたツールは導入のために手間やコストがかかりやすく、また導入後も多くの管理コストが発生するのです。
スケジュール管理ツールは、クラウドサーバーでデータ管理できるクラウド型を選ぶのが良いでしょう。社内サーバーを構築するための手間やコストがかからず、スピーディーに導入できます。また、導入後も社内サーバーの管理が不要なので、コストを抑えやすいのです。
社労士のスケジュール管理にベストなツールは「グループウェア」
社労士のスケジュール管理に最もおすすめなツールは、「グループウェア」です。社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するオンラインツールで、スケジュール管理を始めとした多くの機能があります。
グループウェアの「カレンダー機能」が、社労士のスケジュール管理には最適です。カレンダー機能を使うことで得られる4つのメリットをご紹介します。
メリット1：場所を問わず手軽にスケジュール更新できる
多くのグループウェアは、パソコンだけでなくスマートフォンでも利用可能です。そのため外出中やリモートワークでも手軽にスケジュール更新できるメリットがあります。
また、使いやすさを重視したインターフェースで操作性が高く、スケジュール更新に余計な時間がかかりません。カレンダー機能の利用には複雑な操作が必要なく、誰でもすぐに使い方を覚えられます。
メリット2：関係者間でリアルタイムにスケジュール共有可能
多くのグループウェアはクラウド上でデータ管理するため、リアルタイムにスケジュールを共有できます。すべての社員がWebブラウザ上からアクセスでき、カレンダー機能で任意社員の最新スケジュールを把握可能です。
スケジュールはカレンダー形式で、指定した社員のスケジュールをまとめて表示できます。関係者のスケジュールがひと目で分かるため、連携してスムーズに業務が進めやすくなるでしょう。
メリット3：日程調整も迅速にできる
カレンダー機能は、「日程調整機能」と組み合わせることで迅速かつ正確な日程調整が行えます。日程調整機能では、候補日程や参加者などを設定して日程調整依頼メールを送信し、相手が日程選択するだけで日程調整が完了します。最小限のやり取りで済むため、本来の業務時間を圧迫することがありません。
日程調整機能で確定した新しい日程はカレンダー機能に自動反映されるので、手作業でのスケジュール更新は不要です。しかも、候補日程はシステムによる自動設定もでき、移動時間や所要時間などを考慮して最適な日程を選んでくれます。最新スケジュールで埋まっている時間帯は候補日程から除外されるため、複数顧問先と日程調整する場合でも正確にスケジュール管理できます。
メリット4：サブスクリプション方式で低コスト・スピード導入
多くのグループウェアはサブスクリプション方式で、月単位の定額料金で利用できます。社内サーバーを設置する必要がなく、スピーディーに導入できるのも魅力です。
また、グループウェアは必要な機能だけを選択して利用できます。カレンダー機能や日程調整機能だけを選択して利用すれば、コストを最小限に抑えることが可能です。
グループウェアで、社労士のスケジュール管理を効率化しましょう！
今回は社労士がスケジュール管理ツールを選ぶ際のポイントや、おすすめツールとしてグループウェアをご紹介しました。
社労士が多くの労務問題を解決に導くためには、迅速かつ正確なスケジュール管理が欠かせません。スケジュール管理を効率化することで本来の業務に専念でき、顧問先の満足度向上につながるでしょう。日々のスケジュール管理に効率の悪さを感じている社労士の方はぜひ、グループウェアの導入をご検討ください。
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