社会保険労務士事務所の悩みの種…日程調整を効率化する方法とは?

2021/05/21

非正規雇用の増加などで労務問題は年々複雑化しており、企業にとってより重要な存在となってくるのが、社会保険労務士事務所です。社会保険労務士事務所の業務は、企業向けの労務手続き代行や帳簿書類の作成など、多岐にわたります。

いずれの業務についても共通して言えるのは、顧客との綿密なコミュニケーションが欠かせない点でしょう。様々な顧客と関わる社会保険労務士事務所の業務では、迅速かつ確実な日程調整が欠かせません。日程調整に時間を取られてしまうと通常業務に専念できず、顧客満足度を低下させる原因にもなり得ます。

とはいえ、多くの顧問契約先や従業員を抱えている社会保険労務士事務所では、日程調整を迅速かつ確実に行うのは容易ではありません。そこでこの記事では、社会保険労務士事務所の日程調整で発生しやすい課題や、その解決策をご紹介します。社会保険労務士事務所に勤めている日程調整でお悩みの方は、ぜひご一読ください。

社会保険労務士事務所の日程調整で発生しやすい3つの課題

社会保険労務士事務所で日程調整する際に発生しやすい3つの課題について、解説します。

課題1:複数顧客と並行しての日程調整が難しい

多くの顧問契約先を抱える社会保険労務士事務所では、1日の中で複数の顧客とやり取りすることになりますよね。さまざまな顧客と関わっていく仕事柄、顧客の都合で打ち合わせなどの日程調整が必要となることも少なくないでしょう。

しかし、複数顧客との日程調整が同時に発生するとスケジュール管理が煩雑となり、予定の重複も発生しやすくなります。また業務内容や顧客によっては事務所に招き入れるだけでなく、顧客企業に出向く場合もあるでしょう。さまざまな顧客先への移動も考慮に入れながら、複数顧客と並行して正確な日程調整を行うのは難しいのが課題です。

課題2:電話やメールでの日程調整が非効率

社会保険労務士事務所の日程調整では、電話やメールを用いることが多いのではないでしょうか。しかし、これらのやり取りには非効率な面が多く、日程調整のために通常業務の時間を圧迫してしまいやすい課題があります。

電話では、予定を確認したりメモを取ったりしながらやり取りする必要があり、日程調整をスムーズに進めるのは難しいでしょう。メールについても、相手の確認を待つ時間が必ず発生するばかりか、最悪の場合見逃してしまうリスクもあります。このようなやり取りは多くの場合1回で終わらないため、余計に時間を奪われやすいのです。

課題3:リアルタイムなスケジュール共有が難しい

社会保険労務士の人数は年々増加しており、1つの事務所に複数人いるケースもありますよね。また、働き方改革や非正規雇用の増加といった影響で企業の労務問題も複雑化しており、社会保険労務士事務所の需要は高まっています。増えていく業務に対応するために、多くの従業員を雇用している事務所も多いでしょう。

従業員が増えると当然ながら、リアルタイムなスケジュール共有は難しくなります。複数の従業員が同時に日程調整するような状況も発生しやすくなり、最新のスケジュールをお互いに把握するのは容易ではありません。結果として、従業員同士が連携しづらくなるのが課題です。

社会保険労務士事務所の日程調整には「グループウェア」がおすすめ

社会保険労務士事務所の日程調整には、このように多くの課題が存在します。とはいえ、正確かつ効率的な日程調整ができないと業務に支障が出かねないので、これらの課題は解決しなければなりません。

社会保険労務士事務所の日程調整で発生する課題を解決するベストな方法は、「グループウェア」を導入することです。グループウェアは組織の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、スケジュール管理を始めとした多くの機能が備わっています。

そして、グループウェアが持つ「日程調整機能」を使うことで、日程調整が格段に効率化できます。日程調整機能とは、候補日程や開催場所を設定して相手にメールでURLを共有し、日程を選択してもらうだけで日程調整が完了する機能です。日程調整機能の導入により得られる3つのメリットについて解説しましょう。

メリット1:複数顧客と並行した日程調整も迅速・確実

日程調整機能を使うと、1人の顧客と電話やメールで何往復もやり取りする必要がなくなります。相手が社内・社外のいずれでもパソコンやスマートフォンから簡単に日程を決められるので、複数顧客との日程調整でも手間がかかりません。

また、相手に日程調整を依頼する際の候補日程については、システムにより自動設定することも可能です。移動時間や所要時間、時間帯といった条件からシステムが適した候補日程を選択してくれるので、逐一スケジュールを確認する必要がありません。しかも、最新のスケジュールで埋まっている時間帯は候補から外れるので、複数顧客との日程調整でも予定が重複せず安心です。

メリット2:日程調整後のスケジュールをリアルタイムに共有可能

グループウェアには、全社的なスケジュール管理・共有がオンラインで可能な「カレンダー機能」があります。日程調整機能はカレンダー機能と連携できるので、スケジュール共有も並行して行えるのがメリットです。

日程調整機能で決定した新たな予定はカレンダー機能にも自動で反映され、手作業でのスケジュール更新が不要です。日程調整後のスケジュールを他の従業員がリアルタイムに把握できるため、事務所内での連携がしやすくなるでしょう。

メリット3:社内の相手とも日程調整できる

日程調整機能は、社内会議などのオフィス内で行われるイベントの日程調整にも使えるメリットがあります。相手が社内の従業員であれば、設定した情報や日程調整機能で発行したURLがメールで自動送信されるので、より手軽です。また、相手の最新スケジュールで埋まっている時間帯は候補日程として設定できないため、予定が重複する心配もありません。

社内・社外で日程調整の手段を変えると煩雑になりやすく、ミスも発生しやすくなります。日程調整機能を使うことで、日程調整の手段が社内外で統一できシンプルになるのは嬉しいポイントですよね。

日程調整機能で、社会保険労務士事務所の仕事を快適に!

今回は、社会保険労務士事務所で発生しやすい日程調整の課題や、その解決策をご紹介しました。お客様と直接やり取りすることの多い社会保険労務士事務所では、迅速かつ確実な日程調整を行うことが大切です。

そうすることで本来の業務に専念しやすくなり、より顧客満足度の向上につながるでしょう。効率的な日程調整を実現するために、グループウェアの日程調整機能をぜひ導入してみてはいかがでしょうか。

グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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