勤務社労士の方必見!社内の情報共有を効率化する方法をご紹介

2021/07/01

社労士(社会保険労務士)は、企業や個人の労務管理をサポートする仕事です。労務問題の対応を行うのも社労士の重要な役割で、非正規雇用の増加などによりその重要性は高まっています。

社労士といえば社労士事務所に勤めるイメージが強いかもしれませんが、働き方はさまざまです。中でも、企業の一社員として専属で労務管理を行う「勤務社労士」は多く存在します。勤務社労士は企業のさまざまな社員と連携して業務をこなしていく必要があるため、社内の情報共有が必要不可欠です。

しかし勤務社労士の業務は幅広く、多くの社員と十分な情報共有を行うことは容易ではありません。そこでこの記事では、勤務社労士が社内の情報共有で直面する課題をシーン別に解説し、その解決策もご紹介します。情報共有に課題を感じている勤務社労士の方は、ぜひご覧ください。

勤務社労士が社内の情報共有で直面する課題【シーン別】

社内の情報共有が上手くできない課題を抱えている勤務社労士の方も多いですよね。ここでは、社内の情報共有で勤務社労士が直面する課題について、代表的な3シーン別に解説します。

シーン1:スケジュール共有

勤務社労士は、人事総務部の社員とスムーズに情報共有していく必要があります。人事総務部内の打ち合わせに加えて社員から個別で労務相談を受けることもあり、人と関わるスケジュールが多いでしょう。そのため、相手の都合によりスケジュールが変更となることも発生しやすいといえます。

スケジュールが細かく変化していく中で、複数の社員と常に最新のスケジュールを共有するのが難しい課題があります。ホワイトボードなどのアナログな方法でスケジュール管理している企業も、まだまだ多いですよね。このような方法では迅速なスケジュール更新・共有は難しく、社員間でスムーズに連携できないのです。

シーン2:勤怠情報の共有

勤務社労士は、企業に所属する全社員の勤怠情報を管理して、給与計算などを行います。給与計算は当然ながらミスが許されませんし、社員の勤怠管理がコンプライアンス上問題ないかのチェックも欠かせません。よって、全社員の勤怠情報を勤務社労士がすぐに把握できる管理体制が求められます。

しかし、タイムカードを使ってアナログな勤怠管理を行っている企業もまだまだ多いのではないでしょうか。タイムカードでは勤怠情報を把握するために直接手に取って確認することとなり、手間がかかります。また、タイムカードでは打刻機を操作するなどの不正が行われるケースも考えられ、正確な労務管理は難しいでしょう。

シーン3:申請手続き

残業申請や休暇申請など、社内の申請手続きの処理を勤務社労士が行うことも多いでしょう。申請手続きについても、コンプライアンスの観点から正確な処理が求められます。しかし、社員数が多いと申請書のチェック作業もかなりのボリュームとなり、他の業務時間を圧迫しかねません。

特に、申請手続きのたびに紙の申請書を印刷して利用している企業も多いのではないでしょうか。紙の申請書は印刷にコストがかかるだけでなく、かさばりやすくチェック作業が煩雑となりやすいのです。また直接手渡しする必要があり、リモートワークに対応できない不便さもあります。

勤務社労士の情報共有を効率化するなら「グループウェア」がおすすめ

このように、勤務社労士は社内の情報共有で多くの課題に直面することとなります。これらの課題を解決するベストな方法は「グループウェア」の導入です。グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、様々な企業で導入されています。

グループウェアには、勤務社労士の情報共有を効率化する多くの機能が備わっているのです。ここでは、勤務社労士の情報共有に役立つグループウェアのおすすめ機能を3つご紹介します。

スケジュールをオンラインで共有する「カレンダー機能」

「カレンダー機能」を使うと、全社員のスケジュールをオンラインで管理・共有できます。その場で社員のスケジュールを把握できるため、ホワイトボードのように定位置まで移動する必要がありません。

また、専用のインターフェースから手軽にスケジュール更新が行え、社員間でリアルタイムに共有可能です。任意の社員のスケジュールをカレンダー形式でまとめて把握できるので、連携しやすくなるでしょう。

アイポの「カレンダー機能」

勤怠情報をオンラインで共有する「勤怠管理機能」

「勤怠管理機能」を使うと、社員の勤怠管理に加えて勤怠情報の共有をオンラインで行えます。その場で社員の勤怠情報をスピーディーに把握できるので、タイムカードと比べて無駄がありません。

日々の打刻はボタン操作で簡単に行え、残業時間などは自動で集計されるため、労務管理の負担を大幅に削減可能です。打刻時にはシステムの正確な時間にもとづいて記録されるため、打刻機を操作するなどの不正も防げます。

アイポの「勤怠管理機能」

申請手続きがオンラインで完結する「ワークフロー」

「ワークフロー」を使うと申請や承認、差し戻しといった申請手続きに必要な操作がすべてオンラインで行えます。全ての申請書はオンライン管理となるため紙のようにかさばることもなく、迅速かつ正確にチェック可能です。

また、申請経路や申請内容をテンプレート化することで、申請書の作成を大幅に効率化できます。対面で申請書のやり取りを行う必要がないので、リモートワークでも問題ありません。

アイポの「ワークフロー」

グループウェアで、勤務社労士の情報共有を効率化しましょう!

今回は、勤務社労士が社内の情報共有で直面する課題をシーン別に解説し、その解決策としてグループウェアをご紹介しました。

勤務社労士は、多くの企業にとって必要不可欠な存在となっています。勤務社労士がスムーズに業務をこなすためには、いかにして社内の情報共有を効率化するかが重要です。社内の情報共有が不十分だと勤務社労士が業務しづらくなり、社員の労務管理もおろそかになってしまうかもしれません。

適切な労務管理を実現し社員を守るためには、グループウェアにより社内の情報共有を促進するのがおすすめです。社内の情報共有に課題を感じる勤務社労士の方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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