KPI達成に必要なものは?情報共有がチームのモチベーションもアップする

2021/12/24

ビジネスとKPI

ビジネスにおいてKPIという言葉が使われるようになりました。これは決して新しいものでも難しいものでありません。KPI達成が重要だとしても、その意味を理解して情報共有していかなければいけないでしょう。特にチーム内での理解度の高さが重要になってきます。

KPIとは

KeyPerformanceIndicatorの頭文字をとってKPIと呼ばれています。日本語に直すと重要業績評価指数といったところになるでしょう。達成度を測るものと考えれば間違いありません。

言葉だけを効くととても難しい感じがしますが、実際にはそんなことはありません。どこでも自然に行っていることを、もっと明確に落とし込んでいくだからです。なんとなく行っていたことを、もっと明確にしていこうという意図があります。

例えばゴールであるKGIを設定します。ここからどのように目的を達成するのか、ステップを逆算しながら作っていき、チームとして高いパフォーマンスを発揮できるよう数値化すると考えればいいでしょう。つまり、無理してゴールを目指すのではなく、最適化したステップを作り上げていくのがKPIです。これを順番に考えると、普段やっていることだと気が付きます。

チームで情報共有しKPI達成へ

KPIとは理想的な数値ではありません。あくまでも現実的で適切な数値であることが大切です。理想だからKPI達成できるとは限らないでしょう。これでは、最終的な目標を明確にイメージできないからです。企業全体としてゴールをイメージできるような形が必要となります。

KPI達成を目指せると感じると、チームとしてのパフォーマンスも上昇します。結果という形が目の前に表れるからです。モチベーションも上昇し、団結もできるのです。

ゴールであるKPGの理解がKPI達成の道を作る

KGIの設定が非常に重要な意味を持ちますが、KPIと勘違いされやすい部分を持っています。

・KGI ゴールの設定 例:年度目標
・KPI 中間目標(細分化) 例:年度目標を達成するための各部署の目標

ここからもわかるように、KGIが設定されなければKPIは生まれません。KPIは細分化された中間目標だからです。つまり、KGIで示された数値とはなにかを理解できていないと、KPIは設定できません。これはKPIを設定する人全員が情報共有し、理解しておかなければいけないことを意味しています。

この流れを見てもわかる通り、普段の業務の中でやってきたでしょう。言葉として目新しく感じるだけです。達成できる仕組みを作るためには、もう少し落とし込まなければいけません。

KPI達成のための設定

KPI達成のためには、明確な設定が必要です。チームで情報共有しながら進めるためにも、ずれのない設定を目指さなければいけません。
KPIの設定には、いろいろなモデルが作られてきました。その中でもSMARTモデルが有名です。
Specific:具体的
Measurable:計測可能
Achievable:達成可能
Relevant:関連
Time-bounded:期限を定める

これらを分かりやすく分析します。
具体的にチーム全員が情報共有できるレベルにして、独自に動けるほど落とし込みます。計測できないと自分たちの位置がわからないため、分かりやすく計測可能な状態にしましょう。

達成可能であることも重要です。夢のある目標は面白みはあるかもしれませんが、達成できなければ絶望感ばかり漂います。現実を無視した目標ではなく、あくまでもモチベーションを維持できる達成可能な範囲にしましょう。具体性があれば必ず見えてきます。KPIはKGIに関連しなければいけません。ジグソーパズルを埋めていくような感覚です。関連するところを見つけていけば、自然と埋まってきます。

期限はしっかりと定めなければいけません。だらだらと引き延ばすのではなく、明確な線引きがあってこそ、達成感も出てきます。無期限に長く続いたとしても、KGIには届かないことも出てくるからです。逆にKGIの起源から逆算して割り出すことも必要になります。

チームの情報共有によるKPI達成のために

KPIを達成するのは簡単ではありません。設定の段階から失敗してしまえば、チームのモチベーションも下がり、もっと大きな影響を与えかねません。達成の成功例と失敗例を理解しておくと、なにをするべきかも見えてくるでしょう。

KP達成のための設定

KPI達成のためには、情報を分析する必要があります。設定の段階から一体なにをすれば達成できるかを考えていかなければいけません。
例としてKGIで今期の目標金額が立てられたとします。KGIを達成するための条件はいくつかの情報に分解できます。

営業利益=顧客数×客単価
客単価=商品単価×売上

分解していくとこのように情報が整理されます。逆にネガティブな要因も出てくるでしょう。例えば顧客の確保がうまくいかなかったケースです。人件費や材料費の高騰などもあるでしょう。ポジティブな要因で帳消しするとしたら以下のようになります。

顧客の減少 顧客を増やす
材料費の高騰 単価を上げる
人件費の高騰 作業効率化

こうした条件を整理し数値化していけばKPIは自然とできあがります。
あくまでもKGIの目標金額という点に注目した場合です。他にもさまざまなパターンが考えられますが、基本は変わりません。情報を細分化し、その結果を落とし込んでいくと自然に見えてくるからです。

KPI達成ができない例

KPI達成できないパターンはいろいろとあります。特に問題なのは、KPIが多すぎる場合です。あまりに多すぎると戦力が分散し、機能しなくなる可能性が高まります。使える戦力はどこでもかけられているでしょう。その戦力を苦痛のKPIで分割すれば、達成できる力は弱まります。もちろん、KPI同士の関連性が高く連続して達成できるような形であれば問題ありません。そのような場合には、そもそも2つにわける理由も考えてみるべきです。

プロセスばかり注目するのも問題です。報告ばかりに力が入り、結果としてKPI達成に届かないことも珍しくありません。大事なことは過程ではなく結果です。

KPI達成と情報共有の重要性

KPI達成のためにチームが動くことになるため、情報は常に共有できる環境を作らなければいけません。そのために使われるツールも沢山出てきましたが、基本となるのはスケジュール管理でしょう。

KPIということにこだわりすぎると見失いますが、お互いが有機的な運用ができないと結果にはつながりません。KPIは業務の効率を高めるためにも重要な意味があります。無駄をできるだけ減らし行動するためにはお互いの情報を知り行動できる環境が必要です。

他にもチャットツールや共有できるデータベースなどもあると便利でしょう。もちろん統合化されたグループウェアなどを使いKPI達成を目指すのは当たり前となってきました。

多くのツールを導入することは、KPI達成に必要な意味もありますが逆に足を引っ張るケースも出てきます。そうならないためにもシンプルなスケジュール管理を中心に、お互いの行動をカバーできる環境づくりが必要です。その結果としてKPI達成が待っています。

KPI達成に向けて同じ方向を向く

KPI達成ができると、組織全体の能力向上につながってきます。評価基準を統一したものとなり、意思統一も可能です。お互いKPI達成という同じ方向を向いて業務推進できます。情報共有も進めることで、チームのモチベーションもアップしやすくなるのです。

チームの中でさまざまなメリットを産み出しますが、KPIが活用されないような事態は避けなければいけません。常にメリハリをつけながら、スケジュール管理などで情報共有して達成を目指していきましょう。

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