ナレッジ共有をデジタル化!メリットやおすすめツールをご紹介

2022/07/04

企業の発展には、ナレッジ(知識)の共有が欠かせません。社内のナレッジ共有を加速させることは、社員のスキルアップや属人化の防止につながります。しかし実際には、社内のナレッジ共有に課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

ナレッジ共有がうまく行かない大きな要因の1つは、デジタル化が進んでいないことです。紙のマニュアルといったアナログ式のナレッジ共有には、課題が少なくありません。社内のナレッジ共有を加速させるためには、デジタル化するためのツールを把握することが大切です。

そこで本記事では、社内のナレッジ共有をデジタル化するメリットや、おすすめツールをご紹介します。そもそもナレッジ共有とは何かを詳しく知りたい方には、次の記事もおすすめです。

ナレッジ共有とは?チーム内の連携を活性化し、業務効率化を図ろう

ナレッジ共有をデジタル化する3つのメリット

ナレッジ共有をデジタル化するメリットは、主に3つです。1つずつ、順番に解説します。

メリット1:業務効率化につながる

業務に必要なナレッジに素早くアクセスすることが可能となり、業務効率化につながります。

ナレッジの中には、直近の業務で必要となる情報もあるでしょう。しかし、ナレッジが紙のマニュアルに書かれている場合、保管場所から取り出してページをめくる必要があります。アナログな手段ではナレッジへのアクセスに時間がかかり、業務効率の低下を引き起こすのです。

その点、ナレッジ共有をデジタル化すれば、インターネット経由で必要なナレッジにアクセスできるようになります。Webブラウザさえあれば、場所を問わずナレッジにアクセス可能です。たとえば、建設業の現場作業で図面を参照したい場合、スマートフォンから閲覧できます。

メリット2:人材育成の負担を減らせる

全ての社員が必要なナレッジにアクセスできるため、人材育成の負担も減らせます。

労働人口の減少が進む日本において、業種を問わず人材育成が重要課題となっています。しかし、人材育成に紙のマニュアルを用いる場合、人数分のマニュアルを用意しなければなりません。また、必要なナレッジを探しづらいため、若手社員からの質問が増えて教育担当者の負担が大きくなりがちです。

その点、デジタル化によりナレッジを電子マニュアルにすれば、若手社員がオンライン学習できるようになります。帰宅後や移動中のすき間時間にも、スマートフォンで簡単にナレッジを取得することが可能です。結果として若手社員のスキルアップが加速し、教育担当者の負担を大幅に減らせるでしょう。

メリット3:ペーパーレス化の促進につながる

紙のナレッジ共有をデジタルに移行すれば、ペーパーレス化の促進につながります。

紙のマニュアルを作成するためには、用紙やインクのコストに加えて、印刷や製本といった人件費もかかります。また、情報漏えいを防ぐために棚などで厳重に保管しなければなりません。このように紙を用いるナレッジ共有には、手間やコストがかかりやすいのが難点です。

その点、ナレッジ共有をデジタル化すれば、紙のマニュアルを扱う必要がなくなります。ナレッジ共有に必要なITツールの利用コストはかかるものの、上記コストに比べれば抑えやすいでしょう。ペーパーレス化を促進することで、大幅なコスト削減が期待できます。

ナレッジ共有をデジタル化するなら「社内Wiki」がおすすめ

デジタル化に欠かせないITツールは、数多くの種類が存在します。その中でも、ナレッジ共有をデジタル化するなら「社内Wiki」がおすすめです。社内のナレッジをクラウド上で蓄積・共有できるITツールで、業種を問わず利用できます。

ここでは、ナレッジ共有をデジタル化する社内Wikiが持つ4つの特長について解説します。

特長1:ナレッジを分かりやすく整理できる

社内Wikiを使えば、ナレッジを分かりやすく整理できます。フォント調整や表・画像の挿入がボタン操作で行える上に、ファイル添付なども可能です。見やすい社内マニュアルを作成することで、社員のスキルアップが加速するでしょう。企業理念やビジョンの共有といった目的にも役立ちます。

特長2:必要なナレッジに素早くアクセスできる

社内Wikiで登録したナレッジはクラウド上で管理されるため、Webブラウザさえあればアクセスが可能です。そのため、オフィスに縛られないナレッジ共有が実現します。またキーワード検索はもちろん、関連するナレッジ同士を紐づけることで、ナレッジの絞り込みも行えます。紙のマニュアルと比べて、ナレッジへのアクセス速度が飛躍的に向上するでしょう。

特長3:コストを抑えてスピード導入できる

多くの社内Wikiはサブスクリプション方式で、サーバー設置といった初期費用が発生しません。一例として「アイポ」であれば、1ユーザーあたり月額たったの100円で社内Wikiの利用が可能です。コストを抑えてスピード導入できるため、デジタル化に慣れていない企業でも心配ありません。

特長4:セキュリティ性が高い

高いセキュリティ性を持つ製品が多いのも、社内Wikiの特長です。たとえば前述のアイポには、IPアドレスによるアクセス制限やイベントログ監視といった、充実したセキュリティ対策が施されています。セキュリティ性が高いため、テレワークや外回りの仕事でも安心して利用できます。

社内Wikiでナレッジ共有をデジタル化しましょう!

今回は、社内のナレッジ共有をデジタル化するメリットや、おすすめツールとして社内Wikiをご紹介しました。

社員のスキルアップや属人化の防止を可能にするナレッジ共有をデジタル化することで、多くのメリットが得られます。しかし、ITツールによっては高い初期費用がかかる上に、デジタル化までに時間がかかってしまいます。ナレッジ共有のデジタル化を賢く実現するなら、社内Wikiを導入しましょう。

しかしナレッジ共有以外にも、スケジュール管理や勤怠管理といった事務作業に無駄を感じている企業は多いと思います。幅広い業務効率化を実現するなら、グループウェア「アイポ」がおすすめです。社内Wikiはもちろん、スケジュール管理を効率化する「ビジネスカレンダー」など多くの機能が利用できます。

社内の業務効率化を加速させたい企業の方は、ぜひアイポの導入をご検討ください。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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