ナレッジ共有をエクセルでやらないで!クラウド化するメリットやツール選定ポイントを紹介!

以前の企業ではベテラン社員の属人化による社内ノウハウの引き継ぎが行われており、複数人が均一に情報を引き継ぐのが難しい時代でした。しかしこれを個人の力に頼らず情報を整理し社内で共有しようとしたのが『ナレッジマネジメント』です。

IT化が進んだ現在では専用のナレッジマネジメントツールを導入する企業も増えています。この記事ではナレッジ共有とは何か、ナレッジマネジメンとは何か、ツール導入のメリットや製品を選ぶポイントまで広く解説しています。ぜひ参考にしてみて下さい。

ナレッジ共有とは

ナレッジ共有とは社内の知識やノウハウを組織で共有することです。個人ではなく組織全体で知識やノウハウを共有することにより仕事の生産性を高めたり、業務の効率化を図ることができます。このナレッジ共有の最大のポイントは情報を属人化しない点にあります。

優れたノウハウや社内の情報は属人化するとまったく生産性のない情報となってしまいます。したがって、特定の個人や部署だけで情報を管理するのではなく、社内で共有できる体制を目指さなければなりません。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは社内の知識やノウハウを組織全体で共有することで仕事の生産性と業務効率を高めた結果、組織として成長するための手法です。ベテラン個人が持っている知識やノウハウを上手に社内で共有・活用できれば、新たな事業開拓や技術進化が見込めるため、企業にとってとても重要なマネジメント手法となります。

エクセルで行うナレッジマネジメントとは

エクセルでナレッジマネジメントを行っている企業も少なくないのではないでしょうか。専用ツールの導入は面倒くさいし、エクセルなら身近で手軽なのであらかじめ決まったフォーマットを作っておけばナレッジを蓄積していくことは簡単にできます。しかし、ナレッジマネジメントは単に知識やノウハウを蓄積していくことだけが目的ではありません。積み上げたナレッジを分析・活用し、生産性を高めることが最終目的となります。

残念ながらエクセルでナレッジを積み上げた場合、使う側が工夫しなければそのナレッジを分析したり、活用することはできず、人の力に依存した作業となってしまうのです。もし、ナレッジマネジメントを行うのであれば、専用ツールを導入した方が効率的だと言えるでしょう。

ナレッジ共有をクラウド化するメリットとは

ナレッジマネジメントツールの導入にはクラウド化がおすすめです。クラウド化をする大きなメリットは社外にサーバーをおけるため、インターネット環境が整っていれば手軽にいつでも導入できる点にあります。

逆に自社サーバーを置き、自社に特化した専用ツールを導入する場合、費用や時間、さらに導入後の管理の手間までかかってしまいます。ここでは、クラウドを利用したナレッジ共有のメリットをお伝えしていきます。

業務の効率化を図れる

業務効率化や生産性を高めるためには一度の経験を次に活かすことが必要です。誰か個人や部署が経験し蓄積したナレッジは他の人や部署の知識となるため、同じことでミスしたり困ることがありません。結果、より仕事を進めやすく、成果をあげることが期待できるのです。

なおスマホやタブレットを組み合わせることで、外出時やリモートワークでもナレッジが利用でき、いつでもどこでも社員が専用ナレッジツールから知識を検索したり活用することができるため業務の効率化が図れます。
 

属人化を防げる

特定の担当者だけが知っている情報は、業務の属人化がおこります。業務が滞りなく行われている間は良いのですが、例えば担当者が休職・退職する場合、知識やノウハウが正しく引継がれるかどうかは人的作業となってしまうため、情報や時間喪失リスクが高くなります。

よって、属人化は短期的には何とかカバーできても、長期的にはやはり業務に支障がでるリスクが高いので、早めにナレッジ化して情報の共有を行っておく必要があるのです。

コストを削減できる

ナレッジ共有がうまくいくと、コスト削減につながります。コスト削減とは主に人的作業にかかるコストのことです。たとえば、自分1人で情報を探す場合、『ここにはこの情報があるだろう』という個人での知識の積み上げが必要になり、情報を探すまでに時間がかかります。もしわからずに誰か知っている人に確認して情報を検索するなどすれば、さらに時間がかかります。情報を探している時間にもコストはかかっているので、探し出すのが難しければ難しい情報ほど、探すコストは高くなる、という事になります。

しかし、ナレッジマネジメントツールを導入すれば、どこに何の情報があるか体系的にわかるため、検索の仕方さえ覚えてしまえば瞬時に情報にたどり着くことができます。結果、人的作業コストの削減につながるのです。

ナレッジ共有ツールの選定ポイント

ナレッジ共有ツールには複数の種類があります。自社に導入する場合はどのような基準でツールを選べば良いのか迷ってしまうのではないでしょうか。ここではナレッジ共有ツール選定のポイントを3つ紹介します。

社員が使いやすいかどうか

ナレッジ共有ツールはツールだけでは機能しません。社員が知識の積み上げをして初めて情報が活用できるのです。そのためナレッジ共有ツールが社員にとって使いやすいかどうかは大事なポイントになります。使いやすいかどうかという基準は、マニュアルをみなくても直感的に使える作りであるかどうかが1つの目安になります。

万が一不明な点が出てきてもツール内でチュートリアルが充実していたり、専門部署で対応が完結できるなど、わからない時にすぐ答えが得られるようなツールがおすすめです。

費用対効果があるかどうか

自社にあわせてナレッジツールを導入したのに、社員がまったく使わなかったのでは導入が無意味なものになってしまいます。まず使われて始めて費用に見合った効果を測定できるので、使いやすいかどうか、使われるツールかどうかをおさえましょう。

その上で、社員が使っていくために必要なツールなのか、一人あたりのランニングコストを考えてみましょう。自社の規模に見合わないコストのツールを選んでいないか、課金体系に無駄はないのか、付加的なサービスを含めるて考えるのか、これらを材料にして継続利用していくかどうか検討すると良いでしょう。

セキュリティは強固であるかどうか

セキュリティが強固であるかも重要です。なぜなら社内で積みあがったナレッジはいわば会社の財産だからです。もし社外からアクセスが簡単に出来てしまえば、情報漏洩のリスクが高くなります。そのためセキュリティシステムが万全かどうか、事前に確認しておきましょう。

特に今流行っているクラウド型はとても便利なツールですが、インターネット環境が整っていれば誰でも簡単に利用できるため、セキュリティが強固とは言い難い部分があります。また、セキュリティシステムだけでなく、社員教育も含め情報漏洩を防ぐ取組みを行っていく必要があるでしょう。

ナレッジ共有はクラウドが便利!エクセルをやめてツール導入で業務効率化しよう

エクセルでナレッジを積み上げ活用していくには限界があります。積み上げたナレッジを共有して活用するにはクラウド型のツールが便利でしょう。

ただ、業務効率化を目的として導入したナレッジツールが使いにくいものでは、費用の無駄使いになってしまいます。ナレッジツール導入のポイントをおさえて自社にあった業務効率化を目指してはいかがでしょうか。

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