ノウハウを共有し、新人教育の負担を減らすには

事業を拡大するためには、より多くの人材が必要となります。毎年4月になると新人が入ってくるのは、どこの企業でも珍しくない光景ですよね。

とはいえ、何も教えずに初めから仕事がこなせる新人はまずいません。優秀な人材を増やすためには、充実した新人教育も大切です。

新人教育には専用の資料を使う企業も多いのではないでしょうか？しかし、こういった資料が整理されていないと後から必要な情報が見つけられず、先輩社員の負担が増えることもあります。

今回は、新人教育に苦労している企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

新人教育用のノウハウが整理されておらず、教えた内容を質問されることも

今回インタビューした企業は情報システム事業で、情報システムの設計、開発、保守及びSEサービスを行っています。

こちらの企業は採用活動を積極的に行っており、4月には毎年多くの新人が入社します。新人教育の期間は3か月ほどで、先輩社員が新人教育用の資料を用いてレクチャーするのが毎年決まっている流れです。

新人教育後は各チームに配属されます。新人教育を受けたとはいえ、実務でノウハウをすぐに使いこなすのは容易ではありません。新人は実務で分からないことがあった時、新人教育用の資料を見返します。

しかし、新人教育用の資料が分かりやすく整理されておらず、後から必要な情報をすぐに見つけ出せません。その結果、新人教育で教えた内容の質問を先輩社員が受けることも少なくないそうです。

こちらの企業では、新人教育用の資料を共有フォルダで管理している、とのことでした。

新人教育用の資料は先輩社員が分担して作成していますが、フォーマットは決まっていません。PowerPoint、Excel、Wordなど社員によってさまざまな形式で資料を作成しています。また、新人教育の講師ごとに個別のフォルダを作成して、それぞれの資料を格納しています。

作成者によって資料の格納場所もフォーマットもばらばらのため、必要な情報をすぐに見つけだすのが難しいのです。結局見つからず質問するのでは、先輩社員の負担が大きくなってしまいます。

また、共有フォルダ内に格納されたファイルは、社内でしか確認できません。そのため、自宅で新人教育の内容を復習できず、ノウハウを定着させるのが難しいでしょう。

必要なノウハウがすぐに見つからない課題を解決するには、グループウェアの社内Wiki機能を使うのがオススメです。

グループウェアだと、新人教育などのノウハウをすべてWeb上で管理できます。表や画像なども決まったフォーマットにしたがって作成でき、関連した情報同士を結びつけることも可能です。そのため、共有フォルダのように煩雑になることもありません。

また、パソコンはもちろんスマートフォンからでもノウハウを確認できます。よって自宅での復習も可能で、知識をより定着させやすいでしょう。

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